淺談時間管理法 GTD，及專案工具 Trello、Wunderlist 與 Workflowy

來源 http://bit.ly/1u3JPkS

過去，我們習慣將好用的軟體下載，安裝在電腦裡。現在，仍有不少好用的免費軟體可供下載，但其實我們每天都會打開的瀏覽器，也是一個強大的平台，特別是很多網路服務為了滿足使用者跨裝置、雲端帶著走的需要，大多會建置「網頁」和「手機 App」這二種服務端。所以使用者不管使用哪一台電腦，只要在搜尋引擎輸入關鍵字、找到網址、登入網站，就可以隨時存取自己的資料。

瀏覽器除了最多人使用的 IE 之外，還有 Chrome 和 Firefox。後二者除了一般瀏覽網頁的功能之外，還有外掛（extension / add-on）市集，就像手機 App 的市集一樣，使用者安裝過後，可以讓特定服務發揮更大效能。

網路上，你會發現數以百計的工作管理工具。什麼是好的工作管理方法？又該如何選擇好用的雲端工具呢？以下我們會介紹三款以「網頁 + App」為基礎的免費服務，供大家參考。

工作管理方法

每個工作環境，大到一個組織、小至幾人團體，大多有習慣的工作流程與工具。大組織可能有比較好的內部網絡 / 知識平台（如 SharePoint、Office 365），小團體則運用現成的雲端工具進行溝通與檔案共享，往往也能達到不錯的效果。

團體的工作流程改變較不容易，常需要大家共同討論、試行，慢慢轉移。

但回歸到個人的時間管理應可以有更多的彈性的。例行事情多、好幾個專 / 個案同時進行，加上行政、文書業務，回不完的電話或 Email。有什麼方法和工具可以幫忙的嗎？

有沒有可能審視自己的業務範圍內：

• 哪些常規事項可以整理出 SOP 的作業流程，加快處理的速度？ 
• 面對不斷插入的即時事件，怎樣可以擬出有效率的待辦清單？ 
• 怎樣在公、私之間的數位工具，甚至跨裝置進行整合？ 

善用好的工具與建立工作習慣，或許有助於提升生活品質、帶來創新的可能性。

個人工作法 GTD

GTD（Getting Things Done）是一種時間管理法，通常我們在面對龐雜的任務或模糊不清的專案時，容易挑簡單的事做，並且心思不斷被各種未完成的事項佔據，導致腦袋在多工的狀態下，效率降低；重要的事反而被拖到最後一刻，完全沒進度。

GTD 旨在協助人們面對許多待辦任務時，可以先花一點時間思考：每個任務的目標？需要什麼樣的處置？輕重緩急？方法是：通過記錄，把頭腦中的各種任務移出來，這樣心思就不用塞滿各種需要完成的事情，而可以集中精力於正在處理的任務。透過將每天的工作進行整理的過程，我們可以幫腦袋清出更多空間，提升專注力。

施行步驟如下：

1. 把任何你需要追蹤／記住／動手完成的事情，記在一個「收件匣」裡（bucket，如 Email 信箱、筆記本、手機的筆記 App等，或上述的組合）。把腦袋裡「所有該完成的事」都拿出來放到「收件匣」，準備下一步處理。
2. 處理收件匣時，要遵守以下：
   (1) 從最上面開始。
   (2) 一次處理一項。
   (3) 2分鐘以內的任務，馬上完成它
       （2分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和推遲一個動作所花的時間差不多）
   (4) 2分鐘以上的任務，「延期完成」或「委託別人完成」
   (5) 無法處理的任務：(a) 存檔以便查詢 (b) 把它扔掉 (c) 等待新契機，再進行解決 
3. 每星期「收件匣」應該至少被清空一次。 

（GTD 的施行流程圖）

換句話說，GTD 並不在意未來什麼時間你要做什麼事情，它在意的是利用「當下這個時間」真的「完成某件事情」，其中有 5 個要點：（摘自 http://goo.gl/Ze9dJ ）

• 收集所有任務瑣事 
• 拆解出最小具體行動 
• 專注在今天該做的事 
• 用權重排序步驟 
• 果斷延期你的任務 

為了執行 GTD 和所延伸出來的專案計畫，因此出現各種工具，其中待辦事項清單（To-Do List）是最常見的。一張包含 GTD 概念的待辦事項清單，應該有：

• 收件匣：隨時蒐集、寫下所有該做的事 
• 今天： 
• 睡前或一天工作開始之前，想一下這一天「一定」得完成的任務，依輕重緩急排列。 
• 每個任務最好包含一個動詞，加強完成的動力，如：寫完一篇blog文章、回覆XXX的信件、查閱XX主題的資料等等。 
• 近期：規劃這一週／月，得完成一定進度的專案任務 
• 其他：你也可以依需要，增設「追蹤」或依不同專案、條列清單，盡量把專案裡的任務切割為可具體完成的任務。 

待辦事項清單工具：Trello, Wunderlist 和 Workflowy 

※ 這是使用 Trello 當作團體討論白板的方式。Trello 可以開許多不同的白板，使用者可以依狀況以不同方式使用。（轉自這裡）

那麼又有什麼好用的「網頁 + App」為基礎的免費服務，可以讓我們更方便地記錄待辦事項清單呢？以下三個工具，可用作個人待辦事項清單，也可用於多人團體協做的專案。筆者使用過後的比較是：（下方有詳細功能比較與教學連結）

