2016年6月29日 星期三

[活動紀錄] 2016「非營利組織資訊科技運用」座談會




今年(2016)的非營利組織資訊科技運用座談會,巡迴了台北(6/14)、台中(5/26)和高雄(6/7),並在台北舉辦了 3 場社群/內容經營系列座談會,6場活動計有 309 個組織、499 位 NPO 夥伴們,一起參與。

講題包含:

以下為第 1、2 點的內容分享,其餘活動內容請參考上方超連結內的紀錄。

1. 王仲麒:Visio 給你好用的家系圖工具(簡報




王仲麒老師@高雄場(更多照片請見 Flickr

Visio 是功能強大的流程圖與圖表繪製軟體。雖然 Word 或 PowerPoint 裡也可以進行簡單的繪圖,但和 Visio 的原理並不相同。過去有不少 NPO 夥伴為了繪製家系圖,在舊版 Word 上安裝外掛,拉圖形一個一個畫、對齊,但因為 Word 原本就不是設計專門用來繪圖,所以需要花費很多時間。


(此為網路上 Visio 2010 的入門教學影片,讓大家參考 Visio 的繪製過程)

在 Visio 裡,不同主題的圖形都有各自的樣板(Stencils),樣板裡包含了很多智慧圖形(Smart Shapes),同時各個圖形的連結有「黏附」功能,移動或改變圖形時,容易調整、自動對齊,畫面美觀整齊;圖形內也可以自訂、儲存各種欄位資料,或透過內建的精靈功能(Wizard)將 Excel、Sharepoint 等表單資料倒入,就可自動繪製出包含資料的圖形。



這次邀請微軟的 MVP (Most Valuable Professional) 專家王仲麒老師,協助開發家系圖樣板(見上圖),包含「成員、子女與收養、婚姻關係與連接器、關係與生活圈、關係連接線」5 組內容。歡迎大家依照科技濃湯討論區的說明,進行下載、試用與留言,給予更多回饋,未來王老師也會進一步根據大家的意見,進行家系圖樣板的修改。

若組織需要 Visio 軟體,也可到科技濃湯申請:

  1. Visio Professional (包含軟體保證)
  2. Visio Standard (包含軟體保證):本產品並沒有與 Excel 表單或 Sharepoint 等資料庫相連結的功能;若您需要與資料庫相連的功能,需申請 Visio Professional。 
2. 提昇組織管理、溝通分享的雲端辦公室平台—Office 365使用經驗分享

Office 365 非營利組織版本(以下簡稱 O365),目前提供了 5 種方案,包括 2 種免費捐贈,及 3 種極優惠折扣方案。

許多人誤以為 O365 只是傳統 Office 文書處理軟體,其實 O365 是強大的雲端辦公室系統,舉凡 Email 代管、每個帳號 1TB 雲端硬碟、企業級視訊會議等等,為 NPO 打造企業等級的工作環境,讓組織內部的溝通與工作效率,更上層樓。

王麗絲:Office 365 新訊報你知(台灣微軟) (簡報


講師王麗絲@高雄場(更多照片請見 Flickr

王麗絲在分享中提到 O365 的三個重要新功能:
  1. 資訊安全,雲端備份:2016 年將是勒索軟體(歡迎參考網二分享)繼續肆虐的一年。O365 的商務用 OneDrive 功能,可以保持電腦本機與雲端備份的檔案同步更新,同時「版本控制」功能,可以在雲端保持不同時間的版本內容,若檔案被勒索軟體鎖住,可以透過雲端備份回復至前一個舊版本。 
  2. 影音串流平台:O365 內建 Video 功能,可以輕鬆建置組織內部的影音頻道,用作教育訓練或影片資料庫。 
  3. 行動辦公室 App:O365 的各種功能,目前都有開發 App 可供手機使用,其中的 Groups 功能,有類似 Line+FB 的特色,能夠讓組織內的工作人員,公私分明,不再使用臉書或 Line 進行公事交辦,並且易於查找訊息、通知設定也更符合工作需要 


駱安玲:NPO 如何資訊化一次就上手(雙連視障關懷基金會)


