2015年5月28日 星期四

【活動紀錄】104年「非營利組織資訊科技運用」座談會

今年(2015)的非營利組織資訊科技運用座談會,巡迴了台北(4/20)、台中(4/30)和高雄(5/5),共有 255 個組織、380 位 NPO 夥伴們,一起參與。

講題包含:創造自有媒體及募款、NGO 的資訊安全、O365 的雲端辦公室及 NPO 導入的經驗分享、網路與社會倡議的結合,及資料如何帶來新的公益面貌,希望可以帶給 NPO 夥伴們對未來更多前瞻性的思考,並著手準備。


本文目錄
  1. 台東孩子的書屋台北後援會:創造自己的媒體,說自己的故事
  2. 葉光釗:NGO工作者安全使用網際網路的秘訣
  3. 王麗絲:雲端辦公室 支持全心投入NPO工作的你
    林合昕:Office 365導入經驗分享
  4. 黃雋:網路科技於社會倡議
  5. 劉嘉凱:Data for Social Good:由資料驅動的公益新浪潮
  6. 現場照片
  7. 本次活動的意見反饋


1. 台東孩子的書屋台北後援會(尹立伯、黃仲豪):創造自己的媒體,說自己的故事(簡報


黃仲豪

尹立伯

「台東孩子的書屋台北後援會」是ㄧ群在不同行業工作的專業經理人,包含資訊、公關、企業主、文字工作者等等。而這樣一群專業志工(Pro Bono),以無酬或極低報酬,志願貢獻自己的專業於公益服務,因此和傳統的志工或許有些些不同。他們以職業裡的特殊技能,來提供 NGO 無法負擔的服務,在世界各地逐漸形成潮流。



因為有感於組織在不同階段會遭遇不同瓶頸——組織就像一棵樹,盆子(內部資源)大小是固定的,但樹(組織)會愈長愈大。

 
所以後援會規劃,需要一個大的行銷活動來募款。在 2013 年,他們協助書屋執行官網翻新、臉書粉絲團的經營,以及 CRM (支持者管理)系統的建置;並與書屋討論年度募款的策略與主軸,策劃多次媒體公關的露出,也為創辦人陳爸出版了「愛無所畏」一書,作為書屋行銷內容的總匯。

書屋的優勢是有「極豐富的內容」,包括 300 位孩子、50 位老師、無數的陪伴者及 13 年的歷史,以及許多從書屋長大的孩子。最後長出這樣的活動規劃:

  • 平面媒體露出:電視、報紙、廣播(仍有其效力,雖然重要性下降)
  • 自有媒體策略(Internet-based)
  • 內容的整理、產出及發表(優化)
    • 翻新網站(門面的可辨識度):財務部分,以前量入為出,甚至有發不出薪水的窘境,但書屋去年脫離了這樣的狀態,透過線上捐款機制,可讓支持者進行長期的小額捐款,即 333 專案,每個月300元或3000元,持續三年。這樣書屋也可以有比較穩定的資金來源和預期,有利於計畫的規劃和推動。
    • 現在則可以開始財務規劃,避免專案停止。
    • 出版新書
    • 經營臉書紛絲團
  • 建構 CRM(支持者關係管理系統)
  • 虛實整合 O2O(Online to Offline):除了線上行銷之外,離線行銷也是很重要的,因為面對面/接地的實際體驗,比較豐富立體,包括:
    • 公開演講:安排陳爸四處演講,讓他有機會面對潛在支持者,這些會現身的支持者,非常有可能轉換為現場捐款或其他支持行動。
    • 募款活動
    • 實地參訪書屋的田野旅行:例如透過以立(過去主要的服務是帶領國際志工到柬埔寨蓋房子),帶一些企業朋友們來做蓋房子的土磚。實地到書屋參訪參訪,幾乎每週都有,而實地看到的震撼力更強。
2013 年後援會花了 8-10 個月,和書屋一起合作,台東與台北一起協力分工。講者特別提到,作為外來資源或相關協助人,前提(期望)是:不要過度浪漫化進入 NGO 協助這件事,要不斷進行「現實的檢測」(reality check),看到並理解 NGO 原本的文化和認知的差別。

官網和粉絲團建立後,後援會陪伴了約 3-5 個月,之後都由書屋自己維護。書屋有公關組 3-5 人,其中一人固定在粉絲頁發文,內容約為 200 字的簡單故事。重點是:固定發文,累積內容。照片和影片(包含 Logo 和字幕)內容雖不是十分完美,但只要有幾張好的就可留作未來使用(Content Curation)。同時,有活動就應該有紀錄,整個組織一起幫忙提供素材。

