[活動紀錄] 2020非營利組織資訊運用座談會（上）

今年（2020）的非營利組織資訊運用座談會主題是「NPO的資訊策略與佈局——極端氣候 / 全球流動傳染病疫情，盤點與應變」，面對COVID-19 的襲擊，全球被迫停頓（lockdown）下，非營利組織所關注的貧窮、正義、平等、不落下任何一個人的價值，受到更嚴峻的挑戰，甚且非營利組織本身所需的資源是否將更短缺？我們該如何面對與因應？數位科技可以幫上什麼忙？怎麼幫忙等等，有很多需要進一步追問和面對的挑戰。

本次台北、高雄共三場活動，共有來自 96 個組織的 123 位夥伴，一起參與。透過參與式的活動設計與討論，並邀請在數位轉型過程中已呈現成果的組織，一起分享他們的策略與經驗，探討非營利組織如何跟上數位轉型的趨勢，導入有效的軟體與系統，以確保組織和服務運作的穩定；透過善用數位科技，來擴大影響力。

活動照片 https://flic.kr/s/aHsmP1LowH
活動簡報 https://www.slideshare.net/TechSoupTW/presentations
本次活動紀錄的下集

一、透過波浪分析法，一起檢視非營利組織的現況

由二位引導師帶領的波浪分析，想引領大家思考「檢視全球疫情發展下，（我們）臺灣非營利組織界的現況？」以波浪為譬喻，呈現出五種狀態：

開始成形 (Emerging)：行動逐漸確立，得到能量，學習曲線快速
衝刺 (Swell)：正值潮流，看見正面的效果，持續的學習流
波鋒 (Crest) ：產生最好的結果，但是僅存的創意不多，成長空間有限
暗潮 (Undertow)：即便在成功當中，仍會帶來問題之深層模式，一不小心就會被吸到海底
漩渦 (Trough)：運作的不順利，但是不清楚要往哪裡去，有焦慮感，感到混淆

透過現場的分組討論，每組產出至少6張卡片，分別張貼在覺得適合的位置。這些卡片沒有必然的對錯或順序，有時同一張卡片會代表不同狀態下的觀點。與會者共創的內容，請參考下圖高雄場的卡片。

二、他山之石：不同組織的探索 / 成功經驗分享

北高兩場，各有六位的經驗分享，摘述部份如下：

（一）陳文良秘書長、高翠敏副秘書長（台灣數位文化協會）：COVID-19對 NPO 的衝擊與影響（簡報）

在今年4/7～5/6期間，NPOst 公益交流站針對疫情為 NPO 帶來的衝擊與影響，進行了調查，共收到 165 份有效回覆，針對這些回覆報告了初步的數據整理與觀察。

回覆問卷的超過八成都是 NPO/NGO，所服務的議題和對象則以教育培力、兒少關懷、身心障礙等較多。而在這波疫情帶來的影響中，組織最有感的是「捐款下降」、「服務工作被迫改變型態」和「服務工作被迫減少」，因此相關的因應，首要仍是面對疫情所做的「實施健康管理與關懷措施」，其他則是面對受到衝擊的服務，研議新營運或服務方式，或暫時只能中止或減少服務工作。

俗話說危機就是轉機，面對疫情帶來的挑戰，組織普遍認為所帶來正面的影響有「重新思考形成長期的正面影響」、「組織調整產生短期的正面影響」和「組織調整產生長期的正面影響」。而面對疫情所帶來的負面影響，包括前面提到「捐款下降」等挑戰，在數位方面，組織必須先意識到問題，才有可能進行改變，因此需要從組織和組織工作者這二個面向來思考，進行數位體檢。例如：

如何轉型：內部營運模式、服務模式
轉型諮詢與評估：數位成熟度、工具導入

這些數位體檢和實際進行轉型的過程，需要做好內部溝通，不只是工具和工作習慣的改變，也會牽涉到整體工作文化的不同，所以關鍵人（keyperson）的態度很重要。並就組織整體的數位策略、資安和員工的數位常識等，進行思考和規劃，才比較可能是好的起步。

（二）陳依玲執行長：財團法人羅慧夫顱顏基金會數位應用分享（簡報）

羅慧夫顱顏基金會主要是服務先天性顱顏缺陷的孩子，包括唇顎裂、小耳症或其他顱顏疾病。因為疫情的關係，原本的「門診跟診」和「出國義診」的服務都被迫取消，使得社工組和國際合作組的工作受到影響，但負責資源募集、網路行銷和方案舉辦的「資源開發組」，則不受影響。

所以疫情期間，組織的募款反而有微幅成長，面對不同的溝通對象，保有工具使用的彈性，譬如面對外部支持者，透過官網、臉書粉絲團/社團、Line/Line@等工具，持續維持聯繫和溝通的熱度，並讓服務的提供更有效率，譬如懷孕或剛生產的母親，可以透過官網的諮詢單、通報單的填寫，迅速獲得服務或諮詢的提供；臉書粉絲團/社團則有各區志工團和受服務對象的社群。

另一方面，組織內部的協作和溝通則使用 Office 365 / Teams，進行文件的協作共筆和跨區╱跨國的視訊會議。由於視訊會議的成效不錯，未來也會考慮實體和線上會議並行的方式；工作人員也可以透過人資打卡 App ，不再受限上班地點，方便在家工作或分流上班；志工╱喘服員服務紀錄 App，讓志工的管理更加簡便，資料並可同步整合在 O365 裡使用。

（三）王毓寧執行長：夢想之家數位轉型分享（簡報）

夢想之家的宗旨是「陪伴青少年度過困境，鼓舞和啟發他們，塑造他們在品格、能力、創意、服務上卓越的明日領袖」，服務內容包括青年人才就業計畫和素養養成學校等等。

面對這波疫情，他們首先思考組織在疫情中的心態與定位是什麼？要攻還是守？最後他們決定「進攻與防守同等重要」，因此要「擷取核心，變換做法，延續使命」。除了針對疫情而在三個服務場館設立不同階段的防疫原則，同時也訂定相對應的服務應變機制，讓核心服務即便在最嚴重的情況下，都可以以線上的方式延續。

過去內部對於改變的意識和接收度不高，但在疫情的挑戰下，他們決定擁抱改變，所以夢想之家在3個月內加速完成導入 Office 365 的計畫。

接著則是「思考價值」：使命的核心是什麼？如果萬事皆可棄，最無法取代的是什麼？他們擷取的核心是「陪伴與培訓」，同時變換作法「運用科技工具」，來達到延續使命的目標。將學生陪伴與培訓線上化，彈性運用不同年齡層學生會使用的工具（Line、Skype和Teams，及 Webex），也成功透過 Teams 來進行28位專業導師共16小時的線上培訓，並且全職團隊運作線上化（Teams）、辦公分流。

最後則是「行動與分享」：站在組織的位置上，分享讓社會看見組織所看見的需要。號召社會大眾投入慈善行動，啟動防疫物資包的捐助。