[活動紀錄] 2016「非營利組織資訊科技運用」座談會

今年（2016）的非營利組織資訊科技運用座談會，巡迴了台北（6/14）、台中（5/26）和高雄（6/7），並在台北舉辦了 3 場社群／內容經營系列座談會，6場活動計有 309 個組織、499 位 NPO 夥伴們，一起參與。

講題包含：

• 王仲麒：Visio 給你好用的家系圖工具 
• 微軟與 NPO 夥伴：提昇組織管理、溝通分享的雲端辦公室平台—Office 365使用經驗分享 
• 王麗絲：Office 365 新訊報你知（台灣微軟） 
• 駱安玲：NPO 如何資訊化一次就上手（雙連視障關懷基金會執行長） 
• 蔡東銘：Office 365經驗分享（基督門徒訓練中心資訊組長） 
• 林合昕：Office 365使用心得（失親兒福利基金會資訊組長） 
• 3/09 施典志：善用網路工具，非為工具所用
• 3/23 施典志：「叫賣」非「溝通」，不要讓服務變得廉價
• 5/18 李怡志：面對網路新力量—社群媒體的經營，要為社群服務而做

以下為第 1、2 點的內容分享，其餘活動內容請參考上方超連結內的紀錄。

1. 王仲麒：Visio 給你好用的家系圖工具（簡報）

王仲麒老師＠高雄場（更多照片請見 Flickr）

Visio 是功能強大的流程圖與圖表繪製軟體。雖然 Word 或 PowerPoint 裡也可以進行簡單的繪圖，但和 Visio 的原理並不相同。過去有不少 NPO 夥伴為了繪製家系圖，在舊版 Word 上安裝外掛，拉圖形一個一個畫、對齊，但因為 Word 原本就不是設計專門用來繪圖，所以需要花費很多時間。

（此為網路上 Visio 2010 的入門教學影片，讓大家參考 Visio 的繪製過程）

在 Visio 裡，不同主題的圖形都有各自的樣板（Stencils），樣板裡包含了很多智慧圖形（Smart Shapes），同時各個圖形的連結有「黏附」功能，移動或改變圖形時，容易調整、自動對齊，畫面美觀整齊；圖形內也可以自訂、儲存各種欄位資料，或透過內建的精靈功能（Wizard）將 Excel、Sharepoint 等表單資料倒入，就可自動繪製出包含資料的圖形。



這次邀請微軟的 MVP (Most Valuable Professional) 專家王仲麒老師，協助開發家系圖樣板（見上圖），包含「成員、子女與收養、婚姻關係與連接器、關係與生活圈、關係連接線」5 組內容。歡迎大家依照科技濃湯討論區的說明，進行下載、試用與留言，給予更多回饋，未來王老師也會進一步根據大家的意見，進行家系圖樣板的修改。

若組織需要 Visio 軟體，也可到科技濃湯申請：

1. Visio Professional (包含軟體保證)
2. Visio Standard (包含軟體保證)：本產品並沒有與 Excel 表單或 Sharepoint 等資料庫相連結的功能；若您需要與資料庫相連的功能，需申請 Visio Professional。 

2. 提昇組織管理、溝通分享的雲端辦公室平台—Office 365使用經驗分享

Office 365 非營利組織版本（以下簡稱 O365），目前提供了 5 種方案，包括 2 種免費捐贈，及 3 種極優惠折扣方案。

許多人誤以為 O365 只是傳統 Office 文書處理軟體，其實 O365 是強大的雲端辦公室系統，舉凡 Email 代管、每個帳號 1TB 雲端硬碟、企業級視訊會議等等，為 NPO 打造企業等級的工作環境，讓組織內部的溝通與工作效率，更上層樓。

王麗絲：Office 365 新訊報你知（台灣微軟） （簡報）

講師王麗絲＠高雄場（更多照片請見 Flickr）

王麗絲在分享中提到 O365 的三個重要新功能：

1. 資訊安全，雲端備份：2016 年將是勒索軟體（歡迎參考網二分享）繼續肆虐的一年。O365 的商務用 OneDrive 功能，可以保持電腦本機與雲端備份的檔案同步更新，同時「版本控制」功能，可以在雲端保持不同時間的版本內容，若檔案被勒索軟體鎖住，可以透過雲端備份回復至前一個舊版本。 
2. 影音串流平台：O365 內建 Video 功能，可以輕鬆建置組織內部的影音頻道，用作教育訓練或影片資料庫。 
3. 行動辦公室 App：O365 的各種功能，目前都有開發 App 可供手機使用，其中的 Groups 功能，有類似 Line+FB 的特色，能夠讓組織內的工作人員，公私分明，不再使用臉書或 Line 進行公事交辦，並且易於查找訊息、通知設定也更符合工作需要 

