在COVID-19疫情和三級警戒所帶來的各種挑戰中，組織能如何因應、在災難之中保有韌性（resilience）？我們相信穩定、有彈性的資訊系統，是所有組織（包括非營利組織）永續發展的基礎。
微軟 2013 年開放了「Microsoft 365 非營利版」的捐贈，七年多來功能不斷推陳出新。我們聽到導入 M365 的非營利組織，在辦公室內外管理運作與團隊協力的彈性和效能都增強許多；於是我們安排了這場分活動，希望有興趣了解或深入使用「M365 非營利版」的夥伴，如何從零開始使用 Teams 這項新服務，讓組織的訊息溝通、視訊會議、協力工作和檔案管理等，更事半功倍。
本場活動共有來自 71 個組織的 113 位夥伴，一起參與。邀請到李昶翰（Reborn，緯謙科技-技術顧問）傳授 Teams 的概念和操作，包括Teams在組織內溝通的各種使用方式和助益。並介紹完整的組織線上會議，如何從準備、進行到會後的追蹤，Teams 都有相關的功能可以滿足；也帶來最新的「網路研討會」和「即時活動」等功能介紹，讓組織在進行線上活動時，因為 TA 受眾和規模的不同，而能有不同的選擇。
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本次系列活動的相關紀錄文章有：
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台灣微軟公司公共暨法律事務部施立成總經理，進行活動開場，感謝NPO 夥伴們的參與，也希望疫情中，微軟所捐贈的雲端工具能讓大家的工作事半功倍！
李昶翰：Microsoft Teams – No Space, No Position, and No Distance
數位轉型是工具使用上的改變，而疫情就是推動大家轉變的推手。目前國外在家工作的人數大約有五成。
這次的分享會先給大家一個概觀，接著介紹 Teams Meeting，再來是 Teams 的裝置與管理。
一、Teams 整體介紹
綜觀通訊和社交的演變，從實體信件，接著電腦和網路出現，開始有電子郵件。手機吃到飽的費率出現後，很多人都有 Line 帳號，目前臺灣已經有 2300 萬個帳號，也遠遠超過大家使用 Email 的頻率，甚至不少人會遇過老闆半夜傳送訊息給下屬的狀況。
因此回到「社交溝通與工作」，主要會用到的功能和需要思考的是：
- 線上會議
- 討論區
- 分享空間
- 安全性：資料和使用上的安全程度，這也是所有組織在 WFH(Work From Home遠距工作) 時需要特別注意的。
- 合規性：上市櫃公司通常有稽核的需求
而以上這些功能都被整合在 Teams 裡面，好處是（以下可參考簡報，有詳細的畫面說明）：
- 更有效地溝通。可以自訂貼圖、隱藏用不到的聊天紀錄，或釘選重要的對話。加入團隊或頻道之後，也可以設定看到前幾天的聊天歷史。和大部分的視訊會議一樣，能分享畫面，甚至可以遠端控制他人的電腦。
- 提升共同作業成效。可以透過部門或共同的事件，來建立與加入團隊，也可以設定成不同的私人、部門或組織的層級，同時每一個頻道的成員也可以獨立設定。
而在「團隊與頻道」中的「交談」畫面上，可以新增 RSS 等第三方服務，包括 OneNote 或 Evernote 等等。有「儲存訊息」的功能，檔案則會儲存在SharePoint裡，Teams 的程式中可以直接開啟和編輯；也可以釘選 Excel 等檔案或資料夾，在頻道中的大家能共同編輯。編輯過程中會暫時鎖住，避免其他人也進行編輯。
也可以嵌入 Power BI 的儀表板，就可以看到相關的報表。 - 透過手機即時互動。因為手機的畫面比較小，所以選單和聊天的畫面會對切，透過滑動來切換。
- Teams 提供一線人員解決方案。如果人不在現場，也可以拍照來傳送。在「頻道」中發送貼文時，點下「！」，就會讓貼文有不同的大小，顯示不同的重要性。也提供「班次」的排班功能，譬如我的阿姨在經營貨櫃公司，就是透過這個方式，直接手機就可以查看班表。
- 企業級資安防護及合規性：
- 管理員的角色：在 Teams 的設定中，可以自訂不同的規則，或者加入應用程式在會議、頻道或訊息中，讓大家都可以看到。
- 合規性：管理員也可以設定
- 資料外洩防護：可以查得到對話紀錄來做稽核（需要企業版的授權）。
- 串接自訂客製應用程式，包括分頁、機器人、卡片、警告通知、App、MS Graph API 等等。其中機器人可用做 IT Helpdesk，回答一些常見的基礎問題；或者微軟也有提供自己做的機器人Power Virtual Engine。也能把 Outlook 的信件或各種通知都轉進到 Teams 裡面。
二、Teams Meeting（會議）
在 Teams裡，線上視訊共有三種方式：會議、網路研討會（Webinar）和即時活動（Live Event）。
線上會議已經成為新常態，但有多少會議真的有生產力和效率？通常可能會遭遇到這些狀況：遠距參與者比較沒有參與感、缺乏後續追蹤、會議超載、出席者準備不足和外部干擾。
而現代化辦公溝通需求的範圍，會有「一對一、多人會議和活動（比較像直播）」的狀態。
1. 會議前：為會議做好準備：想法、對話紀錄、背景。
- 與參與者聊天溝通。會議中的紀錄都會保持在聊天之中，如果沒有更新，30天之後就會消失。
- 開啟文件共編
- 回顧會議歷史信息 & 了解更多背景。建立好會議之後，在裡面可以上傳檔案，大家一起編輯和修改。也可以做會議記錄、有白板功能，會後發起者還能得到出席狀況的統計報表。
