「當我們 Teams 在一起」家扶社工專業訓練-參與感言

作者：林合昕（失親兒基金會）

很榮幸今年有機會參與家扶基金會舉辦的內部社工人員專業訓練「當我們 Teams 在一起」，回想過去北、中、南、東共 5 場訓練，看到第一線社工同仁從台灣的四面八方前來，大家不僅暫時放下手邊忙碌的工作，還從每次訓練課程中感受到與會同仁們專注的眼神、遇到問題就積極地詢問，以及認真參與主辦單位設計的情境演練，我覺得蠻感動的，想必是大家期盼科技帶來的力量能對日常工作有所幫助。

我所服務、即將邁入第 13年 的單位，也是我負責導入微軟雲端捐贈的其中一個單位——失親兒福利金會——開始使用 Teams 是從一個音樂培力專案開始。有一位知名藝人和失親兒基金會一起關心、幫助年幼失去父母的失親兒，更在 2019 年期待運用所長，承諾長期來幫助對音樂有興趣的失親兒少們，學習音樂。這個專案在許多嘗試後，開始使用 Teams 視訊會議來進行實體與遠距教學，參與專案的二十多位學生分散在台灣不同的縣市，當老師在其中一個縣市進行實體教學時，其他縣市的學生則可以透過視訊學習，並且依賴高畫質的影像而有好的教學品質。有幾次課程，老師甚至在美國出差，仍然可以在約定的時間正常上課，而有時需要請假的同學，也能透過 Teams 的會議錄影，自行補課。有了 Teams 的幫助，讓這個專案、藝人老師的愛心，跨越了時間與空間的限制，成就了孩子們想要學習的心願。

活動現場照片（家扶基金會提供）

在這次的訓練課程中，我負責分享 Teams 在 NPO 中實際運用的案例，除了介紹上述的音樂培力專案之外，也分享了以下兩點：

一、網路即時訊息成為團隊工作不可或缺的一部分

比起傳統的聯繫方式（如電話、E-mail、開會等），網路即時訊息已大幅提升溝通的效率，我認為就算不用 Teams，大家平時也常使用 Line、FB 等工具，進行即時討論與傳遞訊息。然而 Teams 在資訊安全、權限控管、內容的保存與應用上，皆更合適在工作上使用。近期更因為防疫的關係，當在家工作者有會議需求時，Teams 與 Zoom、或其他視訊軟體一樣，能克服空間的限制、進行高畫質的視訊會議，並能邀請組織外部的人一同加入團隊，共享檔案及資源。


二、Teams 可連結其他線上系統

基本上只要網路可存取的系統，都能連接在 Teams 裡，因此有機會塑造所有工作都在 Teams 進行的集中環境，在訓練中分享以下 5 點：

1. Teams 可結合的雲端檔案系統，包含 Sharepoint 文件庫、OneDrive、Google 雲端硬碟、Dropbox、Box 等雲端儲存空間。
2. Teams 結合 Office 365 內的 Planner，進行工作的規劃、指派與管理。
3. Teams 結合 Sharepoint List、Wiki 等工具，進行器材的清單管理、事項布達、工作 SOP、每日工作紀錄…等等。
4. Teams 結合 Office 365 中，以 Power App 製作的應用程式，如：物資管理系統、出勤管理系統、志工簽到與服務紀錄…等等。
5. Teams 結合 Power BI 來看數據統計的分析圖表，如：各區出勤統計表等。

很期盼我的一點點經驗分享，能引發大家在各自工作情境的運用，更期盼透過先進科技，能夠給予 NPO 夥伴們更多的力量、武器、工具，使自己的工作更輕省，也能幫助更多需要的人。

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