一起來遠端工作吧！給 NPO 的協作小錦囊

在上一篇文章〈一起來線上開會吧！給 NPO 的視訊服務懶人包〉，分享了各家廠商的視訊工具比較表，隨著疫情的發展，各大服務商也針對教育機構和一般用戶，陸續開放部分進階功能。本文蒐集了這陣子網友們的分享，以及科技濃湯一些產品的介紹，希望有助於正在規劃、需要遠端辦公的組織們參考。




本文目錄：

一、Zoom 免費版：可升級至單場 100 人，限時 40 分鐘
二、Zoom 小組討論功能
三、Docusign：線上簽到、簽署文件好幫手
四、善用微軟 Microsoft 365 商務版授權捐贈！
五、看看 Hahow 如何實行遠端工作政策
六、百人活動也可線上化嗎？來看看在家黑客松 Hack from Home！
七、其他參考資料


一、Zoom 免費版：可升級至單場 100 人，限時 40 分鐘

在這波疫情中，詢問度最高的視訊會議服務 Zoom，已將免費方案提升至單場 100 人上限，仍然限時 40 分鐘，操作教學可見電腦玩物：Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學。

若組織需要不受時限的多人群組會議，可參考科技濃湯的折扣方案：

1. 單場上限 100 人參與，最多可擴充至 9 位主持人*的 Zoom 會議 PRO 折扣方案（1年份訂閱）。
2. 單場上線 300 人參與，包含 10 位主持人，最多可擴充至 49 位主持人的 Zoom 會議商業版10人份授權折扣方案（1年份訂閱）。
3. 請留意申請數量限制！由於每個組織在一個會計年度裡（7/1~隔年6/30）只能一個折扣產品，請組織考慮好主持人可能的擴充數量，再提出申請。

*主持人只能在單一時段主持一場會議，若您需要在同一時段有多場會議，就需要多位主持人。科技濃湯提供的折扣方案，使用者可在一年訂閱期間，隨時添購主持人或其他加值功能，費用都是市價的 5 折。

二、Zoom 小組討論功能



Zoom 的主持人可在控制台中的「設定」裡，打開分組討論的功能。當同時上線的參與者，需要分組討論時，主持人可設定小組人數或直接指派。

此外，中研院也整理了〈Zoom 視訊會議與會者操作手冊〉，歡迎大家多加利用。

三、Docusign：線上簽到、簽署文件好幫手

若組織需要減少文件的簽署往返，並搭配異地辦公的狀態，或因疫情必須改開線上工作會議、理監事會或會員大會，需讓與會者線上簽到等等，都可考慮提供線上簽署功能的 Docusign。只要將需要簽署的文件先上傳到 Docusign，邀請者可設定簽署的欄位和名稱，多人簽署時並可設定簽署的優先順序，即可將設定好的文件 Email 到簽署者的信箱。

簽署者不需登入或下載相關軟體，就可直接在手機或電腦的瀏覽器上，直接進行簽署，而簽署好的文件也可同步發送給所有參與簽署的人，可節省實體文件的往返，並直接進行數位存檔。

產品申請：DocuSign：一手掌握你的文件流程





四、善用微軟 Microsoft 365 商務版授權捐贈！

已經導入 Office 365 非營利版的組織，可善用 M365 的捐贈，提供組織 10 個免費的進階版授權。被指派的使用者可免費下載 Office 到桌機、筆電共 5 個裝置使用，並且可免費將作業系統升級至 Windows 10，可見：Microsoft 365 商務版授權，捐贈上架！

尚未導入 O365 非營利版的組織，也可思考組織是否需要導入雲端辦公室、方便遠端工作，相關產品和說明可見：雲端產品。

五、看看 Hahow 如何實行遠端工作政策

對許多組織來說，遠端工作並非易事，取決於協作的工具是否具備？機敏性檔案和資料的資安準備是否完善？工作內容是否適合遠端操作？等等因素。那麼當組織或個人要開始遠端工作時，有什麼需要注意的？以線上教學平台聞名的 Hahow，分享了〈Hahow 如何一天內實行遠端工作政策 - 從個人、團隊、會議、公司 4 大面向，來看遠端不失效率的關鍵〉，譬如團隊遠端工作時，可以同步在對話群組裡一起打招呼、互道早安；工作者也可善用通訊軟體的自訂狀態，告訴其他線上夥伴自己的工作時間和狀態等等。

六、百人活動也可線上化嗎？來看看在家黑客松 Hack from Home！

最後，一起來看〈隔離時代：寂寞到喧囂的百人線上黑客松大秘辛〉，由 g0v 社群發起的「第參拾捌次在家黑客松 Hack from Home」，來自全世界、超過一百五十位的 g0ver 在 3 月 14 日一起透過線上協作，在雲端度過「大松的一天」，到底他們是怎樣操作的？又使用了哪些工具和準備？NPO 也可參考開源社群裡的工具方案，只要是適合自己組織運作的工具，都是好工具！

七、其他參考資料

呂聰賢老師的臉書分享了許多 Zoom、Google Meets 等工具的設定和使用方法，有教學需求的組織，可參考、使用。