2016年6月29日 星期三

[活動紀錄] 2016「非營利組織資訊科技運用」座談會




今年(2016)的非營利組織資訊科技運用座談會,巡迴了台北(6/14)、台中(5/26)和高雄(6/7),並在台北舉辦了 3 場社群/內容經營系列座談會,6場活動計有 309 個組織、499 位 NPO 夥伴們,一起參與。

講題包含:

以下為第 1、2 點的內容分享,其餘活動內容請參考上方超連結內的紀錄。

1. 王仲麒:Visio 給你好用的家系圖工具(簡報




王仲麒老師@高雄場(更多照片請見 Flickr

Visio 是功能強大的流程圖與圖表繪製軟體。雖然 Word 或 PowerPoint 裡也可以進行簡單的繪圖,但和 Visio 的原理並不相同。過去有不少 NPO 夥伴為了繪製家系圖,在舊版 Word 上安裝外掛,拉圖形一個一個畫、對齊,但因為 Word 原本就不是設計專門用來繪圖,所以需要花費很多時間。


(此為網路上 Visio 2010 的入門教學影片,讓大家參考 Visio 的繪製過程)

在 Visio 裡,不同主題的圖形都有各自的樣板(Stencils),樣板裡包含了很多智慧圖形(Smart Shapes),同時各個圖形的連結有「黏附」功能,移動或改變圖形時,容易調整、自動對齊,畫面美觀整齊;圖形內也可以自訂、儲存各種欄位資料,或透過內建的精靈功能(Wizard)將 Excel、Sharepoint 等表單資料倒入,就可自動繪製出包含資料的圖形。



這次邀請微軟的 MVP (Most Valuable Professional) 專家王仲麒老師,協助開發家系圖樣板(見上圖),包含「成員、子女與收養、婚姻關係與連接器、關係與生活圈、關係連接線」5 組內容。歡迎大家依照科技濃湯討論區的說明,進行下載、試用與留言,給予更多回饋,未來王老師也會進一步根據大家的意見,進行家系圖樣板的修改。

若組織需要 Visio 軟體,也可到科技濃湯申請:

  1. Visio Professional (包含軟體保證)
  2. Visio Standard (包含軟體保證):本產品並沒有與 Excel 表單或 Sharepoint 等資料庫相連結的功能;若您需要與資料庫相連的功能,需申請 Visio Professional。 
2. 提昇組織管理、溝通分享的雲端辦公室平台—Office 365使用經驗分享

Office 365 非營利組織版本(以下簡稱 O365),目前提供了 5 種方案,包括 2 種免費捐贈,及 3 種極優惠折扣方案。

許多人誤以為 O365 只是傳統 Office 文書處理軟體,其實 O365 是強大的雲端辦公室系統,舉凡 Email 代管、每個帳號 1TB 雲端硬碟、企業級視訊會議等等,為 NPO 打造企業等級的工作環境,讓組織內部的溝通與工作效率,更上層樓。

2016年6月24日 星期五

您所必須知道的微軟 Office 365 非營利組織版—探索將辦公室搬到雲端空間的好處


Office 365.png圖:登入 Office 365 之後,每位使用者所看到的雲端辦公室首頁

(本文根據 CC 授權,以台灣方案略做改寫)
組織的工作人員分散在不同地點辦公?只有有限預算取得安裝和升級軟體的 IT 支援?組織的工作人員和義工想在智慧型手機或平板等私人裝置上工作?對於自行維護 Exchange 信件伺服器感到疲倦?那麼微軟的 Office 365 也許可以幫助你!
微軟 Office 365 非營利版讓你可以在安全的雲端環境底下,隨時隨地進行協作。如果你對線上工作和線上保存機敏資料有所疑慮,請繼續往下讀。

科技濃湯評估符合申請資格的非營利組織(NPO)及慈善機構可以申請 Office 365「非營利組織商務版」及「非營利版」的免費捐贈,或以極優惠的折扣價格取得。所有版本都包括強大的功能,可以協助您的組織更有效率、更安全也更省錢。由於 NPO 的規模大小不同,有不同的科技需求,所以有 5 種方案可供選擇。


