3/27 台北場舉辦的活動，獲得不錯的反響與回饋。這一次活動拉到高雄，議程進行了變動，邀請到喜憨兒基金會的資訊組長吳宗峻，分享組織導入 Office 365 非營利版本 的過去、現在與未來，包括導入的準備、壓力測試和後續的延伸應用。失親兒基金會資訊組長林合昕，一樣帶來 Office 365 的進階使用，透過實機操作，讓大家更了解 Office 365 不同功能的操作與設定。本場活動共有 34 個組織、45 位夥伴參加。
相關資料如下：
1. Office 365 管理雲——喜憨兒基金會導入上線分享
還未導入 O365 之前，組織的資訊工作遇到很多挑戰（如上圖），相信也是很多組織會遇到的難題，在統整了喜憨兒同仁們使用IT上的問題後，針對這些問題開始進行改善。譬如以 Email 來說，容量太小、常被擋信、附帶檔案太大導致信件無法寄出、組織內的帳號不夠用、伺服器當機等問題；電腦如果中毒，透過 OneDrive 功能，至少還有雲端備份可回覆到先前的儲存版本，而且每位使用者可享受 1 TB 的容量，足夠使用。
導入O365 之前，喜憨兒基金會想到的改善方式，譬如：Email 設置了 Web Mail 服務，但卻會有原本的廠商提供的帳號數不足的問題；主機則透過多台主機，進行異地備份，以防資料消失；資源分享則用 VPN 的方式，讓大家可以連回組織內讀取資料。
換句話說，如果上述問題能夠有穩定的雲端服務來支持，就能解決使用者與 IT 人員共同的問題，包括：Email、檔案、協作和設備。一方面，IT 人員能減少工作時間和組織維護的成本；另一方面，使用者用起來也會順暢許多、有助工作效率。
所以當初考慮採用O365的原因有：
- 降低成本，減少初期投資門檻
- 協同合作，支援多種行動裝置
- 快速部署，串連線上與線下
導入上線前的準備（檢核），有三個進程：風險評估、系統測試和系統教學。首先，資訊組內部先有 6-7 人先開始測試 O365 服務，使用大家最常用的 Email 和雲端空間，透過三個月的壓力測試，可以得知大部分使用者會遇到的問題。
其中，Email的資料搬遷和轉換會影響到大家的工作，所以選擇在跨年那一天晚上進行切換，約 1 小時就可以使用新系統。導入之後，系統頭一個月遇到的問題比較多，所以要準備好微軟的客服電話，隨時請教。當然，導入之前已經有很多溝通和討論，所以進行得比較順利。搬移舊信件時，要考量頻寬，不要一次同步太多，容易當機或出現錯誤。
壓力測試沒問題之後，逐步導入時再安排教育訓練，從管理階層開始進行種子訓練，讓越來越多同仁和部門進來使用。後續也有安排 O365 的線上意見回饋表單，讓組織內的同仁能隨時反應使用上遭遇的困難，但大多數其實測試期都有遇到。
B. 導入 Office 365 的現在
階段上線的功能-私有雲
- Email（Outlook）
- 雲端：跨裝置、跨平台
- 足夠的帳號數量：目前組織有 2,500 個帳號的額度，已有 300-500 個帳號使用中
- 同步：信件與聯絡人一致不混亂
- 容量：每個帳號有 50G 足夠的信箱空間
- OneDrive（雲端檔案空間）
- 雲端：跨裝置、跨平台，檔案可以集中在同一處
- 容量：每人1TB
- 協作：可當成個人的FTP，也可以分享檔案給外部組織
- 同步：雲端和電腦端同步資料
- 安全性高
- Video Portal（線上影音）
- 雲端：跨裝置、跨平台
- 訓練：影音學習平台（系統、憨兒教學）
- 分享：影音分享平台
- 權限：依組織群組設定權限，編輯和檢視等等，例如：ERP系統教學影片。
- SharePoint（內部公用資源中心）
- 雲端：跨裝置、跨平台
- 標準：制式標準的文件空間，如：VI視覺設計資源區
- 分享：活動照片分享
- 權限：依組織群組設定權限
- Skype for Buisness（通訊軟體）
- 企業級平台：組織內部的通訊軟體，可取代 Line
- 視訊：遠距視訊通話，如企業級 FaceTime
- 同步：會議資料的桌面同步共享
- 權限：也可把組織外部的人加入會議
- 多方：跨區域多方視訊會議
