3/27 Office 365 進階功能，非營利組織這樣用更厲害（台北場）

Office 365自從開放非營利版本捐贈後，功能不斷推陳出新。許多組織導入後，對辦公室的運作與協力，多有助益，然而面對持續更新的各種功能和服務，組織是否用好、用對，讓工作更加事半功倍？

本次活動有微軟的合作夥伴，分享 Dynamics 365 非營利組織的應用案例，看看組織如何透過好用的 CRM 工具，更簡單有效地掌握與支持者的關係；此外，林合昕（失親兒基金會資訊組長）帶來 Office 365 的進階使用，示範如何透過相關的設定與應用，讓組織平日工作更加簡單且自動化。本場活動共有 29 個組織、36 位夥伴參加。

• 本場活動的簡報與講義＠SCRIBD
• 活動照片＠Flickr
• 過往活動紀錄

1. Dynamics 365 — NPO解決方案分享

講者簡報（歡迎訂閱 科技濃湯 簡報頻道）

Dymanics 365 是微軟的 CRM 產品，可以與 Office 365 進行整合。CRM（customer relationship management，客戶關聯管理，詳見維基百科 ）系統是指企業用來管理客戶、註記與蒐集相關資料，並利用這些資料進行行銷與資料探勘的工具。隨著 NPO 組織規模的擴大與相關捐款資料的整理與開發使用， CRM 系統也成為許多組織經營不可或缺的工具。



分享者 Ken 帶來三個香港 NPO 實際應用 Dynamics 365 的案例。透過微軟的 CRM 解決方案，可以將行銷模組自動化，其中 DonationPlus（捐贈加值服務），可以就管理捐助者、募款活動和個案案件，簡化募款計畫及日常營運的相關流程。

（1）捐助者管理

• 建立客製化的捐助者（個人或企業）帳戶，來管理捐助者所捐贈的金錢、物品和志工服務時間等等。
• 年度財務結算（Fiscal Year） : 可以在財務年度即將到期或某特定時間點，確認捐助者還有哪些物品可以進行捐贈，進行進一步的溝通與提醒。
• 紀錄與捐贈者的信件往來，深入回顧捐助者過往的捐助及志工歷史紀錄。

（2）募款活動管理




譬如以組織舉辦給邊緣青年的全程馬來松案例來看，可以針對活動性質篩選出特定的宣傳標的，客製化 EDM 或 Email 來做活動的推播，並於活動結束後檢視成效。

（3）個案管理

• 將 Dynamics 365 內建的商務程序流程，轉化為處理個案的流程，劃分為一個一個的階段步驟來處理。
• 譬如香港導盲犬協會，會管理每隻導盲犬進到協會的生命歷程與訓練狀況，就可以透過這個管理程序來做到定期的提醒與歷程掌握。

最後，Ken分享：「我們不只是為NPO做東西，而是把不同地方學習到的新知識，整合加入到Donation PLUS的解決方案中，幫助NPO優化整體的作業與CRM流程。」

延伸閱讀：

• 什麼是 CRM？——微軟最新捐贈產品 Dynamics CRM 2013 介紹
• [網二紀錄] 林彥甫：「如何從零開始導入 CRM 系統」— 美國 NGO 工作經驗談
• [網二] 組織工作的魔術師─CRM這樣用就對了！（綠色公民行動聯盟的案例分享）
• [活動紀錄] 2014年「非營利組織資訊科技運用」座談會

2. 林合昕：Office 365 進階功能

（1）組織使用 Office 365 後的轉變

• 更便利：以前資料都存放在組織內部的伺服器機器，現在存放到雲端裝置後，可以跨裝置、跨地點、更方便地進行工作。
• 更安全：可以進行檔案的版本回溯、歷程回復，或挽救被誤刪的檔案。
• 做更重要的事情、省錢：硬體設備、能源成本的降低。原本需要三台伺服器長時間開啟、耗費大量能源，現在只需要一台伺服器，不僅時間、能源成本降低，更可以利用節省下來的成本做更多事。
• 整合：
• Teams：有助團隊內部互相分享檔案、促進內部溝通。
• SharePoint : 建立內部網站與內部的人事、公告事項等等。

（2）進階功能教學實作

1. 運用 SharePoint 打造機構內部入口網（如：於內部公告請假、加班的改變與規定）
2. 從網路芳鄰進化到雲端檔案系統（如：機構內部同仁才能取得的檔案）
3. 自己打造機構需要的 App（如：線上請假並且自動通知主管審核）

（請參考下方實作講義，進行操作）

講者講義（歡迎訂閱 科技濃湯 簡報頻道）

Q&A

Q1：針對請假 App，可以設定管理員介面看請假情況嗎？

A：可以的。一開始先設定好權限，利用 SharePoint 進階功能進行篩選，設定什麼樣的帳號進來只能看到何種介面。

Ｑ2：針對請假的流程（Flow），可以設定自動發信給沒有通過審核的人嗎？

A：可以，Flow 可以設計針對審核通過與不通過的下一步，進行動作。

Q3：Flow 的設定，可以針對職稱進行權限設定嗎？譬如人資室主任可能會換人。

Ａ：或許可以建立一個人資主任群組，來新增主任們的 Email。

Ｑ4：由於免費版的 Power BI 不能發布，什麼時候可以變成專業版？

Ａ：建議可以在 Office 365 的方案中，指派一個E5帳號的訂閱給負責資料分析的人使用。他可以利用這個帳號發布分析後的資料給組織。

除了免費方案，已經申請 Office 365 的組織，是可以依據需求在管理者帳號的後台，購買需要的功能，指派給特定帳號，並不需要每位使用者都用這個授權。

現場回饋

社團法人新竹市智障福利協進會：「今天的活動真地非常感動，以往我們要花非常多時間摸索如何使用，透過這場活動的協助，節省了非常多時間。目前組織在使用的功能也都上雲端了。感謝開拓與微軟對 NPO 組織的幫助。」