[活動紀錄] 2016「非營利組織資訊科技運用」座談會

今年（2016）的非營利組織資訊科技運用座談會，巡迴了台北（6/14）、台中（5/26）和高雄（6/7），並在台北舉辦了 3 場社群／內容經營系列座談會，6場活動計有 309 個組織、499 位 NPO 夥伴們，一起參與。

講題包含：

• 王仲麒：Visio 給你好用的家系圖工具 
• 微軟與 NPO 夥伴：提昇組織管理、溝通分享的雲端辦公室平台—Office 365使用經驗分享 
• 王麗絲：Office 365 新訊報你知（台灣微軟） 
• 駱安玲：NPO 如何資訊化一次就上手（雙連視障關懷基金會執行長） 
• 蔡東銘：Office 365經驗分享（基督門徒訓練中心資訊組長） 
• 林合昕：Office 365使用心得（失親兒福利基金會資訊組長） 
• 3/09 施典志：善用網路工具，非為工具所用
• 3/23 施典志：「叫賣」非「溝通」，不要讓服務變得廉價
• 5/18 李怡志：面對網路新力量—社群媒體的經營，要為社群服務而做

以下為第 1、2 點的內容分享，其餘活動內容請參考上方超連結內的紀錄。

1. 王仲麒：Visio 給你好用的家系圖工具（簡報）

王仲麒老師＠高雄場（更多照片請見 Flickr）

Visio 是功能強大的流程圖與圖表繪製軟體。雖然 Word 或 PowerPoint 裡也可以進行簡單的繪圖，但和 Visio 的原理並不相同。過去有不少 NPO 夥伴為了繪製家系圖，在舊版 Word 上安裝外掛，拉圖形一個一個畫、對齊，但因為 Word 原本就不是設計專門用來繪圖，所以需要花費很多時間。

（此為網路上 Visio 2010 的入門教學影片，讓大家參考 Visio 的繪製過程）

在 Visio 裡，不同主題的圖形都有各自的樣板（Stencils），樣板裡包含了很多智慧圖形（Smart Shapes），同時各個圖形的連結有「黏附」功能，移動或改變圖形時，容易調整、自動對齊，畫面美觀整齊；圖形內也可以自訂、儲存各種欄位資料，或透過內建的精靈功能（Wizard）將 Excel、Sharepoint 等表單資料倒入，就可自動繪製出包含資料的圖形。



這次邀請微軟的 MVP (Most Valuable Professional) 專家王仲麒老師，協助開發家系圖樣板（見上圖），包含「成員、子女與收養、婚姻關係與連接器、關係與生活圈、關係連接線」5 組內容。歡迎大家依照科技濃湯討論區的說明，進行下載、試用與留言，給予更多回饋，未來王老師也會進一步根據大家的意見，進行家系圖樣板的修改。

若組織需要 Visio 軟體，也可到科技濃湯申請：

1. Visio Professional (包含軟體保證)
2. Visio Standard (包含軟體保證)：本產品並沒有與 Excel 表單或 Sharepoint 等資料庫相連結的功能；若您需要與資料庫相連的功能，需申請 Visio Professional。 

2. 提昇組織管理、溝通分享的雲端辦公室平台—Office 365使用經驗分享

Office 365 非營利組織版本（以下簡稱 O365），目前提供了 5 種方案，包括 2 種免費捐贈，及 3 種極優惠折扣方案。

許多人誤以為 O365 只是傳統 Office 文書處理軟體，其實 O365 是強大的雲端辦公室系統，舉凡 Email 代管、每個帳號 1TB 雲端硬碟、企業級視訊會議等等，為 NPO 打造企業等級的工作環境，讓組織內部的溝通與工作效率，更上層樓。

您所必須知道的微軟 Office 365 非營利組織版—探索將辦公室搬到雲端空間的好處

圖：登入 Office 365 之後，每位使用者所看到的雲端辦公室首頁

原文作者：Ginny Mies（May 27, 2016）
原文網址：http://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/what-you-need-to-know-about-microsoft-office-365-nonprofit

（本文根據 CC 授權，以台灣方案略做改寫）

組織的工作人員分散在不同地點辦公？只有有限預算取得安裝和升級軟體的 IT 支援？組織的工作人員和義工想在智慧型手機或平板等私人裝置上工作？對於自行維護 Exchange 信件伺服器感到疲倦？那麼微軟的 Office 365 也許可以幫助你！
微軟 Office 365 非營利版讓你可以在安全的雲端環境底下，隨時隨地進行協作。如果你對線上工作和線上保存機敏資料有所疑慮，請繼續往下讀。

