原文網址：http://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/collecting-and-reporting-on-data
收集數據資料並呈現於報表
如何讓非營利組織的運作更以數據資料為基礎
作者 / Kevin Lo
2012年5月8日
由於數據資料（data）已經成為非營利組織完成使命（任務），越來越不可或缺的一部分，所以這篇文章將探索數據資料對非營利組織的意義為何。將數據資料轉化成資訊，一開始是具有挑戰性的，但相對地，隨之而來的好處也很多，特別是不少新工具使得這項工作更加容易。現在就來學習如何讓組織的運作方式，更加數據資料導向（data-driven）吧。
什麼是數據資料？
隨著組織運作更加數位化，將會收集到更多數據資料。所謂的數據資料，可以是組織的收容所消耗了多少能源？花了多少錢？或者當月所服務的婦女人數等基本資料。然而，當我們收集的數據資料越來越多時，也必須學習有效地將其轉化為資訊。例如，如果您看到數據資料顯示，某空間所耗費的能源比另一相似大小的空間更多的話，您可能會考慮稽核這兩處的能源使用；同樣地，也許某收容所比其他的收容所服務了更多的婦女，那麼額外的數據資料可能會顯示，其實這樣做的效率反而比較低。學習以數據資料為中心的思考方式，將幫助您更好地達成組織使命。雖然您可能覺得改變現狀很麻煩，但花些時間轉變為數據資料導向的組織將帶來更好的結果。
數據資料的儲存與運用
您的數據資料可能會以各種不同的檔案格式，分散各處。從多年前的紙本文件、以VHS格式儲存的影片，或是儲存在備份硬碟裡、卻因格式老舊而無法再存取的電腦檔案。回到我們先前提過的例子，您肯定會記錄組織在一個月內服務了多少婦女。您的接案報告是寫在紙上的嗎？您有實習生負責將上述資料輸入到試算表裡嗎？然後您再將這些資訊輸入到個案管理資料庫（Client Management Database）？你極可能使用上述三種不同方式來收集資料，然而，未來要分析它們卻必須使用不同的方式才能取得和運用。
以紙本形式記錄的資訊可能是最安全、直接的方式。當你需要時，它會一直都在（除非發生火災或其他災難）。您可在紙本上做筆記以備將來參考，並存放在安全的地方。但如果資料沒有數位化，我們將無法快速預測服務對象的發展趨勢（例如：人口統計），也無法迅速分辨某人尋求幫助的頻率或相關的需求。要解讀紙本記錄的意義，總需要額外的處理工作；甚且，除非您準備了充份的紙本記錄副本並放在多個不同地點，不然一場天然災害就可能失去所有資料。相對地，您卻可以不受限制地複製已數位化的資料。
使用EXCEL試算表（spreadsheets）記錄是稍微好一點的方法，因為它會提供一些對工作的細微洞察。如果目的是編列預算，試算表可以讓您檢視並做募款規畫，但它卻不適合用來了解我們的服務個案。基本的經驗法則是：如果您不需要針對資料進行數據計算，通常就不使用試算表；相對來說，試算表反倒是決定資料之間關係（data relationships）的最佳工具。回到我們之前舉的例子，你可用它來找出一名全職員工（FTE, full-time employee）在收容所裡服務的個案數量，並根據這個數據來比較不同收容所的績效。缺乏合適的數據收集，您就無法依此衡量成效。擁有可供分析格式的數據資料，可讓您找出規劃上的落差，或找出讓工作更有效率的作法。
此外，找出需求之外的趨勢通常是值得的。例如，圖表化來自非持續性個案的申請數或到訪數（相對於持續性個案），有助於看出趨勢變化的原因──是由於人口的成長？或當地政府機構的服務縮減？抑或是一場新運動所帶動的認知(awareness)所致？當您試圖深化組織的影響力，這就是決策者和捐助人所希望看到的報告。
使用數據資料來衡量成效，並不只是將服務的產出除以投入的資源而已。服務的成果，像是公眾意識（awareness）或社區合作等，通常並不能從單一的表單看出來。譬如資料庫（databases）或支持者關係管理系統 (constituent management systems, CRM) 等工具，可以協助您管理所有的人脈關係和互動，這些工具還可以讓您看出您的支持者網絡的活動規模和數量，因為，這些才是您在數字和捐款金額之外，致力成長的重點。
