2016年6月24日 星期五

您所必須知道的微軟 Office 365 非營利組織版—探索將辦公室搬到雲端空間的好處


Office 365.png圖:登入 Office 365 之後,每位使用者所看到的雲端辦公室首頁

(本文根據 CC 授權,以台灣方案略做改寫)
組織的工作人員分散在不同地點辦公?只有有限預算取得安裝和升級軟體的 IT 支援?組織的工作人員和義工想在智慧型手機或平板等私人裝置上工作?對於自行維護 Exchange 信件伺服器感到疲倦?那麼微軟的 Office 365 也許可以幫助你!
微軟 Office 365 非營利版讓你可以在安全的雲端環境底下,隨時隨地進行協作。如果你對線上工作和線上保存機敏資料有所疑慮,請繼續往下讀。

科技濃湯評估符合申請資格的非營利組織(NPO)及慈善機構可以申請 Office 365「非營利組織商務版」及「非營利版」的免費捐贈,或以極優惠的折扣價格取得。所有版本都包括強大的功能,可以協助您的組織更有效率、更安全也更省錢。由於 NPO 的規模大小不同,有不同的科技需求,所以有 5 種方案可供選擇。


Office 365 的優點
Office 365(以下簡稱 O365) 可以強化文字處理、資料分析、通訊,以及你的員工已經熟悉的 Office 生產力特點。以下是幾個主要的優點:
  • 專屬網域 Email:透過微軟 Exchange Online,你可以從你的桌機、Mac、智慧型手機或平版,讀取 email、共享的行事曆和聯絡人資料,而不需要特別架設 VPN 或從辦公室進行遠端存取(remote access)。O365 提供每位使用者 50GB 的儲存空間,每封郵件附件可達 25 MB,並可使用組織專屬的網域名稱。
  • 安全與隱私郵件功能裡隨附垃圾郵件名單和防止惡意程式的保護,O365也為你的行動裝置增加安全性。組織的 IT 人員透過一個網頁版本的控制中心操作介面,可以管理和自訂相關的安全選項。如果你的組織需要處理敏感性資料,你的資料在雲端都會受到保護,因為 O365也符合美國的 HIPAA, FISMA, BAA 等資料隱私的安全標準。
  • Office Web Apps
    • 你正在從辦公室回家的路上,想起有個重要的文件忘記更新,該怎麼辦?有了免費的 Office Web Apps,你可以從家裡電腦的瀏覽器(如 IE, Chrome, Firefox 或 Safari等等),開啟、檢視和編輯文件。
    • 透過付費版本的 O365,每個人可以在最多 5個裝置上安裝、使用 Office,讓工作人員不管在何時何地,隨時都可使用。
    • 您也可選擇免費版本的 Office 365,搭配從科技濃湯申請的 Office 軟體,一起使用。
  • 文件共享透過 SharePoint Online,你可以輕鬆和同事們分享文件,就好像一個在雲端上的線上文件知識庫。你也可以和他人同時進行編輯,避免文件的往返與版本錯誤。
  • 網路視訊會議微軟的商務用 Skype 是一個整合視訊通話、網路會議、即時訊息和語音通話的工具。透過 HD 畫質的視訊會議,你可以和不在辦公室的同事或志工們,進行線上討論。商務用 Skype 包括了即時的筆記功能,方便你追蹤會議中的想法和筆記,並且也提供全程錄音。
  • 社群網絡所有版本的 O365 非營利版都包括 Yammar,可用於組織內部的社交網絡(類似組織內部的 Facebook)。Yammar 可以幫助你和其他義工、工作人員或組織管理者,進行連結、協作、分享。更多可參考透過 Yammar 與義工共同工作(英文線上教學)
  • 全年無休的技術支援沒有隨時待命的 IT 人員?O365 提供 24 小時的專業服務,不論輕重的疑難雜症都可獲得解決。

選擇合適的方案
比較 Office 365 非營利組織版方案   Office 365.png
非營利組織和慈善組織的規模大小不同,員工人數和所需要的技術支援也不一樣,所以 O365有 2 種免費的捐贈方案和 3 種非常優惠的折扣方案。
2 種免費的捐贈方案:
  • O365 非營利商務基本版
  • O365 非營利組織版 E1
免費的捐贈方案不包括可以安裝在電腦上的 Office 軟體(如 Word, Excel, PowerPoint 等等),建議你可以透過科技濃湯申請最新版本的 Office,來作為補強。Office 標準版的行政處理費是 1,000 元,Office 專業增強版則是 1,380 元,這二種版本都可以搭配 Office 365工作。(科技濃湯平台上的行政處理費用,會隨匯率不定期調整,請以網站所示為準)  
微軟也提供非營利組織 3 種非常優惠的折扣方案,這三種方案包括 Office 軟體及其他額外的功能。每位使用者可以在多達 5 個裝置上,下載、安裝 Office 軟體。優惠折扣方案如下:
  • Office 365 非營利組織商務進階版(每位使用者每月 NT$64)
  • Office 365 非營利組織版 E3(每位使用者每月 NT$150)
  • Office 365 非營利組織版 E5(每位使用者每月 NT$330)
請注意:
  1. 您不能同時在同一個裝置上,安裝 O365 付費版本的 Office 軟體,以及來自大量授權版本的 Office 軟體,這也適用於所有從科技濃湯申請的 Office 相關捐贈產品,包括商務用 Skype、Visio 和 Project。如果您要安裝 Office 365 付費版本的 Office 軟體,必須先把電腦中原本的大量授權版本 Office 全部移除。(可參考:使用「隨選即用」及 Window Installer 安裝在同一部電腦上的 Office 是不受支援的
  2. 有使用者上限的商務版本和無使用者上限的E1/E3/E5 版本,開始使用之後,這二種版本是無法切換的,建議您在申請前,可以多花點時間思考需求。
Office 365 不同版本的完整功能比較表格,請見官網:http://bit.ly/O365plans
搬移和維護 Office 365
O365 設計的初衷,是希望 IT 的相關工作可以非常簡單,讓你可以更專心在組織的工作上。對沒有 IT 人員的組織來說,O365 的主控中心入口可以根據員工的需要,進行額外的技術設定和客制化的服務。
如何取得 Office 365 非營利組織版本
您的組織必須通過科技濃湯的會員資格審核、符合微軟捐贈資格的條件,才能申請、使用 O365非營利版本;您也可先進行非營利版本的試用,一旦資格審核通過之後,可在 O365 的管理後台,切換至所申請的非營利版本。

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