2020年5月18日 星期一

「當我們 Teams 在一起」家扶社工專業訓練-參與感言


作者:林合昕(失親兒基金會

很榮幸今年有機會參與家扶基金會舉辦的內部社工人員專業訓練「當我們 Teams 在一起」,回想過去北、中、南、東共 5 場訓練,看到第一線社工同仁從台灣的四面八方前來,大家不僅暫時放下手邊忙碌的工作,還從每次訓練課程中感受到與會同仁們專注的眼神、遇到問題就積極地詢問,以及認真參與主辦單位設計的情境演練,我覺得蠻感動的,想必是大家期盼科技帶來的力量能對日常工作有所幫助。

我所服務、即將邁入第 13年 的單位,也是我負責導入微軟雲端捐贈的其中一個單位——失親兒福利金會——開始使用 Teams 是從一個音樂培力專案開始。有一位知名藝人和失親兒基金會一起關心、幫助年幼失去父母的失親兒,更在 2019 年期待運用所長,承諾長期來幫助對音樂有興趣的失親兒少們,學習音樂。這個專案在許多嘗試後,開始使用 Teams 視訊會議來進行實體與遠距教學,參與專案的二十多位學生分散在台灣不同的縣市,當老師在其中一個縣市進行實體教學時,其他縣市的學生則可以透過視訊學習,並且依賴高畫質的影像而有好的教學品質。有幾次課程,老師甚至在美國出差,仍然可以在約定的時間正常上課,而有時需要請假的同學,也能透過 Teams 的會議錄影,自行補課。有了 Teams 的幫助,讓這個專案、藝人老師的愛心,跨越了時間與空間的限制,成就了孩子們想要學習的心願。


為何安排 Teams 教育訓練?— 家扶基金會的分享


作者:林祐誠(家扶基金會高級專員)

這場「當我們 Teams 在一起」的 Teams 教育訓練能辦理完成,回想起來,確實有許多的機緣在當中。

由於身為家扶基金會辦理員工教育訓練的專員,每年,我總是會發想:接下來要規劃什麼訓練?每年若有一些不同的課程出來,不僅能帶給社工們新鮮感,自己也能在新的課程中有新的挑戰與學習。

「資訊應用」一直是我在思考如何安排到社工教育訓練中的方向。除了多少有點個人興趣之外,常透過閱讀收集資訊的我也在思考:當業界不斷因為不同的新科技進展、而不斷有新的發展與突破之際,NPO 有沒有可能也乘著科技進步的風,大步前行呢?早些年,我並不確定,因為 NPO(特別是社福團體)工作重點在人與人的互動,似乎應用新科技的機會相對較少。但這幾年,我漸漸覺得這是可能的!特別是看到微軟推出的 Office 365 之後。



活動現場照片(家扶基金會提供)


2020年5月5日 星期二

[Google 非營利版] 無限容量的共用雲端硬碟小技巧

如果組織已經導入 Google 非營利版(申請頁面)的 G Suite,可以打開「共用雲端硬碟」的功能,就能設定無限容量的小組硬碟,並能搭配「群組」功能(可參考使用群組控管 G Suite 服務的存取權),進行更方便的團隊和權限管理。

設定不難,但預設是關閉的,需要打開。



參考文章:
  1. 什麼是共用雲端硬碟?
  2. 為貴機構啟用同步處理功能(請參考本文開啟共用雲端硬碟的功能)
  3. 部署雲端硬碟檔案串流
  4. 共用雲端硬碟限制


請留意以下限制:

1. 共用雲端硬碟中的項目數量上限:一個共用雲端硬碟最多可容納 400,000 個檔案和資料夾。

2. 每日上傳檔案數量上限:個別使用者每天只能在「我的雲端硬碟」和所有共用雲端硬碟上傳 750 GB 的檔案。當使用者達到 750 GB 的上限或上傳大於 750 GB 的單一檔案,當天就無法再上傳其他檔案,不過上傳中的檔案仍可以完成上傳。可以上傳或同步處理的個別檔案大小上限則為 5 TB。

3. 資料夾限制:共用雲端硬碟中的單一資料夾最多可建立 20 層巢狀資料夾。
注意:使用雲端硬碟檔案串流時,無法將資料夾從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟。

4. 成員數量上限

您可以將使用者和 Google 網路論壇中的群組加入共用雲端硬碟。單一群組和單一使用者都同樣計為一名成員。

如果您將一位同時隸屬於多個群組的使用者加入共用雲端硬碟,而這些群組也都是共用雲端硬碟的成員,則系統只會將這位使用者計為一名成員。
成員限制
  • 使用者和群組限制 600
  • 個別使用者總數 (包括使用者和群組成員)限制 50,000