• Trello 是廣受好評的工具，免費版的功能很完整、限制少，也是 g0v 社群推薦的工具。操作方式直覺，類似白板的頁面，任務卡片移動很方便，同時一張卡片可以是一個專案的規模，也可以是一個簡單的任務，就看使用者的調配。能伸能縮，適合個人或多人使用。 
• Wunderlist 是一個持續進化、頗有企圖心的服務。一目了然的介面，以及預先設定好的時間 / 專案式清單版面，加上和 iOS 8、瀏覽器外掛的整合，跨裝置使用很方便。小缺點是任務不能自由移動。 
• Workflowy 偏重文字，如果你喜歡以顏色提醒重要性，或者時常需要夾帶附件，比較不合適。但它的好處是一目了然，類似記事本的頁面，輕量、簡單。 

以下為功能比較的表格整理：

	Workflowy	Trello	Wunderlist
教學 文章	http://bit.ly/1BFz5LG	http://bit.ly/1wlDQap	http://bit.ly/1BFAp1i
介面 語言	英文	英文	中文介面
費用 版本	都有好用的免費版本
任務 上限	免費版：500個/月 付費版：無上限	無上限	無上限 （協作任務的 限制）
以 Email 新增 任務	X	O	O 僅支援Chrome外掛
專案 階層	5層以上	4層 （白板/清單/卡片/包含待辦事項）	3層
支援 標籤（tag）	O	X	O
關鍵字搜尋	使用一般網頁文字 搜尋 Ctrl+F或 Command+F	O	O
調整字體顏色	可調整粗體、斜體和刪除線。 不能調整顏色	可調整粗體、斜體和刪除線。 支援5種顏色標籤及貼紙功能	無法調整字體 可打星號，標示優先任務
自由調整任務排序位置	O	O	X
任務 通知	E-mail	Email	O
夾帶 檔案	X 需生成雲端檔案的 超連結	O	O
多人 協作	O	O	O 免費版最多10人
跨裝置使用	都有網頁版和行動裝置的 App
資料 備份	O	O	O

其中「以 Email 新增任務」是筆者覺得很重要的功能，因為許多公事的往返、聯絡、甚至資料的蒐集，都是使用 Email 進行，可以直接轉寄 Email 的內容和附件成為工作任務，就能達到把龐雜的任務集中處理的效果。

另外，網路星期二也介紹過以 Evernote 做為工具的工作整理方式（紀錄：[網二] 2013/11/05 數位人生之工作整理術）。這些工具每個人使用起來的狀況都不同，但自己用起來最順手的，就是好工具。

當把工作的資料內容盡量集中到一個工具或服務裡面、逐漸累積起來，所彙整起來的個人資料庫也就等於是自己的知識平台，這是很重要的。其中要特別注意的技巧是：不要刪除有價值的任務或信件，請用封存的方式，把它們歸檔。

（封存是指：將任務或 Email 從可以看見的收件匣中移除，以供日後存取，就像是將文件收藏在檔案櫃中妥善保存，而不是丟到垃圾桶裡刪除）

蕃茄鐘工作法

另外一個時常和待辦事項清單相互搭配的，就是「蕃茄鐘工作法」（Pomodoro Technique）。方式很簡單：

1. 決定要完成的任務 
2. 設定定時器至 25 分鐘。
   （有很多手機 App 和瀏覽器外掛可使用，如 Android App「發條蕃茄鐘」或 Chrome 外掛 TimeDoser ） 
3. 持續工作到定時器鈴響，紀錄完成的工作，得到一個蕃茄。 
4. 休息 5 分鐘。 
5. 每四個蕃茄，休息15 分鐘。 

示意影片

（來源 http://pomodorotechnique.com/）

這樣做的好處是：

• 維持頭腦專心的時間，也獲得適當的休息。 
• 可以透過蕃茄紀錄工作所需要的時間，回頭檢視工作成效。 
• 完成一定數量的蕃茄，代表完成了一些工作。每天點滴進步，有助於自我成就感的提升。 
• 記得完成工作後，給自己一點獎勵！ 

嘗試是成功的第一步，一起來試試吧！

1. 先註冊帳號，試著玩玩看 Trello、Wunderlist 或 Workflowy。 
2. 不管是那一個服務，先建立「收件匣」、「今天」和「未來」三個清單 
3. 把一部分手邊的工作，拆解成具體的任務，通通放到收件夾裡 
4. 每天工作開始前，從收件夾中挑出今天得完成的工作，放到「今天」的清單
5. 開始第一個任務，並記得按下蕃茄鐘 
6. 完成的任務，記得要封存（Archieve）而不是刪除！ 
7. 一天結束後，看看自己封存了幾個任務，或得到幾顆蕃茄 
8. 玩得順手之後，可以把朋友或同事一起拉下水，特別是需要團體合作的專案，減少開會、相互確認進度的時間成本。 

最後，任何專案管理或待辦事項之類的工作管理服務，都是為了增加效率而不是負擔。進行中，可以隨時依自己的狀況調整，例如接電話或和別人聊天時，記得把蕃茄鐘暫停；或者喜歡工作時間是 50 分鐘、休息 10 分鐘，也可以調整蕃茄鐘的時間。

盡量不要多工作業、或把一天的任務規劃得太複雜，記得專注解決眼前的工作，這樣每一天完成的工作也是對自己的肯定。同時，不管多大多複雜的計畫，也可以在每一天具體的進步中，逐漸完成！

如果你在試行過程中遇到什麼問題，或有什麼好的心得分享，也請在下方留言喔 : )

延伸閱讀

• 將 Email 的收件匣當作待辦事項清單的工作法：10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統