2016年8月29日 星期一

[網二] 組織工作的魔術師─CRM這樣用就對了!(綠色公民行動聯盟的案例分享)

7月份的網二邀請到任職於綠色公民行動聯盟的曾虹文,跟大家分享 NGO 可以怎麼使用 CRM(支持者管理系統。更多介紹請見下方「延伸閱讀」),讓組織舉辦的各種活動與募款工作,可以相互累積、同時減少行政成本。 



活動名單整合與好用的工具 

NGO 就是要跟群眾建立關係,所以會舉辦各種活動,也會累積各種資料,包括:宣傳活動、參與志工、捐款、意見回饋等等。所以「動員、募款」會和「累積各種名單」、「使用何種工具彙整」有關。 

舉辦活動、調查問卷或連署時,大家一般會用 Google 表單或活動通等工具,匯出成 Excel 來整理名單,但使用 Excel 整理,有其功能上的侷限。 
組織的捐款方式,來源如下: 
  • 劃撥
  • 轉帳
  • 現金
  • 信用卡捐款授權書:請使用者下載、列印、填寫、傳真/郵寄/Email,這麼繁瑣的過程,如何簡化?
所以使用 CRM 的初衷,要解決以下二個問題:
  • 如何解決紙本捐款單的麻煩?
  • 上萬份連署名單怎麼辦?
活動名單包括影展、講座和志工招募,要如何彙整在一起?

CRM 是聯絡人關係的管理系統,能做到:
  • 方便搜尋資料及修改
  • 分組便於經營管理:可依管理者界定的「群組」或「活動」同時進行各種分類(如下圖)
    • 分群組寄送電子報:
      1. 用作志工聯繫:不需要另外用 Excel 把各群組標示出來
      2. 經營認養人:針對認養人會舉辦特別的活動,譬如送票看電影或到田野探訪
      3. 經營據點:因為寄賣與展示反核旗,目前與 500 多家支持反核店家的聯繫
  • 便於關係的經營管理
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2016年8月25日 星期四

[紀錄] Visio 教育訓練:基本操作及家系圖繪製(含最新檔案與講義下載點)

在「2016 非營利組織資訊科技運用座談會」(活動紀錄)中,我們邀請到微軟專家王仲麒老師,介紹了結合圖表和資料的強大工具 Visio,及王老師所開發的家系圖樣板,座談會中獲得夥伴們熱烈回應。

為讓想進一步了解和使用 Visio 的朋友們學習操作,在台灣微軟的積極支持下,8/3 和 8/11 分別在高雄、台北的恆逸教育訓練中心辦理「Visio 教育訓練:基本操作及家系圖繪製」,讓 NPO 夥伴可以在電腦教室中實際上機練習。共有 36 個組織,56 位夥伴一起參與。

王老師從用 Visio 繪製流程圖、組織圖的操作,讓大家了解 Visio 的操作邏輯和技巧,然後帶入家系圖模組的介紹和運用,並讓大家透過練習熟悉怎麼操作。短短的幾小時,讓與會者體驗 Visio 的好用之處,希望讓大家帶著信心、回去就開始使用。


活動相片集) 

繪製流程圖、組織圖的好幫手,容易排版


Visio 內建許多智慧圖表樣板(摘自王仲麒老師的 Visio 教育訓練講義) 

Visio 圖表可與Excel資料結合,甚至直接匯入、自動畫好圖表 (摘自 Visio 教育訓練講義) 

Visio 是好上手、功能強大的工具,如果你習慣使用 Office 2010 以上的版本,操作介面可以快速熟悉。 

作為專業的圖表繪製工具,Visio 內建許多類型的智慧圖表,可以快速畫出基本、跨部門或稽核用流程圖,也可以繪製各種專業的建築物、管線、場地的空間配置圖,因此有不少夥伴反應,對於需要繪製跨部門或工作流程圖的主管,或舉辦大型活動需要安排場地配置的工作人員來說,Visio 可以根據實際需求,快速繪製、測量距離,甚至可以將圖形與資料結合,透過資料的數字快速變換座位圖,或在圖形資料上快速輸入相關資訊,並可自由選擇所要呈現的圖示樣貌。

以上二張圖片,顯示流程圖從手繪→電腦化→視覺化的過程 (摘自 Visio 教育訓練講義

Visio 可以繪製設備管理或SWOT圖表(摘自 Visio 教育訓練講義)  

家系圖工具:超級比一比 

一直以來,我們聽到不少一線社工討論家系圖的工具軟體(可參考科技濃湯討論區)。許多人仍在使用幾年前,周瑞德先生(高雄市政府社會處社會救助科)所開發的 Word 家系圖增益集,透過簡單的點選,可以直接在 Word 中繪製。但因為 Word 是文件工具、而非繪圖排版工具,調整圖形往往需要耗費不少時間;並且只有單純的圖形,無法內嵌資料;該增益集也無法隨著 Word 版本的演進,持續維護,導致不少社工將 Word 維持在 2007 的版本,不敢升級。 

另外,也有不少夥伴使用 GenoPro,這是一套國外的族譜工具,也可用來繪製家系圖,操作上頗方便。但因為是自由軟體(Freeware),使用者如果繪製的圖內人數較多,需要另外收費。(需要試用的夥伴,可參考 GenoPro 安裝步驟,感謝中華育幼機構兒童關懷協會的分享) 

因此,這次邀請王老師開發 Visio 家系圖樣板,希望能改善大家繪製的效率,並且能在家系圖裡內嵌、修改資料,甚至使用者也可以自行調整需要的資料欄位。二場活動下來,許多夥伴反應,平常多用手繪或 Word 來製作家系圖,使用 Visio 後,速度增快很多,並且可以直接維護個案資料,操作上很方便。

Visio 家系圖樣板,包括:成員、子女與收養、關係連接線、婚姻關係與連接器、關係與生活圈等五種類型。 

另外,Visio 所製作的家系圖及其他圖表,可以內嵌在 Word 或 PPT 等檔案文件中,也可匯出為圖片或 PDF 檔,方便大家做其他整合性的使用。 

大家一起來測試,讓工具更好也更實用 

目前樣板仍在持續開發中,王老師也在 8/11 的台北場活動中,釋出最新修改的版本,以及 Visio 的操作手冊和其他使用範例,歡迎大家可以下載、測試,有任何意見、歡迎回饋:微軟 Visio 家系圖樣板下載與意見回饋。 

若組織需要 Visio 正版軟體,也可以到科技濃湯申請。(請注意:只有 Visio Professional 版本才提供與 Excel 或 SharePoint 等資料相連結的功能)