2014年9月27日 星期六

淺談時間管理法 GTD,及專案工具 Trello、Wunderlist 與 Workflowy

來源 http://bit.ly/1u3JPkS
過去,我們習慣將好用的軟體下載,安裝在電腦裡。現在,仍有不少好用的免費軟體可供下載,但其實我們每天都會打開的瀏覽器,也是一個強大的平台,特別是很多網路服務為了滿足使用者跨裝置、雲端帶著走的需要,大多會建置「網頁」和「手機 App」這二種服務端。所以使用者不管使用哪一台電腦,只要在搜尋引擎輸入關鍵字、找到網址、登入網站,就可以隨時存取自己的資料。

瀏覽器除了最多人使用的 IE 之外,還有 ChromeFirefox。後二者除了一般瀏覽網頁的功能之外,還有外掛(extension / add-on)市集,就像手機 App 的市集一樣,使用者安裝過後,可以讓特定服務發揮更大效能。

網路上,你會發現數以百計的工作管理工具。什麼是好的工作管理方法?又該如何選擇好用的雲端工具呢?以下我們會介紹三款以「網頁 + App」為基礎的免費服務,供大家參考。

工作管理方法

每個工作環境,大到一個組織、小至幾人團體,大多有習慣的工作流程與工具。大組織可能有比較好的內部網絡 / 知識平台(如 SharePointOffice 365),小團體則運用現成的雲端工具進行溝通與檔案共享,往往也能達到不錯的效果。

團體的工作流程改變較不容易,常需要大家共同討論、試行,慢慢轉移。

但回歸到個人的時間管理應可以有更多的彈性的。例行事情多、好幾個專 / 個案同時進行,加上行政、文書業務,回不完的電話或 Email。有什麼方法和工具可以幫忙的嗎?

有沒有可能審視自己的業務範圍內:
  • 哪些常規事項可以整理出 SOP 的作業流程,加快處理的速度? 
  • 面對不斷插入的即時事件,怎樣可以擬出有效率的待辦清單? 
  • 怎樣在公、私之間的數位工具,甚至跨裝置進行整合? 
善用好的工具與建立工作習慣,或許有助於提升生活品質、帶來創新的可能性。

個人工作法 GTD

GTD(Getting Things Done)是一種時間管理法,通常我們在面對龐雜的任務或模糊不清的專案時,容易挑簡單的事做,並且心思不斷被各種未完成的事項佔據,導致腦袋在多工的狀態下,效率降低;重要的事反而被拖到最後一刻,完全沒進度。


GTD 旨在協助人們面對許多待辦任務時,可以先花一點時間思考:每個任務的目標?需要什麼樣的處置?輕重緩急?方法是:通過記錄,把頭腦中的各種任務移出來,這樣心思就不用塞滿各種需要完成的事情,而可以集中精力於正在處理的任務。透過將每天的工作進行整理的過程,我們可以幫腦袋清出更多空間,提升專注力。

施行步驟如下:

  1. 把任何你需要追蹤/記住/動手完成的事情,記在一個「收件匣」裡(bucket,如 Email 信箱、筆記本、手機的筆記 App等,或上述的組合)。把腦袋裡「所有該完成的事」都拿出來放到「收件匣」,準備下一步處理。
  2. 處理收件匣時,要遵守以下:
    (1) 從最上面開始。
    (2) 一次處理一項。
    (3) 2分鐘以內的任務,馬上完成它
        (2分鐘是一個分水嶺,這樣的時間和推遲一個動作所花的時間差不多)
    (4) 2分鐘以上的任務,「延期完成」或「委託別人完成」
    (5) 無法處理的任務:(a) 存檔以便查詢 (b) 把它扔掉 (c) 等待新契機,再進行解決 
  3. 每星期「收件匣」應該至少被清空一次。 
(GTD 的施行流程圖)

換句話說,GTD 並不在意未來什麼時間你要做什麼事情,它在意的是利用「當下這個時間」真的「完成某件事情」,其中有 5 個要點:(摘自 http://goo.gl/Ze9dJ

  • 收集所有任務瑣事 
  • 拆解出最小具體行動 
  • 專注在今天該做的事 
  • 權重排序步驟 
  • 果斷延期你的任務 
為了執行 GTD 和所延伸出來的專案計畫,因此出現各種工具,其中待辦事項清單(To-Do List)是最常見的。一張包含 GTD 概念的待辦事項清單,應該有:
  • 收件匣:隨時蒐集、寫下所有該做的事 
  • 今天: 
    • 睡前或一天工作開始之前,想一下這一天「一定」得完成的任務,依輕重緩急排列。 
    • 每個任務最好包含一個動詞,加強完成的動力,如:寫完一篇blog文章、回覆XXX的信件、查閱XX主題的資料等等。 
  • 近期:規劃這一週/月,得完成一定進度的專案任務 
  • 其他:你也可以依需要,增設「追蹤」或依不同專案、條列清單,盡量把專案裡的任務切割為可具體完成的任務。 

