2021年4月23日 星期五

[網二紀錄] NPO 的行政、財會讓人不斷消耗?讓新科技 — 機器人來幫你省時省力


ZAZA 眨眨眼是新創的非營利組織,主要透過攝影教育,在柬埔寨的偏鄉,讓孩子有完整的賦權(empower)經驗。

作為人數極少、還沒有全職正職的組織來說,所有人的每一分心力,都希望能被最有效率的運用,把資源花在刀口上,讓服務更好。所以盡可能地善用所有數位工具,減輕行政負擔,來更專注在服務上。

為此,眨眨眼開發了一些工具,把重複的事情交給機器處理,省下大量的行政時間。

本場活動想與大家分享眨眨眼的經驗與目前的成果,也希望這樣的模板與工具可以幫助到其他需要的組織。

畢竟,「科技始終來自於人性」(Nokia)!

本文內容包括:

〇、自我介紹

一、為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化?

二、如何開始擁抱數位化?

三、實戰經驗:數位化之後哪些事情變容易了?

  1. 結合 netiCRM 的自動化公開徵信
  2. 結合 Google 表單以及試算表,打造組織的全自動報帳及會計系統

四、進階挑戰:撰寫簡易的 RPA 機器人,來銜接捐款系統與會計系統。隨時知道「現在組織還有多少錢?花了多少錢?」

五、QA

2021年4月13日 星期二

[活動紀錄] 「AWS 非營利組織點數方案」是什麼?一起來探索與體驗~

更多活動照片,請見 https://flic.kr/s/aHsmVhtHMz

AWS 非營利組織點數方案 ( Amazon Web Services Credits for Nonprofits)提供超過 200 項功能完整的服務。組織不需要另外採購或管理實體伺服器,就能享有高速的計算能力、儲存、資料倉儲、開發、分析、內容遞送,以及其他可協助非營利組織規模化的服務。

AWS 加入科技濃湯的捐贈已有一段時間,陸續也有非營利組織伙伴申請與使用。面對眼花撩亂的各種服務,要從哪裡入手?NPO 通常會使用哪些服務?如何讓捐贈的 2000 美元等值點數,發揮最大效果? 

本次活動感謝 AWS 台灣辦公室的邀請,透過專業經理人的解說,讓 NPO 夥伴對如何更好地使用 AWS 非營利組織點數方案,有更多了解。


簡報 Justine Peng: Always Day One (Amazon Taiwan)

分享大綱:

一、關於Amazon 及 AWS 

二、AWS 基礎服務介紹

三、NPO/ NGO 客戶案例分享

四、QA 問答交流

2021年3月24日 星期三

雲端硬碟小貼士:「Google 非營利版」和「微軟 Microsoft 365 非營利版」

你的組織正在使用「Google 非營利版」或「微軟 Microsoft 365 非營利版」嗎?或您的組織尚未導入,想多了解評估?本則小貼士適合組織內的系統管理員或主管,多加了解。  


Google 非營利版提供每位使用者 30G 的線上空間,包括 Email、雲端硬碟等容量是算在一起的。另外,Google 也提供個人帳號以外的共用雲端硬碟供組織內、外的成員使用,最多可容納 400,000 個檔案和資料夾(如何進行設定,可見:[Google 非營利版] 大容量共用雲端硬碟小技巧)。

當啟用 Google 非營利版時,系統的預設是不能把個人帳號的雲端硬碟檔案移動至共用雲端硬碟,需要管理員把這項權限設定打開才可以。相關的準備和提醒,可見:將內容移至共用雲端硬碟 - Google Workspace 管理員說明。當需要把個人雲端硬碟的檔案搬移到共用雲端硬碟時,是很方便的功能。

Teams 的團隊與頻道裡的「檔案」畫面

微軟 Microsoft 365 提供每位使用者 1TB 的雲端硬碟空間,和 50G 的 Email 容量。

另外,也提供組織內小組共用的雲端硬碟空間。現在,使用者可以免去複雜的 SharePoint 設定,直接透過 Teams 服務,將團隊成員拉在一起。簡單說,Teams 就是進階版的 Line,功能更加強大!每個團隊可設定多個頻道,每個頻道有獨立的檔案區;這些團隊頻道的檔案,可以透過 OneDrive 選擇性同步到自己的電腦中,也可以透過連結在瀏覽器中開啟。

Teams 的團隊和頻道檔案,同步到桌機「檔案總管」中的畫面

而不管組織中成立多少 Teams  團隊、或有多少頻道,檔案區的容量是採取總量管制的。這個總量跟組織設定的帳號數量有關,就是 1TB +(租用的帳號數*10GB),這個算出來的空間就是「整個組織」內所有團隊和頻道檔案最多可使用的空間(可見:心的O365之路: Microsoft Teams 團隊內頻道的 檔案空間有多少可以用呢? ),也可參考不同授權底下,微軟的說明:Microsoft Teams 的限制和規格 - 儲存空間

M365 管理後台的雲端空間容量顯示與管理

你們是非營利組織嗎?想申請免費的「Google 非營利版」或「微軟 Microsoft 365 非營利版」?歡迎到科技濃湯,多加了解。

2021年2月19日 星期五

[活動紀錄] 2/3 微軟Power Platform 非營利組織成果分享會

(您可先閱讀:[活動紀錄] 1/26 學習微軟新一代生產力平台 Power Platform — 優化組織內部工作流程,彈指間完成自動化程序



目前已有幾個組織,透過 Power Automate 和 Power Apps 做到:

  1. 羅慧夫顱顏基金會:透過 Power Apps 建置志工 / 喘服員服務紀錄 App,志工可以直接透過手機記錄工作時數與服務紀錄,同時這些資料都可以直接地整合在 Office 365 裡使用,在人員管理上更加簡便、有效率,同仁也有更多的心力可以提供諮詢與關懷個案。
  2. 失親兒基金會:透過 Power Apps 建置捐贈物資管理 App,同仁在寄送與收發物資時可以直接在 App 上分配物資、登記簽收,方便進行物流的追蹤與管理,大幅降低了捐贈物資管理的時間成本與出錯率,同時也更能更準確核對捐贈收據和單位使用收回的簽單,減少誤差。
  3. 喜憨兒基金會:以 Power Apps 建置課程報名 App,同仁們可以直接在 App上 進行課程點選與報名手續,完成報名後,信箱會自動收到附有當天課程點名的 QR code,掃描簽到入場;最後匯集出參與人員資料,供 HR 進行後續人數統計的應用等等。



而在 1/26 的工作坊結束之後,參與的夥伴們回到自己的組織進行討論和實作,產生出以下主題方向:

  1. 心路基金會:內部公告系統
  2. 伊甸社會福利基金會:資產維修管理
  3. 地球公民基金會:內部通訊錄
  4. 至善基金會:公務車借用與歸還
  5. 台北市失親兒福利基金會:公文歸檔 & 通知
  6. 無國界醫生基金會:IT Helpdesk
  7. 慈濟基金會:郵務作業
  8. 勵馨基金會:優良廠商通知
  9. 雙連視障關懷基金會:簡化申請用印流程
  10. 羅慧夫顱顏基金會:計畫書 / 成果報告簽核流程