- Yammer（組織內的臉書）：知識庫，存放討論過的專案資料與經驗分享
- Teams（團隊即時通）：管理專案進度
C. 導入 Office 365 的未來
進階功能導入-管理雲
未來希望達到以下進展和循環：
- 上線：上線操作，停用原服務，希望可以把地端資料盡量都移動到雲端上
- 載具：至少具備 Win 10 和 Office 2016 的軟體
- 測試：測試進階功能的模擬應用
- 情境：拍攝情境模擬的影片
- 教學：課程內容規劃（功能、成員、教學影音擋）
同時整合各項功能，讓組織在知識和協作管理上，更加方便（如上圖）：
- 協作平台
- 知識平台
- 訓練平台：結合 Sharepoint、Forms 和 Stream的功能，讓所有簽到和報告、問卷等參加活動的資料，能完全線上化
- 管理平台
- 分析平台：Power App 和 Power BI 建立大數據的內容
- 遇到勒索病毒怎麼辦？OneDrive 讓你一鍵復原舊版本
- Yammar 專案社群，可以討論及經驗分享
- 團隊視訊會議：Teams 。走到哪開到哪。
- 團隊專案進度，線上共同編輯文件
2. 林合昕：Office 365 進階功能
本段分享請參考上一場的活動紀錄：3/27 Office 365 進階功能，非營利組織這樣用更厲害（台北場），其中實做講義有部份更動。
Q&A
電子公文，有辦法整合到 O365 嗎？O365 可能串接其他外部的第三方服務？
- 就經驗來看，組織內的系統越不整合、由不同廠商開發的話，不管使用者或IT人員的工作量都會增加。希望單位開發前，至少可以透過微軟從頭開發，但如果需要和別的單位合作的系統或資料，這部份會比較難
- 系統的異質性越少越好
- 串接第三方服務的話，要考慮如何介接 API？對方是否願意釋出程式碼？願意的話，是有可能的
- 人資、採購系統目前可以在O365進行應用，可減少紙本作業
- 如果需求清楚，解法比較可能出現
現場夥伴的回饋
- 台東縣教育發展協會：針對出勤及個案管理部份，不用用太多的紙本輔助，減少資源浪費。資料也不用擔心不見或交接困擾！
- 高雄市私立小天使家園：會考量使用科技的技術，改善管理的方式
- 中華萱民會：希望對於新手能開新的課程或教學
- 左營啟能中心：可設計個別化的App，回應基金會本身的需求
- 透過 O365 會想更主動積極地與團隊其他人互動，並且更容易彙整成資料庫
- 引起好好研究 O365 的動機
- 先苦資訊、後樂工作人員的過程
- 因為系統主要由總會主導，來參加才發現原來有很多功能可以使用，希望可以爭取更多應用的可能
- ICYE：原來 O365 提供這麼多 App 和服務。很多微軟的教學影片都是英文，希望能有中文。
- 高雄市召會：有例子就比較知道能在哪裡應用和延伸使用
- 獎卿護理展望基金會：參加科技濃湯已經好幾年，這一次終於有機會知道 Sharepoint 可以怎麼使用。能夠實機操作，才開啟真正認識 O365
- 雲端很重要，資料可以救回來也很重要
- 組織已經導入 O365。由於本身不是IT人員，但有時IT人員並不一定知道一線需要的使用，而一線也才知道原來IT可以這樣運用，雙方還需要更多的溝通和了解。
- 希望多多舉辦這樣的活動，可以知道更多功能
- 高雄市社區大學：因為科技濃湯而使用了很多不同服務，省下很多費用。聽完台北場的分享有試著做請假流程，但主管需要比較複雜的流程，所以還在嘗試中。
- 組織已經導入 O365，但上完課才知道原本的功能之外，還有其他的可以用
- 紅十字會高雄分會：有七百多位志工，希望可以透過 O365 多多發展協作和活動的功能
- 因為主管不會時常進辦公室，所以簽核功能還蠻重要的
- 喜憨兒基金會：只要跨出註冊的一小步，後面就可以好好使用。一路也是慢慢發想，怎麼對組織和同仁有更多幫助，目前已經解決大部分的問題。由於很多新功能推出，所以也希望可以做更多延伸發展，譬如：志工管理。
- 失親兒：謝謝大家的回饋，感覺有抓到我想傳遞給大家的內容。
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