待辦事項清單工具:Trello, Wunderlist 和 Workflowy 



※ 這是使用 Trello 當作團體討論白板的方式。Trello 可以開許多不同的白板,使用者可以依狀況以不同方式使用。(轉自這裡

那麼又有什麼好用的「網頁 + App」為基礎的免費服務,可以讓我們更方便地記錄待辦事項清單呢?以下三個工具,可用作個人待辦事項清單,也可用於多人團體協做的專案。筆者使用過後的比較是:(下方有詳細功能比較與教學連結)
  • Trello 是廣受好評的工具,免費版的功能很完整、限制少,也是 g0v 社群推薦的工具。操作方式直覺,類似白板的頁面,任務卡片移動很方便,同時一張卡片可以是一個專案的規模,也可以是一個簡單的任務,就看使用者的調配。能伸能縮,適合個人或多人使用。 
  • Wunderlist 是一個持續進化、頗有企圖心的服務。一目了然的介面,以及預先設定好的時間 / 專案式清單版面,加上和 iOS 8、瀏覽器外掛的整合,跨裝置使用很方便。小缺點是任務不能自由移動。 
  • Workflowy 偏重文字,如果你喜歡以顏色提醒重要性,或者時常需要夾帶附件,比較不合適。但它的好處是一目了然,類似記事本的頁面,輕量、簡單。 
以下為功能比較的表格整理:
Workflowy
Trello
Wunderlist
教學
文章
介面
語言
英文
英文
中文介面
費用
版本
都有好用的免費版本
任務
上限
免費版:500/
付費版:無上限
無上限
無上限
Email 新增
任務
X
O
O
專案
階層
5層以上
4
(白板/清單/卡片/包含待辦事項)
3
支援
標籤(tag
O
X
O
關鍵字搜尋
使用一般網頁文字
搜尋
Ctrl+F Command+F 
O
O
調整字體顏色
可調整粗體、斜體和刪除線。

不能調整顏色
可調整粗體、斜體和刪除線。

支援5種顏色標籤及貼紙功能
無法調整字體

可打星號,標示優先任務
自由調整任務排序位置
O
O
X
任務
通知
E-mail
Email
O
夾帶
檔案
X
需生成雲端檔案的
超連結
O
O
多人
協作
O
O
O
免費版最多10
跨裝置使用
都有網頁版和行動裝置的 App
資料
備份
O
O
O

其中「以 Email 新增任務」是筆者覺得很重要的功能,因為許多公事的往返、聯絡、甚至資料的蒐集,都是使用 Email 進行,可以直接轉寄 Email 的內容和附件成為工作任務,就能達到把龐雜的任務集中處理的效果。

另外,網路星期二也介紹過以 Evernote 做為工具的工作整理方式(紀錄:[網二] 2013/11/05 數位人生之工作整理術)。這些工具每個人使用起來的狀況都不同,但自己用起來最順手的,就是好工具。

當把工作的資料內容盡量集中到一個工具或服務裡面、逐漸累積起來,所彙整起來的個人資料庫也就等於是自己的知識平台,這是很重要的。其中要特別注意的技巧是:不要刪除有價值的任務或信件,請用封存的方式,把它們歸檔。


封存是指:將任務或 Email 從可以看見的收件匣中移除,以供日後存取,就像是將文件收藏在檔案櫃中妥善保存,而不是丟到垃圾桶裡刪除)

蕃茄鐘工作法

另外一個時常和待辦事項清單相互搭配的,就是「蕃茄鐘工作法」(Pomodoro Technique)。方式很簡單:

  1. 決定要完成的任務 
  2. 設定定時器至 25 分鐘。
    (有很多手機 App 和瀏覽器外掛可使用,如 Android App「發條蕃茄鐘」或 Chrome 外掛 TimeDoser ) 
  3. 持續工作到定時器鈴響,紀錄完成的工作,得到一個蕃茄。 
  4. 休息 5 分鐘。 
  5. 每四個蕃茄,休息15 分鐘。 


示意影片

這樣做的好處是:

  • 維持頭腦專心的時間,也獲得適當的休息。 
  • 可以透過蕃茄紀錄工作所需要的時間,回頭檢視工作成效。 
  • 完成一定數量的蕃茄,代表完成了一些工作。每天點滴進步,有助於自我成就感的提升。 
  • 記得完成工作後,給自己一點獎勵! 

嘗試是成功的第一步,一起來試試吧!

  1. 先註冊帳號,試著玩玩看 TrelloWunderlistWorkflowy。 
  2. 不管是那一個服務,先建立「收件匣」、「今天」和「未來」三個清單 
  3. 把一部分手邊的工作,拆解成具體的任務,通通放到收件夾裡 
  4. 每天工作開始前,從收件夾中挑出今天得完成的工作,放到「今天」的清單
  5. 開始第一個任務,並記得按下蕃茄鐘 
  6. 完成的任務,記得要封存(Archieve)而不是刪除! 
  7. 一天結束後,看看自己封存了幾個任務,或得到幾顆蕃茄 
  8. 玩得順手之後,可以把朋友或同事一起拉下水,特別是需要團體合作的專案,減少開會、相互確認進度的時間成本。 
最後,任何專案管理或待辦事項之類的工作管理服務,都是為了增加效率而不是負擔。進行中,可以隨時依自己的狀況調整,例如接電話或和別人聊天時,記得把蕃茄鐘暫停;或者喜歡工作時間是 50 分鐘、休息 10 分鐘,也可以調整蕃茄鐘的時間。

盡量不要多工作業、或把一天的任務規劃得太複雜,記得專注解決眼前的工作,這樣每一天完成的工作也是對自己的肯定。同時,不管多大多複雜的計畫,也可以在每一天具體的進步中,逐漸完成!

如果你在試行過程中遇到什麼問題,或有什麼好的心得分享,也請在下方留言喔 : )

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