2020年4月20日 星期一

一起來線上開會吧!給 NPO 的視訊服務懶人包(4/20更新)


2020/4/20 更新

1. 電腦玩物:Webex, Teams, Meet, Jitsi 8款視訊會議軟體需求測試比較表格

電腦玩物測試、比較了 8 種視訊工具的優缺點,並有相關的教學文章。

2020/4/09 更新

1. 加入免費的開源方案 Jitsi Meet

可依照電腦玩物的教學說明〈Jitsi Meet 視訊會議教學:免費無限時間、共享桌面、會議錄影〉進行操作,免費且功能強大,品質頗穩定,安全性也高。使用者可自架伺服器使用。

2. 林嘉怡:軟體之於教學需求測試

該文比較了許多視訊產品的使用體驗,對於需要分組討論、有教學需求等組織,可供參考:Google Hangout、Jitsi Meet、Cyberlink U、Adobe Connect、Cisco/Webex、Newrow、Microsoft Teams、BlueJeans。




2020/3/26 更新:思科 Cisco 加入免費版的進階功能捐贈

2019 新型冠狀病毒(簡稱 COVID-19,俗稱「武漢肺炎」)自農曆年前爆發以來,世界各地紛紛傳出疫情。面對所知有限、傳染力強的疾病,相信大家也遵守著中央流行疫情指揮中心的每日更新,進行個人和組織的自我防護與策略因應。

為減少傳染機率,密閉空間的集會活動和人潮的聚集都需要避免、盡量減少,目前也有不少組織詢問線上協作和視訊等工具。本篇文章匯集適合非營利組織使用的免費、捐贈和折扣產品,您可依組織的需求、規模和預算考量,選擇適合的工具。


本文姊妹篇:〈一起來遠端工作吧!給 NPO 的協作小錦囊〉、〈一起在家工作吧!給 NPO 的資安小補帖





Zoom 和其他視訊工具的資安小技巧

近日視訊會議軟體 Zoom 出現資安疑慮。本篇文章整理了使用 Zoom 該留意的資安事項,提供給正在使用的 NPO 夥伴,同時這些設定和功能也適用於其他視訊軟體和工具。隨著越來越多人 WFH(在家工作)、使用視訊軟體來舉辦會議,相關的惡意攻擊和行為也慢慢浮現,所有組織的夥伴們和與會用戶,學習並隨時保持良好的使用習慣,才是預防惡意攻擊最重要的一步。

此外,視訊會議除了 Zoom,也有許多其他選擇,歡迎大家多加了解,並選擇適合自己或組織使用的工具。請參考:一起來線上開會吧!給 NPO 的視訊服務懶人包(4/20更新)

2020年3月26日 星期四

一起在家工作吧!給 NPO 的資安小補帖(3/27更新)



由於 COVID-19(又稱武漢肺炎、新冠肺炎)的疫情仍在持續中,組織要準備遠端或員工分流工作時,有哪些資安事項要留意和提前準備?底下整理了幾篇文章,歡迎組織趁這個機會制定組織內部的資安政策,不論在辦公室裡或遠端工作,都能盡量強化資訊安全的防護和準備。

本文內容:

一、關於 Zoom 視訊會議,你應該知道的資料蒐集與追蹤設定
二、在家工作(WFH)應注意的資訊與網路風險
三、線上免費課程(英文):轉向遠端工作的策略
四、相關文章

2020年3月24日 星期二

一起來遠端工作吧!給 NPO 的協作小錦囊

在上一篇文章〈一起來線上開會吧!給 NPO 的視訊服務懶人包〉,分享了各家廠商的視訊工具比較表,隨著疫情的發展,各大服務商也針對教育機構和一般用戶,陸續開放部分進階功能。本文蒐集了這陣子網友們的分享,以及科技濃湯一些產品的介紹,希望有助於正在規劃、需要遠端辦公的組織們參考。




本文目錄:

一、Zoom 免費版:可升級至單場 100 人,限時 40 分鐘
二、Zoom 小組討論功能
三、Docusign:線上簽到、簽署文件好幫手
四、善用微軟 Microsoft 365 商務版授權捐贈!
五、看看 Hahow 如何實行遠端工作政策
六、百人活動也可線上化嗎?來看看在家黑客松 Hack from Home!
七、其他參考資料