2. 會議中：確保每個人的聲音都能被聽到
- 隨時隨地參加會議
- 同步共編文件 & 共用白板進行討論
- 即時字幕 & 共聚模式讓遠距會議零距離（目前字幕還沒有支援中文）
3. 會議後：做好筆記、追蹤行動和後續工作
- 會後持續共編文件和透過白板接續會議討論
- 觀看會議錄製和轉錄，節省資訊同步時間
- 查看會議筆記並按分配工作追蹤後續內容
建立會議時，可以針對某個頻道或團隊發起。大家可以善用「會議選項」進行設定，譬如：是否自動讓參與者直接進入會議室。目前「排程小排手」只能針對組織內部的人，來確認時間。會議中，也可以自製自己的背景圖（大家可以瀏覽簡報，有比較詳細的畫面說明）。
同時 Teams 也最佳化會議的實踐和考量，提供了：最佳化時間運用、保障會議安全、建立會議目標、保持（訊息）更新、提昇參與度、使用 Teams 行動裝置應用程式、整合資訊和錄製會議。相比之下，譬如 Line 等非組織用的會議功能，針對以上的設想是比較少的。
接下來介紹 Teams Webinar（網路研討會）和 Live Event（即時活動）的功能，後者預計到年底都是免費的，適合比較大型的活動，可以註冊、管理高達 2 萬個出席者。網路研討會支援最多 1,000 人的互動式會議，即時活動可達 2 萬人只有觀看權限的活動。提供註冊功能，可確認出席者於活動前完成註冊，以便獲得回饋、進行資料分析（可參考：Microsoft Teams 網路研討會《一點就通大補帖》）。
同時「郵件自動化」，會自動寄送確認信和活動連結給已經註冊的出席者。也可依照自身需求訂製活動形式。有些簡報的設定，也可串接外部的 App，就有比較豐富的功能。還可以做二個畫面的切換，這部份在「會議」功能裡是沒有的。還有「問與答」的功能，有時公開名字大家比較不想發問，而在網路研討會裡是可以匿名詢問的。
也可以就「出席者的狀態」進行理解、分析並主動聯繫。透過 Teams 豐富的會後分析報告，能了解誰出席這個會議？停留多久？下載出席報告後，也能在 Excel 或第三方的 CRM 系統內進行分析。最後，了解註冊來源後，進一步顯示您應重視的出席者，協助篩選出應主動聯繫的對象。由於這是新推出的服務，接下來也可能會隨時新增一些功能。
三、Teams 裝置與管理
從個人裝置到會議室裡比較專業的設備，Teams 都可進行相關的設定和流程管理。在 M365 的管理員中控台裡，有 Teams 的設定中心，管理所有和 Teams 相關的設定。
QA
1. 請問電腦版的Teams在聊天介面是否有截圖功能呢?
目前沒有類似 Line 那樣內建的截圖功能，但因為電腦本身就可以做這件事。也可以善用Windows系統中，截圖功能的快捷鍵 shift+win+s。
2. 請問剛剛提到貴公司追蹤關鍵字的RSS訊息之外掛套件是哪一個？
第一種是Teams裡面就有的RSS功能，第二種方式是使用Power Automate。可以搜尋 “Teams Rss”，就能查到如何設定。另外，也能善用網路上自動回報關鍵字的訊息，可使用Google快訊生成RSS Feed後，再餵進Teams RSS中 https://www.google.com.tw/alerts
3. 我的筆電畫面中，「聊天」右上角的功能與Reborn不同，請問這是因為沒有下載Teams應用程式的關係嗎？
主要是網頁版跟桌機版的功能會有差別，如果想要更完善的功能，建議下載、使用桌機版的應用程式。
4. 請問使用M365非營利版本的Teams Meeting，會有錄影及直播功能嗎？需要另外付費嗎？
目前都有包括在免費的授權裡面，不用另外付費。
5. 「分組功能」很酷，如何設定？
在會議主持人的界面裏，在右上角有許多功能，可以展開三個點點的「設定」。分組也可以選擇要分幾個會議室，大家可以邀請同事測試看看。（可參考：[影片] 二分鐘學會Teams分組討論功能）
6. Team Meeting的背景效果功能，會因為使用手機、電腦而有不同嗎？有些筆電或平板似乎沒有該功能，還是隱藏在哪裡？
筆電、手機都一樣有背景隱藏功能，在三個點點的設定裏。
請問Teams Webinar有申請路徑跟教學文章，可進一步參考嗎？
可參考「開始使用系統管理訓練Microsoft Teams」或「Microsoft Teams 網路研討會《一點就通大補帖》」。
7. 視訊會議的連結要如何提供給外部與會者？
當建立好視訊會議之後，在會議資訊裡面就有「加入 Microsoft Teams 會議」的字樣連結，可直接複製該連結來使用。
請問如果我們運用會議功能來進行遠距課程錄影，後來發現錄影檔案容量蠻大的，請問錄製的規格可以調整嗎？有什麼方法可以讓檔案不要太大呢？
目前 Teams 的會議錄製，系統會保留 21天。發起人可以傳送到 M365 的 Stream 上面保存，不會佔用到檔案儲存的容量；當然，也可以轉傳到 OneDrive 或 SharePoint，可參考：Upload Microsoft Teams 會議錄製至 Microsoft Stream。
8. 是否只有會議發起人才看得到會議紀錄？
只有與會議召集人同一組織中的人員，才能開始或存取會議記錄。在建立筆記之前，只有受邀參加會議的人一開始才擁有存取權。其他人可以要求存取，而記事的擁有者會透過電子郵件通知（可參考：在 Teams 中記錄會議記錄）。
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