2018年5月8日 星期二

3/27 Office 365 進階功能,非營利組織這樣用更厲害(台北場)



Office 365自從開放非營利版本捐贈後,功能不斷推陳出新。許多組織導入後,對辦公室的運作與協力,多有助益,然而面對持續更新的各種功能和服務,組織是否用好、用對,讓工作更加事半功倍?

本次活動有微軟的合作夥伴,分享 Dynamics 365 非營利組織的應用案例,看看組織如何透過好用的 CRM 工具,更簡單有效地掌握與支持者的關係;此外,林合昕(失親兒基金會資訊組長)帶來 Office 365 的進階使用,示範如何透過相關的設定與應用,讓組織平日工作更加簡單且自動化。本場活動共有 29 個組織、36 位夥伴參加。


1. Dynamics 365 — NPO解決方案分享





講者簡報(歡迎訂閱 科技濃湯 簡報頻道)

Dymanics 365 是微軟的 CRM 產品,可以與 Office 365 進行整合。CRM(customer relationship management,客戶關聯管理,詳見維基百科 )系統是指企業用來管理客戶、註記與蒐集相關資料,並利用這些資料進行行銷與資料探勘的工具。隨著 NPO 組織規模的擴大與相關捐款資料的整理與開發使用, CRM 系統也成為許多組織經營不可或缺的工具。



分享者 Ken 帶來三個香港 NPO 實際應用 Dynamics 365 的案例。透過微軟的 CRM 解決方案,可以將行銷模組自動化,其中 DonationPlus(捐贈加值服務),可以就管理捐助者、募款活動和個案案件,簡化募款計畫及日常營運的相關流程。

(1)捐助者管理

  • 建立客製化的捐助者(個人或企業)帳戶,來管理捐助者所捐贈的金錢、物品和志工服務時間等等。
  • 年度財務結算(Fiscal Year) : 可以在財務年度即將到期或某特定時間點,確認捐助者還有哪些物品可以進行捐贈,進行進一步的溝通與提醒。
  • 紀錄與捐贈者的信件往來,深入回顧捐助者過往的捐助及志工歷史紀錄。
(2)募款活動管理




譬如以組織舉辦給邊緣青年的全程馬來松案例來看,可以針對活動性質篩選出特定的宣傳標的,客製化 EDM 或 Email 來做活動的推播,並於活動結束後檢視成效。

(3)個案管理




  • 將 Dynamics 365 內建的商務程序流程,轉化為處理個案的流程,劃分為一個一個的階段步驟來處理。
  • 譬如香港導盲犬協會,會管理每隻導盲犬進到協會的生命歷程與訓練狀況,就可以透過這個管理程序來做到定期的提醒與歷程掌握。
最後,Ken分享:「我們不只是為NPO做東西,而是把不同地方學習到的新知識,整合加入到Donation PLUS的解決方案中,幫助NPO優化整體的作業與CRM流程。」

延伸閱讀:

2. 林合昕:Office 365 進階功能

(1)組織使用 Office 365 後的轉變

  • 更便利:以前資料都存放在組織內部的伺服器機器,現在存放到雲端裝置後,可以跨裝置、跨地點、更方便地進行工作。
  • 更安全:可以進行檔案的版本回溯、歷程回復,或挽救被誤刪的檔案。
  • 做更重要的事情、省錢:硬體設備、能源成本的降低。原本需要三台伺服器長時間開啟、耗費大量能源,現在只需要一台伺服器,不僅時間、能源成本降低,更可以利用節省下來的成本做更多事。
  • 整合
    • Teams:有助團隊內部互相分享檔案、促進內部溝通。
    • SharePoint : 建立內部網站與內部的人事、公告事項等等。
(2)進階功能教學實作

  1. 運用 SharePoint 打造機構內部入口網(如:於內部公告請假、加班的改變與規定)
  2. 從網路芳鄰進化到雲端檔案系統(如:機構內部同仁才能取得的檔案)
  3. 自己打造機構需要的 App(如:線上請假並且自動通知主管審核)
(請參考下方實作講義,進行操作)



講者講義(歡迎訂閱 科技濃湯 簡報頻道)

Q&A

Q1:針對請假 App,可以設定管理員介面看請假情況嗎?

A:可以的。一開始先設定好權限,利用 SharePoint 進階功能進行篩選,設定什麼樣的帳號進來只能看到何種介面。

Q2:針對請假的流程(Flow),可以設定自動發信給沒有通過審核的人嗎?

A:可以,Flow 可以設計針對審核通過與不通過的下一步,進行動作。

Q3:Flow 的設定,可以針對職稱進行權限設定嗎?譬如人資室主任可能會換人。

A:或許可以建立一個人資主任群組,來新增主任們的 Email。

Q4:由於免費版的 Power BI 不能發布,什麼時候可以變成專業版?

A:建議可以在 Office 365 的方案中,指派一個E5帳號的訂閱給負責資料分析的人使用。他可以利用這個帳號發布分析後的資料給組織。

除了免費方案,已經申請 Office 365 的組織,是可以依據需求在管理者帳號的後台,購買需要的功能,指派給特定帳號,並不需要每位使用者都用這個授權。

現場回饋

社團法人新竹市智障福利協進會:「今天的活動真地非常感動,以往我們要花非常多時間摸索如何使用,透過這場活動的協助,節省了非常多時間。目前組織在使用的功能也都上雲端了。感謝開拓與微軟對 NPO 組織的幫助。」

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