2020年7月27日 星期一

[活動紀錄] 2020非營利組織資訊運用座談會(上)



今年(2020)的非營利組織資訊運用座談會主題是「NPO的資訊策略與佈局——極端氣候 / 全球流動傳染病疫情,盤點與應變」,面對COVID-19 的襲擊,全球被迫停頓(lockdown)下,非營利組織所關注的貧窮、正義、平等、不落下任何一個人的價值,受到更嚴峻的挑戰,甚且非營利組織本身所需的資源是否將更短缺?我們該如何面對與因應?數位科技可以幫上什麼忙?怎麼幫忙等等,有很多需要進一步追問和面對的挑戰。

本次台北、高雄共三場活動,共有來自 96 個組織的 123 位夥伴,一起參與。透過參與式的活動設計與討論,並邀請在數位轉型過程中已呈現成果的組織,一起分享他們的策略與經驗,探討非營利組織如何跟上數位轉型的趨勢,導入有效的軟體與系統,以確保組織和服務運作的穩定;透過善用數位科技,來擴大影響力。

一、透過波浪分析法,一起檢視非營利組織的現況



由二位引導師帶領的波浪分析,想引領大家思考「檢視全球疫情發展下,(我們)臺灣非營利組織界的現況?」以波浪為譬喻,呈現出五種狀態:

  1. 開始成形 (Emerging):行動逐漸確立,得到能量,學習曲線快速
  2. 衝刺 (Swell):正值潮流,看見正面的效果,持續的學習流
  3. 波鋒 (Crest) :產生最好的結果,但是僅存的創意不多,成長空間有限
  4. 暗潮 (Undertow):即便在成功當中,仍會帶來問題之深層模式,一不小心就會被吸到海底
  5. 漩渦 (Trough):運作的不順利,但是不清楚要往哪裡去,有焦慮感,感到混淆

透過現場的分組討論,每組產出至少6張卡片,分別張貼在覺得適合的位置。這些卡片沒有必然的對錯或順序,有時同一張卡片會代表不同狀態下的觀點。與會者共創的內容,請參考下圖高雄場的卡片。 



二、他山之石:不同組織的探索 / 成功經驗分享

北高兩場,各有六位的經驗分享,摘述部份如下:


(一)陳文良秘書長、高翠敏副秘書長(台灣數位文化協會):COVID-19對 NPO 的衝擊與影響(簡報




在今年4/7~5/6期間,NPOst 公益交流站針對疫情為 NPO 帶來的衝擊與影響,進行了調查,共收到 165 份有效回覆,針對這些回覆報告了初步的數據整理與觀察。

回覆問卷的超過八成都是 NPO/NGO,所服務的議題和對象則以教育培力、兒少關懷、身心障礙等較多。而在這波疫情帶來的影響中,組織最有感的是「捐款下降」、「服務工作被迫改變型態」和「服務工作被迫減少」,因此相關的因應,首要仍是面對疫情所做的「實施健康管理與關懷措施」,其他則是面對受到衝擊的服務,研議新營運或服務方式,或暫時只能中止或減少服務工作。

俗話說危機就是轉機,面對疫情帶來的挑戰,組織普遍認為所帶來正面的影響有「重新思考形成長期的正面影響」、「組織調整產生短期的正面影響」和「組織調整產生長期的正面影響」。而面對疫情所帶來的負面影響,包括前面提到「捐款下降」等挑戰,在數位方面,組織必須先意識到問題,才有可能進行改變,因此需要從組織和組織工作者這二個面向來思考,進行數位體檢。例如:

  1. 如何轉型:內部營運模式、服務模式
  2. 轉型諮詢與評估:數位成熟度、工具導入
這些數位體檢和實際進行轉型的過程,需要做好內部溝通,不只是工具和工作習慣的改變,也會牽涉到整體工作文化的不同,所以關鍵人(keyperson)的態度很重要。並就組織整體的數位策略、資安和員工的數位常識等,進行思考和規劃,才比較可能是好的起步。

(二)陳依玲執行長:財團法人羅慧夫顱顏基金會數位應用分享(簡報



羅慧夫顱顏基金會主要是服務先天性顱顏缺陷的孩子,包括唇顎裂、小耳症或其他顱顏疾病。因為疫情的關係,原本的「門診跟診」和「出國義診」的服務都被迫取消,使得社工組和國際合作組的工作受到影響,但負責資源募集、網路行銷和方案舉辦的「資源開發組」,則不受影響。

所以疫情期間,組織的募款反而有微幅成長,面對不同的溝通對象,保有工具使用的彈性,譬如面對外部支持者,透過官網、臉書粉絲團/社團、Line/Line@等工具,持續維持聯繫和溝通的熱度,並讓服務的提供更有效率,譬如懷孕或剛生產的母親,可以透過官網的諮詢單、通報單的填寫,迅速獲得服務或諮詢的提供;臉書粉絲團/社團則有各區志工團和受服務對象的社群。

另一方面,組織內部的協作和溝通則使用 Office 365 / Teams,進行文件的協作共筆和跨區╱跨國的視訊會議。由於視訊會議的成效不錯,未來也會考慮實體和線上會議並行的方式;工作人員也可以透過人資打卡 App ,不再受限上班地點,方便在家工作或分流上班;志工╱喘服員服務紀錄 App,讓志工的管理更加簡便,資料並可同步整合在 O365 裡使用。

(三)王毓寧執行長:夢想之家數位轉型分享(簡報



夢想之家的宗旨是「陪伴青少年度過困境,鼓舞和啟發他們,塑造他們​在品格、能力、創意、服務上卓越的明日領袖」,服務內容包括青年人才就業計畫和素養養成學校等等。


面對這波疫情,他們首先思考組織在疫情中的心態與定位是什麼?要攻還是守?最後他們決定「進攻與防守同等重要」,因此要「擷取核心,變換做法,延續使命」。除了針對疫情而在三個服務場館設立不同階段的防疫原則,同時也訂定相對應的服務應變機制,讓核心服務即便在最嚴重的情況下,都可以以線上的方式延續。

過去內部對於改變的意識和接收度不高,但在疫情的挑戰下,他們決定擁抱改變,所以夢想之家在3個月內加速完成導入 Office 365 的計畫。

接著則是「思考價值」:使命的核心是什麼?如果萬事皆可棄,最無法取代的是什麼?他們擷取的核心是「陪伴與培訓」,同時變換作法「運用科技工具」,來達到延續使命的目標。將學生陪伴與培訓線上化,彈性運用不同年齡層學生會使用的工具(Line、Skype和Teams,及 Webex),也成功透過 Teams 來進行28位專業導師共16小時的線上培訓,並且全職團隊運作線上化(Teams)、辦公分流。

最後則是「行動與分享」:站在組織的位置上,分享讓社會看見組織所看見的需要。號召社會大眾投入慈善行動,啟動防疫物資包的捐助。




而夢想之家在組織數位轉型的過程中,也透過生動的「王國比喻」來協助每位同仁喜歡上改變,將 Teams 的工具介紹轉變為容易理解的遊戲比喻。最後成功將各部門檔案雲端化,線上會議的效能也提昇,還使用 Planner 進行專案管理,得到勇氣與成功的經驗。




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