CRM:一開始系統架設時,統整並匯入資料比較痛苦,之後就輕鬆了。電子報也在網站成立後一年,才由書屋生出來——所以尊重 NGO 自己的節奏是很重要的

※延伸閱讀[網二] 網路時代之自有媒體行銷:非營利組織篇(2014/12/09)


2. 葉光釗(台灣微軟技術長):NGO工作者安全使用網際網路的秘訣(簡報)(完整的指南手冊


20150420 「非營利組織資訊科技運用」座談會-台北場

葉技術長以深入淺出的方式,提醒大家使用網路及各種電腦、行動裝置,應該注意的事項。

  1. 「人」往往就是發生問題的對象。點擊任何連結或使用公共裝置時,記得停一秒,多想一下可能的風險。 
  2. 越新的軟體安全保護越高,隨時記得將軟體更新至最新版本
  3. USB 容易夾帶病毒,特別是來路不明的 USB,要特別小心病毒。
  4. 手機充電:許多手機可直接透過連接線,插上電腦充電,小心充電過程資料可能被不當存取。此外,中國製造的手機,也引起不少資料回傳、使用者卻渾然不知的爭議性情況。
  5. 手機遺失:目前許多手機系統商都提供手機遺失的追蹤及資料抹除服務,使用者應該留意相關設定。
  6. VPN 通道是經過加密的網路連線方式,許多電信商都有提供,可以確保在非辦公室的網路環境中,安全存取機敏性資料
  7. 二階段驗證:除了密碼之外,透過另一種方式來驗證使用者身份,譬如透過 Email、手機簡訊傳送認證碼,或使用 Google Authenticator 等第三方服務。
  8. 臉書的隱私設定、裝置登入通知:小心社群媒體的擴散性,慎選要放上社群媒體的資料。
  9. 資料的機敏性:根據資料的敏感程度,提供權限、憑證等不同等級的加密。
  10. 雲端服務的隱私權政策:雲端服務商針對你的資料,會做什麼?譬如 Google 會取用資料,來重置或做廣告投入的資料分析,某程度仍有資料回推的風險。
  11. 雲端整合服務:許多線上服務或 App 提供整合性服務,記得挑選較知名的品牌,並瞭解索取了哪些權限?索取得越多,越要小心。

3. 王麗絲 Alice(微軟O365情境應用與導入協助):雲端辦公室 支持全心投入NPO工作的你(簡報

林合昕(失親兒福利基金會-資訊人員):Office 365導入經驗分享(簡報



20150430「非營利組織資訊科技運用」座談會-台中場
 王麗絲

林合昕

Alice 簡介了 Office 365 雲端服務的重點功能,以及所提供的企業級安全防護,透過模擬NGO工作者的一天,讓 O365 應用於組織的想像及需求,更加具體,同時她也帶來微軟Office 365 線上學院的最新參考資源,透過由淺入深的分類說明與學習,想要瞭解或導入 O365 的使用者及管理者,可以快速上手,省去摸索資料的時間。

失親兒基金會的合昕,則帶來組織導入 O365 的經驗談。合昕從心輔員、社工至專職 IT 人員,一路工作內容的變化也反應出組織在成長中,相對應的資訊需求需要被滿足。由於歷經存取內部資料的伺服器硬體壞掉、國外伺服器因淹水而資料丟失等慘痛狀況,加速他們往雲端服務的移動。由於 Office 365 是由微軟負責相關雲端伺服器的配置及作業環境的更新,可以省下 IT 人員花費心力來做管理和維護,根據合昕的統計,節省了 1/5 的工作時間。

透過有決心的導入執行、各辦公室資訊種籽幫手的培養,及對同仁們的耐心陪伴,合昕憑藉一己之力及 O365 客服的即時協助,順利導入 O365,並且合昕也能根據 NGO 的需求,繼續開發及活用 O365 內的功能於組織不同的業務上,包括人事的請假管理、全台員工通訊錄的統一維護、不同辦公室之間物資的資訊整合等等。

目前 O365 的非營利組織方案是免費的,也歡迎大家多加瞭解、利用。請參考申請教學〈Office 365 非營利組織方案:功能與優點介紹〉,並可直接至微軟網頁申請


4. 黃雋 Jimmy Huang(網絡行動科技 / 開放文化基金會董事):網路科技於社會倡議(簡報


20150430「非營利組織資訊科技運用」座談會-台中場

網路並非只有臉書,社會倡議並非只靠粉絲,科技並非完全無法駕馭。Jimmy 希望藉由這次的分享,能夠為 NPO 介紹更開放的觀點,來了解如何參與、規劃、執行與網際網路相互連結的行動。 