駱安玲執行長@高雄場(更多照片請見 Flickr



駱執行長則從主管的角色出發,分享 O365 對於管理組織的好處。因為 O365 包含了 Email 帳號、日曆、商務用 Skype(視訊會議)、聯絡人、Yammar(組織內的FB)等等工作所需的溝通功能,大大降低查找歷史訊息、公私不分及訊息得再三溝通的時間成本。


駱執行長只花了一個週末,根據 O365 的線上教學進行設定,就完成導入。她認為,主管階層是否有導入、使用 O365 的決心,是很關鍵的。透過免費捐贈的 O365,即便組織沒有專職 IT 人員,也可以使用企業等級的工作環境,不必再管理、花費伺服器的成本,也不要為了某個功能得找廠商進行系統建議,為組織管理及共同工作,帶來很大助益。

蔡東銘:Office 365經驗分享(基督門徒訓練中心) (簡報



講師蔡東銘@台中場(更多照片請見 Flickr

東銘在分享中不斷強調「O365 是企業等級的服務」——代表 O365 的高穩定性及適合組織使用的功能內容。東銘分享了以下功能:

  1. Outlook:郵件代管、共用通訊錄與群組、自建群組、與 Outlook 2013整合,讓郵件功能「穩定可靠、管理方便」。 
  2. OneDrive:與 Office 2013 整合、檔案共用、同步整理、線上閱讀和編輯,營造「超值儲存、最佳整合」的環境。 
  3. SharePoint:內部網站、公告欄、行事曆、工作管理、Wiki文件庫、與 Outlook 整合、清單設定,有助於訊息交流、管理加分。 
  4. 商務用 Skype:多方交談、可加入免費版 Skype 聯絡人、展示桌面及簡報檔,方便的線上會議功能,可以「多元互動、遠距教學」。 
  5. Video:內部影片分享空間 
  6. 管理員:可以透過管理中心,進行各項設定與管理。 
最後東銘總結 O365 對組織的效益如下圖。

林合昕:Office 365使用心得(失親兒福利基金會) (簡報



講師林合昕@台北場(更多照片請見 Flickr

合昕曾在去年的「非營利組織資訊科技運用」座談會上,分享組織為何導入 O365 的慘痛經驗。這次他帶來,當組織的規模擴充後,O365 所帶來的便利及節省成本,譬如:
  1. 使用 商務用 Skype 來做各地辦公室的視訊會議,一年可節省 5萬多元。 
  2. Video:方便內部教育訓練及成果影片的匯集 
  3. 使用 SharePoint 做 Wiki 知識庫,方便知識及工作經驗的傳承;也可用作活動報名管理 
  4. 運用清單、表單,結合工作流程及 Email,來做請假的流程審核 
合昕並分享幫忙另一個小單位「中華社區厝邊頭尾營造協會」,一樣透過 SharePoint 的表單功能,來做個案管理紀錄,方便匯總成可以繳交的報告。(如下圖)



合昕以厝邊頭尾協會的 SharePoint 為例,比較了失親兒基金會透過廠商客制化的個案系統,二者的功能類似,但後者的靈活度不如前者、需要撰寫程式的門檻和時間也比較高(如下圖)。



合昕也比較了他所協助的一個一般中小企業以 O365 所建置的服務,相較起來,非營利組織的捐贈完全免費,以失親兒基金會的規模來看,每年等於節省了至少 150 萬的資訊系統支出,還不包括節省購買 Server 硬體與人力維護等成本。(如下圖)



小結


與會者組圖(更多照片請見 Flickr

看完以上的分享,是否對家系圖或 Office 365 的使用,躍躍欲試?若您想進一步試用或瞭解,請參考以下資源:

Visio
  1. 微軟 Visio 家系圖樣板與教學手冊,最終版開放下載!
Office 365
  1. Office 365 最新方案的介紹:您所必須知道的微軟 Office 365 非營利組織版—探索將辦公室搬到雲端空間的好處
  2. Office 365 非營利組織方案,開放申請囉!(內有如何申請的教學)
  3. Office 365 線上學院:由淺至深,帶您一步步無痛完成O365 的設定與使用

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