駱安玲：NPO 如何資訊化一次就上手（雙連視障關懷基金會）

駱安玲執行長＠高雄場（更多照片請見 Flickr）

駱執行長則從主管的角色出發，分享 O365 對於管理組織的好處。因為 O365 包含了 Email 帳號、日曆、商務用 Skype（視訊會議）、聯絡人、Yammar（組織內的FB）等等工作所需的溝通功能，大大降低查找歷史訊息、公私不分及訊息得再三溝通的時間成本。

駱執行長只花了一個週末，根據 O365 的線上教學進行設定，就完成導入。她認為，主管階層是否有導入、使用 O365 的決心，是很關鍵的。透過免費捐贈的 O365，即便組織沒有專職 IT 人員，也可以使用企業等級的工作環境，不必再管理、花費伺服器的成本，也不要為了某個功能得找廠商進行系統建議，為組織管理及共同工作，帶來很大助益。

蔡東銘：Office 365經驗分享（基督門徒訓練中心） （簡報）

講師蔡東銘＠台中場（更多照片請見 Flickr）

東銘在分享中不斷強調「O365 是企業等級的服務」——代表 O365 的高穩定性及適合組織使用的功能內容。東銘分享了以下功能：

1. Outlook：郵件代管、共用通訊錄與群組、自建群組、與 Outlook 2013整合，讓郵件功能「穩定可靠、管理方便」。 
2. OneDrive：與 Office 2013 整合、檔案共用、同步整理、線上閱讀和編輯，營造「超值儲存、最佳整合」的環境。 
3. SharePoint：內部網站、公告欄、行事曆、工作管理、Wiki文件庫、與 Outlook 整合、清單設定，有助於訊息交流、管理加分。 
4. 商務用 Skype：多方交談、可加入免費版 Skype 聯絡人、展示桌面及簡報檔，方便的線上會議功能，可以「多元互動、遠距教學」。 
5. Video：內部影片分享空間 
6. 管理員：可以透過管理中心，進行各項設定與管理。 

最後東銘總結 O365 對組織的效益如下圖。

林合昕：Office 365使用心得（失親兒福利基金會） （簡報）

講師林合昕＠台北場（更多照片請見 Flickr）

合昕曾在去年的「非營利組織資訊科技運用」座談會上，分享組織為何導入 O365 的慘痛經驗。這次他帶來，當組織的規模擴充後，O365 所帶來的便利及節省成本，譬如：

1. 使用 商務用 Skype 來做各地辦公室的視訊會議，一年可節省 5萬多元。 
2. Video：方便內部教育訓練及成果影片的匯集 
3. 使用 SharePoint 做 Wiki 知識庫，方便知識及工作經驗的傳承；也可用作活動報名管理 
4. 運用清單、表單，結合工作流程及 Email，來做請假的流程審核 

合昕並分享幫忙另一個小單位「中華社區厝邊頭尾營造協會」，一樣透過 SharePoint 的表單功能，來做個案管理紀錄，方便匯總成可以繳交的報告。（如下圖）



合昕以厝邊頭尾協會的 SharePoint 為例，比較了失親兒基金會透過廠商客制化的個案系統，二者的功能類似，但後者的靈活度不如前者、需要撰寫程式的門檻和時間也比較高（如下圖）。



合昕也比較了他所協助的一個一般中小企業以 O365 所建置的服務，相較起來，非營利組織的捐贈完全免費，以失親兒基金會的規模來看，每年等於節省了至少 150 萬的資訊系統支出，還不包括節省購買 Server 硬體與人力維護等成本。（如下圖）



小結

與會者組圖（更多照片請見 Flickr）

看完以上的分享，是否對家系圖或 Office 365 的使用，躍躍欲試？若您想進一步試用或瞭解，請參考以下資源：

1. 微軟 Visio 家系圖樣板與教學手冊，最終版開放下載！
2. Office 365：新功能上線 & 導入組織的受訪影片