  1. 為何開放?因為每個人都是社會裡不同的小圈圈,如果我們可以為了彼此都想守護的價值(如:利益良善、多元、創新、弱勢受到尊重、公平等等),那麼小圈圈有沒有可能透過某種方式,進行連結?

    g0v 是一個愛寫程式的圈圈,他們喜歡定時聚在一起,針對不特定的對象、議題,透過一天的黑客松,把某些想法具體手做出來。透過開放精神的原則,共創出對話的空間,並且透過各種不同類型的專案,不只讓資料公開透明、喚起公眾的注意;也進入公部門的相關機構,實際參與法案或提出具體意見

  2. 產生連結:必須參與到網路之中,與廣大的網民產生互動,才有可能讓各種是非對錯,有機會透過網路的平台,進行糾正與正確的訊息傳播。當然,某些專案建立好之後,後續的維護不易,若是有相關領域的 NGO 可以進場協助,勢必可以事半功倍。
  3. 共創社會:透過合作與協作,可以讓大型專案在短時間內被消化,譬如尼泊爾震災,世界各地的網路志工透過鍵盤與網路,繪製並校對了當地詳細的開放街圖,對於後續的救援與重建,十分有幫助。而對資料人來說,只要特定資料經過耙梳、整理後,後續的應用可以提供不同領域的人來變化、活用,最後 Jimmy 舉了中國 NGO 的例子,如何透過公開政府資料來約束製造污染的公司。

5. 劉嘉凱 CK(智庫驅動):Data for Social Good:由資料驅動的公益新浪潮(簡報

20150430「非營利組織資訊科技運用」座談會-台中場

CK 從非洲「一個關於廁所的故事」談起,從解決這個需求,帶出多邊合作、資料驅動的重要性,透過跨領域的組織及資料的產生,可以加速問題的發現或解決。

接著解釋什麼是 ”Data for Social Good?” Social Good 是指「能以最多可能的方法、利益最多人的一種善行或服務」,傳統的例子是對乾淨的空氣、乾淨的水、教育、社會福利和人權等的服務,比較現代的例子則是針對健康照護和網際網路方面,其他相關的概念還包括:社會共好(Common good)、公共服務、企業社會責任等等。

而 D4SG 的理念,正是以資料、巨量資料(big data)和資料科學,來促進以上所談的 Social Good。並從中再歸納出達到工作目標的方式,及最佳實務進行的流程。

個案探討的部分,CK 舉了非常多國外實例,簡報檔中多為英文,也可參考早前網二的活動記錄中的中文說明。最後,他分享了國內實際進行的工作方案例 Code for Healthcare,透過黑客松的方式,由各個小組輪流簡單報告想要做的主題,然後開始各自討論、規劃、實作初步原型。幾次活動的參加者,來自醫療領域者、資料分析師、工程師、研究員、設計師(視覺、UX)和政府人員。

他也希望未來可以舉辦「公益資料黑客松」,透過 NGO 大致需要解決的問題及方向,讓 NGO 夥伴們可以對資料運用有更實際的操作和感受。

延伸閱讀
現場照片:請見 Flickr 珍藏集

本次活動的意見反饋

以下為夥伴們在問卷中的意見,整理後供大家參考:

  • 增強組織內部各部門的橫向連結、重新整理資料,來進行網站改版: 
    • 網站改版考慮加進「募款」功能 
    • 經營組織的社群網站,定時說故事 
    • 加強FB粉絲頁的管理 
    • 整合組織內部的服務內容及可提供的資源,來更新官網呈現的方式 
    • 修正目前組織經營網站的方式 
  • 使用 Office 365 建構雲端辦公室,改善工作效能: 
    • 著手評估 O365 的導入與應用 
    • Skype for Business 的線上視訊會議功能,對組織有很大幫助 
    • 利用雲端加速同仁間資料的整合、安全性,加上方便使用,能創造更大效益 
    • 很棒的資源,可以節省龐大的資料管理、網路郵件及伺服器管理相關費用 
  • 反思現行網路工作可以改進的地方,進一步討論如何串連各式資源及伙伴 
  • 資料分析,讓未來工作更能掌握正確方向 
    • 檢視組織有何可分析的資料? 
    • 檢視組織內部的資料庫,思考連結、公開、協作的可能提案 
    • 對於組織內部現有資源和需求更了解後,希望從資料中找到焦點做改進 
    • 嘗試更新現有傳統紙本作法,協助同仁使用新科技與電子化 
    • 利用資料分析及資訊系統,改善志工經營 
  • 思考組織的資訊安全政策 
    • 應用課程內容,提升組織資訊安全 
    • 員工的資安訓練、個人裝置與安全措施的實行 
    • 設計每個月一次的電腦課程,提升網路安全 

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