Office 365 的優點
Office 365(以下簡稱 O365) 可以強化文字處理、資料分析、通訊,以及你的員工已經熟悉的 Office 生產力特點。以下是幾個主要的優點:
  • 專屬網域 Email:透過微軟 Exchange Online,你可以從你的桌機、Mac、智慧型手機或平版,讀取 email、共享的行事曆和聯絡人資料,而不需要特別架設 VPN 或從辦公室進行遠端存取(remote access)。O365 提供每位使用者 50GB 的儲存空間,每封郵件附件可達 25 MB,並可使用組織專屬的網域名稱。
  • 安全與隱私郵件功能裡隨附垃圾郵件名單和防止惡意程式的保護,O365也為你的行動裝置增加安全性。組織的 IT 人員透過一個網頁版本的控制中心操作介面,可以管理和自訂相關的安全選項。如果你的組織需要處理敏感性資料,你的資料在雲端都會受到保護,因為 O365也符合美國的 HIPAA, FISMA, BAA 等資料隱私的安全標準。
  • Office Web Apps
    • 你正在從辦公室回家的路上,想起有個重要的文件忘記更新,該怎麼辦?有了免費的 Office Web Apps,你可以從家裡電腦的瀏覽器(如 IE, Chrome, Firefox 或 Safari等等),開啟、檢視和編輯文件。
    • 透過付費版本的 O365,每個人可以在最多 5個裝置上安裝、使用 Office,讓工作人員不管在何時何地,隨時都可使用。
    • 您也可選擇免費版本的 Office 365,搭配從科技濃湯申請的 Office 軟體,一起使用。
  • 文件共享透過 SharePoint Online,你可以輕鬆和同事們分享文件,就好像一個在雲端上的線上文件知識庫。你也可以和他人同時進行編輯,避免文件的往返與版本錯誤。
  • 網路視訊會議微軟的商務用 Skype 是一個整合視訊通話、網路會議、即時訊息和語音通話的工具。透過 HD 畫質的視訊會議,你可以和不在辦公室的同事或志工們,進行線上討論。商務用 Skype 包括了即時的筆記功能,方便你追蹤會議中的想法和筆記,並且也提供全程錄音。
  • 社群網絡所有版本的 O365 非營利版都包括 Yammar,可用於組織內部的社交網絡(類似組織內部的 Facebook)。Yammar 可以幫助你和其他義工、工作人員或組織管理者,進行連結、協作、分享。更多可參考透過 Yammar 與義工共同工作(英文線上教學)
  • 全年無休的技術支援沒有隨時待命的 IT 人員?O365 提供 24 小時的專業服務,不論輕重的疑難雜症都可獲得解決。

不是設計師,也該知道的平面設計四件事

原文作者 Laura Kindsvater
(翻譯自 4 Things Non-Designers Should Know About Graphic Design



未來世界與視覺密不可分,今日人們常透過圖片傳達眾多細節資訊,而非仰賴文字,視覺識讀也成為必要能力,既然如此,我們該如何與社群溝通及互動?

Meggan Frost 是美國紐約上州的保羅史密斯學院公共服務圖書館員,近期在內布拉斯加圖書館委員會,發表相當精闢的平面設計 簡報,強調若設計妥善,就會吸引人們的目光與靠近。

她提出四項平面設計基本元素,協助大家製作與他人互動的素材,也列出三項實用捷徑,以及發掘靈感的額外資源。

以下是她提出的四項平面設計基本元素:

一、排版:提出適當設計問題

構思排版時,請自問以下問題:

  1. 設計目的為何? 
  2. 有何限制? 
  3. 如何排列資訊?(有何階層?) 
  4. 重點為何? 
  5. 如何突顯重點?顏色、結構、位置或尺寸? 
  6. 排列是否合理? 
  7. 是否清晰? 
  8. 哪些元素沒有必要? 
若緊盯電腦螢幕,可能讓人逐漸麻木,各位可先粗略在紙上畫出各個元素的位置,再套用在電腦畫面裡,印出草稿後,退後一步,再次自問上述問題。

調整後,依實際需求重複以上步驟。下圖是她調整電子報排版的對照圖,左側是初稿,右側是定稿。