2011年11月1日 星期二

非營利組織雲端特輯:檔案備份雲端,跟隨身碟說再見!

Techsoup Taiwan Cloud隨著頻寬速度增加,上網價格降低,雲端運算服務正對使用者及組織帶來革命性的影響。對非營利組織夥伴的好消息是:舉凡檔案備份、電子郵件、文件編輯、密碼管理等日常所需的軟體功能,皆可透過免費的雲端服務獲得滿足。更方便的是使用大部分的雲端服務時,您唯一需要安裝的軟體,就是您的瀏覽器。

於十一月起我們將連續五週為您逐步分享,開拓文教基金會正在使用的雲端工具及服務,讓非營利組織參考並邀請大家一起來嚐試,節省資源預算,更有效率的完成工作。

如果您閱畢覺得此文有幫助,請將文章轉寄給您所認識的NPO夥伴!您亦可將本文網址(http://j.mp/uxKYXL) 透過臉書、噗浪或推特等社群媒體跟NPO分享!

第一週:檔案備份雲端:跟隨身碟說再見!

近幾年來人手一支或多支隨身碟(參加活動時廠商贈送),是因為以往無法很方便地在不同電腦之間互相傳送檔案,所以我們才需要一個中介儲存的裝置。(還記得更古早以前的磁碟片以及光碟片嘛?)

但是這種需要隨身碟在不同電腦間抽換以交換檔案的動作,在開拓已經愈來愈少見囉(除非是好幾Gb以上的檔案,我們目前就還會使用到隨身硬碟),因為行動網路和雲端儲存服務的快速普及,也許很快的我們就要跟隨身碟說再見!

現在只要透過網路和雲端儲存服務,您在A電腦上的檔案,會自動同步儲存在雲端伺服器;當我想在B電腦(甚至是 iPad, iPhone, 等各種平板電腦及手機等行動裝置、公司筆電;不管有多少台裝置全都可以自動同步檔案。)上編輯或檢視檔案時,只要登入同一個雲端服務,檔案會自動從雲端下載同步出現在B電腦上,讓您馬上就可以使用;甚至在B電腦上編輯過後的檔案,也會自動同步回A電腦,所有裝置的檔案都會是最新版本。

所以您還在用隨身碟一台一台傳輸檔案嗎?推薦非營利組織使用Dropbox這套好用的雲端同步軟體。安裝使用超簡單!您要做的只有三件事:安裝、同步、忘記它的存在。

安裝後馬上就可以跟同事、他人分享檔案,交換超大檔案以及上傳相簿,更可達成異地備援的功能哦!


參考文章:
◆ 如何下載與安裝請參考:
用 Dropbox 交換超大檔案,不要再用MSN傳檔了!
http://briian.com/?p=7118

◆ 進一步的介紹與功能分享,請參考:
Dropbox 1.0 正式發佈!世界上最好的雲端同步軟體邁進新里程
http://playpcesor.blogspot.com/2010/12/dropbox-10.html

Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛?10個我最常被滿足需求
http://playpcesor.blogspot.com/2011/04/dropbox-10.html


小提醒:

Dropbox免費版本提供2GB的同步空間,適用於工作上使用,您可將與組織相關的工作文件及數位檔案放到雲端。只要辦公室網路不會太慢的話,完全可取代隨身碟使用。不過由於免費版本空間有限,故Dropbox不是讓您儲存所有檔案的地方,而是讓您先整理好自己的檔案,然後才把目前對您來說最重要的檔案集中給Dropbox同步管理。

如果是重要但最近不常用的檔案,建議備份於其他電腦的硬碟上,或是隨身硬碟裡。此外,如果是個案資料等隱私相關或機密文件(組織帳號密碼),則需謹慎考量,勿輕易放上雲端。

像我們在撰寫這篇文章時,檔案就放在Dropbox的備份資料夾內,隨時有修改、隨時會上傳備份,再也不怕電腦當機資料不見囉!

立即申請Dropbox! http://npo.frontier.org.tw/dropbox


第二層雲端備份
您的工作檔案已經異地備援 (儲存在雲端),但是您還不放心,想要多一層雲端備份嘛?Windows Live Mesh是微軟出品的跨平台檔案同步工具,類似Dropbox的功能。

透過 Windows Live Mesh,無論您使用的是Windows 或 Mac 等不同的作業系統,都能讓所有電腦裡的文件或其他數位檔案保持在最新的版本,並同步到 SkyDrive 所提供的 5GB 空間裡。即使您的電腦暫時無法上網,依然可以檢視及使用所需的檔案。

而且更方便的是,您只要有MSN的帳號就可以登入使用Live Mesh。在開拓我們將Live Mesh 做為第二層的檔案備份使用,平日工作主要還是使用Dropbox。


參考文章:
Windows Live Mesh 微軟推出的雲端檔案備份、儲存服務(有詳細操作說明)
http://www.freegroup.org/2010/11/windows-live-mesh/

延伸閱讀:
第二週:即時溝通雲端—電子郵件
第三週:協同合作雲端
第四週:活動舉辦雲端
第五週:密碼管理雲端


介紹了以上的雲端工具及服務,您是不是也蠢蠢欲動想要馬上來使用呢?還有您可能還會說,我服務的非營利機構也需要正版的桌上型軟體呢,例如:Windows 7以及Office 2010或是防毒軟體等等。

別忘記,只要您是具有法人身分的非營利機構,就有資格到科技濃湯的非營利組織軟體捐贈平台申請這些正版軟體哦。

科技濃湯平台:http://techsoup-taiwan.org.tw/

NPO的夥伴們,如果您覺得還有哪些雲端工具值得介紹給非營利組織使用。請告訴我們!!

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