經科技濃湯評估符合申請資格的非營利組織（NPO）及慈善機構可以申請 Office 365「非營利組織商務版」及「非營利版」的免費捐贈，或以極優惠的折扣價格取得。所有版本都包括強大的功能，可以協助您的組織更有效率、更安全也更省錢。由於 NPO 的規模大小不同，有不同的科技需求，所以有 5 種方案可供選擇。

2017/3/9 新增：[Office 365] 新功能上線 & 導入組織的受訪影片

Office 365 的優點

Office 365（以下簡稱 O365） 可以強化文字處理、資料分析、通訊，以及你的員工已經熟悉的 Office 生產力特點。以下是幾個主要的優點：

• 專屬網域 Email：透過微軟 Exchange Online，你可以從你的桌機、Mac、智慧型手機或平版，讀取 email、共享的行事曆和聯絡人資料，而不需要特別架設 VPN 或從辦公室進行遠端存取（remote access）。O365 提供每位使用者 50GB 的儲存空間，每封郵件附件可達 25 MB，並可使用組織專屬的網域名稱。
• 安全與隱私：郵件功能裡隨附垃圾郵件名單和防止惡意程式的保護，O365也為你的行動裝置增加安全性。組織的 IT 人員透過一個網頁版本的控制中心操作介面，可以管理和自訂相關的安全選項。如果你的組織需要處理敏感性資料，你的資料在雲端都會受到保護，因為 O365也符合美國的 HIPAA, FISMA, BAA 等資料隱私的安全標準。
• Office Web Apps
• 你正在從辦公室回家的路上，想起有個重要的文件忘記更新，該怎麼辦？有了免費的 Office Web Apps，你可以從家裡電腦的瀏覽器（如 IE, Chrome, Firefox 或 Safari等等），開啟、檢視和編輯文件。
• 透過付費版本的 O365，每個人可以在最多 5個裝置上安裝、使用 Office，讓工作人員不管在何時何地，隨時都可使用。
• 您也可選擇免費版本的 Office 365，搭配從科技濃湯申請的 Office 軟體，一起使用。
• 文件共享：透過 SharePoint Online，你可以輕鬆和同事們分享文件，就好像一個在雲端上的線上文件知識庫。你也可以和他人同時進行編輯，避免文件的往返與版本錯誤。
• 網路視訊會議：微軟的商務用 Skype 是一個整合視訊通話、網路會議、即時訊息和語音通話的工具。透過 HD 畫質的視訊會議，你可以和不在辦公室的同事或志工們，進行線上討論。商務用 Skype 包括了即時的筆記功能，方便你追蹤會議中的想法和筆記，並且也提供全程錄音。
• 社群網絡：所有版本的 O365 非營利版都包括 Yammar，可用於組織內部的社交網絡（類似組織內部的 Facebook）。Yammar 可以幫助你和其他義工、工作人員或組織管理者，進行連結、協作、分享。更多可參考透過 Yammar 與義工共同工作（英文線上教學）。
• 全年無休的技術支援：沒有隨時待命的 IT 人員？O365 提供 24 小時的專業服務，不論輕重的疑難雜症都可獲得解決。
• Office 365 免費專線 0800-666-802（9:00~17:30中文服務，其餘時間為英文服務）
• 如何透過 Office 365 介面尋求技術支援服務
• Office 365 線上學院

不是設計師，也該知道的平面設計四件事

原文作者 Laura Kindsvater
（翻譯自 4 Things Non-Designers Should Know About Graphic Design）

未來世界與視覺密不可分，今日人們常透過圖片傳達眾多細節資訊，而非仰賴文字，視覺識讀也成為必要能力，既然如此，我們該如何與社群溝通及互動？

Meggan Frost 是美國紐約上州的保羅史密斯學院公共服務圖書館員，近期在內布拉斯加圖書館委員會，發表相當精闢的平面設計 簡報，強調若設計妥善，就會吸引人們的目光與靠近。

她提出四項平面設計基本元素，協助大家製作與他人互動的素材，也列出三項實用捷徑，以及發掘靈感的額外資源。

以下是她提出的四項平面設計基本元素：

一、排版：提出適當設計問題

構思排版時，請自問以下問題：

1. 設計目的為何？ 
2. 有何限制？ 
3. 如何排列資訊？（有何階層？） 
4. 重點為何？ 
5. 如何突顯重點？顏色、結構、位置或尺寸？ 
6. 排列是否合理？ 
7. 是否清晰？ 
8. 哪些元素沒有必要？ 

若緊盯電腦螢幕，可能讓人逐漸麻木，各位可先粗略在紙上畫出各個元素的位置，再套用在電腦畫面裡，印出草稿後，退後一步，再次自問上述問題。

調整後，依實際需求重複以上步驟。下圖是她調整電子報排版的對照圖，左側是初稿，右側是定稿。