常用的數據收集和分析工具
非營利機構有很多可用來收集和分析數據資料的工具。以下為您介紹一些常用的工具：
- 資料庫（database）：資料庫將資訊儲存成一筆一筆的記錄，像是一個數位索引卡檔案（digital index card file)。每筆記錄裡可包含您想要的所有訊息。資料庫可依需要客製化，如捐款人資料庫或是個案資料庫等。每一種資料庫的複雜度、功能和特性或許會不同，但將資料儲存為一筆筆記錄的基本前提是相同的。（譯註：在日常生活中，我們會面對許多不同型態的資料，如捐款人的資料、個案服務資料等等。為了保存這些資料，我們會自定一些規則，將它們有組織地記錄在紙張或電腦上，以便將來取用。我們用這樣的方法長期保存資料，就算是一種「資料庫」。參見http://tw.knowledge.yahoo.com/question/question?qid=1005022801072）
- 支持者（客戶）關係管理系統（CRM）：客戶或支持者關係管理系統是一套資料庫應用程式，儲存被記錄的不同個人的基本資料及互動歷史。讓使用者得以查看、了解捐款人、客戶或組織的活動和行動，藉由追蹤被記錄者的電話、電子郵件和會議，使用者能了解並積極主動地與支持者進行互動。
- 商業智慧軟體（Business Intelligence Software）：此類軟體可用來分析不同來源的資料，包括來自網路的數據資料，以瞭解組織的整體樣貌。這類軟體適用於：您已收集並整理好的資料，而且打算統整後用來分享和分析。
下一步：變成更以資料為導向的組織
我們已討論了許多如何更加資料導向的議題，也談了需要對資料有不同想像的許多理由。但如果在資源有限又人力緊繃的情況下，你可以怎麼做？以下是我們建議的一些具體步驟：
- 導入資料庫（Clean House）。 為清點現有資源，您應該開始把數據資料視為組織的資產。數據資料不只是工作的副產品，更是用來更有效率服務支持者的基礎，這表示您需要弄清楚哪些資料不能僅是紙本記錄或放在複雜的試算表裡，而應該匯入資料庫和支持者關係管理系統（CRM）裡。組織裡的兼職 IT 或專職的資訊人員應該能夠引導您完成整個導入過程，因為他們可能就是管理這些檔案的人。
- 了解您的數據資料。一旦軟體能夠處理所有的數據資料，您與組織主要的參與者，應一起思考哪些資料對他們的工作是最重要的？是財務績效的資料？或組織對社會的影響力？還是社會投資的報酬率？了解這些不同的角度將幫助您弄清楚，補充哪些資料後，將使得您的募款或影響力分析有不同的視野高度。
- 讓資訊變得吸引人。數據資料可用來說故事，也可快速呈現組織的簡要印象。一旦您掌握了你想知道的資訊後，再來就是讓重要的參與者選定展現這些訊息的最佳方式。大多數處理資料的軟體均內建了報表功能，從簡單粗略的條狀圖，到抽象化的「資訊圖表」（“infographics”），各種不同複雜度的呈現方式都有。然而，圖像和視覺化的方式會讓數據更吸引人，更容易被理解。
進階的數據資料使用
一旦您掌握了數據收集和分析的基礎概要，還有很多進階使用的可能性。以下是幾個例子：
- 將資料儀表板化（Dashboarding）。儀表板（如汽車裡常見的）能夠將許多不同來源的訊息，以容易閱讀的形式呈現出來。這項功能通常是頂級資料處理軟體的指標功能，而許多CRM系統為不同的部門及成員提供了客製化的儀表板模組。這樣就可讓組織裡負責開發資源的人，專注在圖表和圖形所呈現的募款相關數據，讓負責日常運作的人把精力集中在人力配置和服務的水準。
- 社群媒體分析（Social Analytics）。隨著越來越多的數據資料來自於網路上的互動，收集臉書上的留言和 Twitter 的轉推資料，有助於了解您的影響範圍以及受歡迎的話題。再加上比較傳統的數據來源，如：網站瀏覽數、郵件開啟率，社群媒體分析是用來了解線上能見度以及強化能見度的有力工具。
- 地理位置和地圖對應（Location and Mapping）。非營利組織正開始結合地理位置和地圖對應所產生的資料，以了解組織在內部和外部的服務狀況。例如，您可利用郵遞區號顯示出被服務群體的所在位置，並使用地址覆蓋上學校區域，就可看出哪些地方最適合舉辦教育活動。
