規劃一個成功資訊專案的九個步驟

作者：Kyle Andrei 發表日期：2014/4/22
原文：The Nine Steps of Planning a Successful Technology Project
譯者：陳丁寶 編校：Li-Yi, Shufang

科技應該用來幫助你的組織進步，而不是扯你後腿。但從與 Idealware 合作的非營利組織經驗裡，我們經常看到某些組織在科技應用上的掙扎，反限制了他們的發展。幸運的是，利用 TechSoup（指美國的科技濃湯）的資源和一些簡單規畫，可以幫忙解決現在的問題，並預防將來可能的問題。

如何才能將一個資訊行動計畫由概念進而實現，並讓這個計畫不是遙不可及、可付諸實行的呢？簡單來說，需要兩個步驟——首先規劃出你打算怎麼做，接著將之導入。規劃大約會花掉你一半的時間和精力，另一半力氣才是在執行上。

以下是我們針對這兩個步驟可能發生的過程概述：

規劃：

1. 確定目標。至少要透過一次簡短的會議，以確保你的團隊跟你在同一陣線，讓他們知道你要完成的任務是什麼？說明你想要達到什麼目標？描述做到那些成果就是你所認為的成功。另外也要規劃專案所包含的內容，且為避免目標過於遠大，你也需要說明哪些部分並不包括在計畫內。
2. 定義需求。利用 Excel 工作表或其他文件，記錄你對這個計畫的所有要求。如果你不清楚哪些是你需要的，應該先做一些研究，譬如與其他非營利組織的夥伴聊一聊，或跟其他會被這個計畫影響的的工作人員談一談，閱讀一些考慮會用到的特定科技類型的書籍。接著瀏覽一次你的目標和所定義的需求，決定哪些是關鍵性的，哪些是有也不錯、但非必要的需求。
3. 考慮改善流程。如果你的計畫會改變同事們既有的工作方式，那麼你可以藉此機會改善或改變工作流程，而不是像「建造一座大教堂」一樣維持以前做事的方式。可能的話，嘗試將流程標準化，方便應用並可改善效率。
4. 探索其他選擇，並作出決定。請記住，你們不是第一個做這些事的非營利組織，請跟做過類似計畫的組織談一談，聽聽他們過去的經驗，以及曾遭遇過的問題，這樣你就可以預期自己將遭遇到的情況。如果你的計畫需要選擇軟體，那麼就列出三至五個你認為合適的軟體清單，安排軟體廠商來做簡報。你可以預先告訴廠商或列舉你所需要的特定功能跟流程，而不是讓廠商決定該示範哪些給你看。針對你的需求，比較所有的選項後，再決定哪一個最符合你的需要。

導入的過程：

1. 導入應用和設定。第一步是把選用的系統設定好，讓它可以開始運作。一般來說，軟體通常需要客製化以符合組織的系統需求。至於需不需要有自訂選項？或是增加或隱藏自訂欄位或設定？根據你所需要的設定及所選用的科技類型，有時你可以自行設定，或者可能需要熟悉該系統知識——類似顧問的人——來協助你。
2. 資料搬移。如果你處理的是有舊資料的系統，你需要考慮把舊資料搬到新系統裡。資料搬移是一個大工程——包含知道如何從舊系統中把資料抓出來，然後要清楚了解如何把數據處理好後轉存到新系統裡。過程通常都不會很順利，所以你需要一個顧問來幫你清理和轉換資料到新系統裡。
3. 如何使用跟維護。下一步則要確定：人們要如何使用新系統？以及誰負責相關的支援工作？什麼樣的情形下，工作人員可以使用該系統？什麼情形下則不可以？如果牽涉到數據資料的話，什麼樣的標準可用來確保資料經常性地被更新？另外，決定由誰來回答使用者提問，也是很重要的。
4. 培訓使用者。通常架設好一個新系統之後，你不能預期工作人員馬上知道怎麼使用。因此教育訓練是很重要的一環。無論這個資訊專案會讓該組織往前邁進多大一步，如果沒人知道怎麼使用，也是沒有用的。培訓可能是個快速的過程，也可能需要花上好幾天並建置使用文件。
5. 評估和執行。在專案開始的時候，先定義大致怎樣就算成功。在案子接近尾聲時，看看有哪些已經實現。你應該提出一套評估標準，還有可以持續追蹤過程的方法，用來確認這個系統是否依照當初的計畫運作。記得放眼未來，如果這個解決方案不再滿足你的需求，馬上安排一個流程來確認問題、並做出必要的決定。

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