2013年6月20日 星期四

2013年「非營利組織資訊科技運用」座談會-活動紀實

2013年的「非營利組織資訊科技運用」座談會,圓滿完成。從3/27到6/3,依次巡迴高雄、台中、台東和台北,除了四場針對一般工作者的 NPO Day 之外,還包括二場 CEO Day 交流會,共計 351 個組織、543名非營利組織的夥伴們參與。 

今年的巡迴座談,我們的規畫方向是:面對快速變動的資訊科技,如何把 NPO 切身相關、最該注意的重點,呈現給大家。協助組織的管理者與工作人員,如何在面對組織資訊運用的轉變上,能有更多共同的方向與一致的步伐。 

因此,3/27 在台北舉辦的第一場 CEO 交流研討會,我們把主題放在「從行動辦公室到雲端辦公室」(簡報)和「個資管理&資訊安全」(簡報),讓組織管理者瞭解,雲端技術與行動裝置正在改變辦公室的型態,未來不用每個工作人員都有一個固定的座位,透過行動裝置、筆記型電腦與網路,任何地方皆可辦公,線上(多人)視訊會議也因為雲端服務變得更容易。特別是許多NPO工作人員,需要訪視或四處奔波,那麼行動裝置就可以在零碎的時間空隙中,充分發揮行動工作的好處。

20130423高雄「非營利組織資訊科技運用」座談會


針對 2012 年10 月上路的個資法,講師周旺墩也整理了目前法律規定的概要,由於目前國內還沒有可供參考的法律實例,因此把重點擺在如何執行的原則,譬如:「最小化資料收集原則」。由於蒐集而來的個人資料,依照敏感度的高低,有不同等級的資料保護安全措施,因此為了降低保護的成本與潛在風險,組織應該斟酌資料蒐集的目的,避免蒐集太多不必要的資料,並且注意個資當事人所能請求的五大權力。 

個資法對許多NPO影響很大,舉凡舉辦活動、募款、會員管理等等,都需要新的告知與善盡職責的保護措施,除了管理者必須注意之外,也會影響一線的工作流程。所以在北、中、南的 NPO Day,我們也都安排了一致的課程,希望能對 NPO 的工作人員,在個資觀念上有所助益。 

20130423高雄「非營利組織資訊科技運用」座談會

說到「從行動辦公室到雲端辦公室」,由聯勸與台灣數位文化協會的胖卡合作,實際進入台灣各地NPO,進行社會工作與資訊跨領域的相輔相成(
簡報-胖卡:聰明使用數位工具,讓專業更有力)。胖卡分享了大多數組織會遇到的困難,以及進行資訊團督的經驗。其實每個人都面對著數位落差,然而最困難的並不是找不到工具解決問題,而是組織所有的工作人員,是否願意一起進行數位學習,並利用數位工具來改善工作效率與流程,而不只是把問題丟給「電腦比較好的人」。同時,大多數人使用數位工具時,容易有「什麼都可以解決」的盲點,卻忽略數位工具的特點與邏輯。因此,胖卡分享了使用數位工具應該留意的特性,以及如何在組織裡實地進行測試與應用。 

Windows 8 與 Office 2013 已經可以在科技濃湯申請得到,但我們觀察到,大多數組織面對新的軟體工具,總是有許多疑慮,特別是 Windows 8 增加了方塊磚(Metro UI)介面,「找不到開始鍵」讓許多人怯步。這一次座談會,邀請了講課深入淺出的蕭涵憶老師,生動有趣的講解了基本操作概念,課程中,大家不時發出「原來如此」的驚呼。例如實用口訣「觸控四邊、滑鼠四角、右鍵無敵」,讓「找不到開始鍵」不再是問題;以及在方塊磚介面,其實可以「隨打即找」,馬上找到自己需要的應用程式 / 軟體。蕭老師並且講解了許多Windows 8內建軟體的好用功能,例如小畫家也可以直接當作掃描軟體。(簡報-蕭涵憶:如何讓 NPO 伙伴工作更輕鬆(一)) 

20130423高雄「非營利組織資訊科技運用」座談會

Office 2013,Excel 圖表視覺化與運算能力都更加強大,甚至可以替代 Access 資料庫。Word也可以搭配 Windows App使用,並且一鍵嵌入線上影音、網路搜尋結果等等。最新一代Office其實在介面邏輯上與Office 2010差異不大,但所產生的文件視覺更美麗、功能更方便也更聰明,可以增進辦公室的工作效率。(
簡報-蕭涵憶:如何讓 NPO 伙伴工作更輕鬆(二)) 

東部場應當地 NPO 夥伴的需求,安排如何經營 Facebook 社群的分享。講師林志穎分享了社群媒體為何重要,以及如何經營臉書粉絲頁的教戰守則。要經營一個互動性高、成功的粉絲頁,需要注意發布貼文的策略,並且必須花時間、精力進行維護。在志穎的簡報中,有詳細的說明。


20130527台東「非營利組織資訊科技運用」座談會 

小結

每一次的「非營利組織資訊科技運用」座談會,我們都很期待各地 NPO 夥伴們的出席與回饋,以下摘錄部份問卷調查的意見與心得:

  • 在寫方案時能使用課程所學提升工作效率。日常工作時將資安概念分享給其他同事
  • 1. 開心的學習使用新版本的 Office 來改善工作效能 2.有計劃的來作組織資訊的規劃、盤點、排定優先順序 3.管理相關個資更有方法及了解其重要性
  • 協助同事和主管對於現有之資訊工具發展再多些瞭解,如心得分享、意見溝通
  • 經由今日的快速介紹 Win 8,使我更有興趣去親自動手做看看
  • 對於每天使用的Office有更進一步的認識,會很想使用新版的Win 8及Office 2013

我們也希望,有更多 NPO 知道「科技濃湯」這項資源,讓 NPO 的數位落差能在大家共同的努力下,持續拉近。

謝謝大家今年的參與,也請告訴更多需要的 NPO!

延伸閱讀

※科技濃湯 Ning 討論區小組 http://techsoup-taiwan.ning.com/group/102npodays

※所有課程講義 http://bit.ly/2013npoteaching

※活動照片

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