|
本次系列活動的相關紀錄文章有：
|
二、無國界醫生台灣辦公室的微軟 M365 應用實務（Jennifer Liang）
講者在無國界醫生台灣辦公室工作了一年多，辦公室則才成立二年多，是很新的據點。目前全世界的無國界醫生辦公室都導入了 M365。對講者來說，工具就在那邊，但挑戰是「怎樣調整到適合組織來使用」。
以下分享 M365 裡，組織使用到的各種應用：
A. Teams - 網路電話/即時溝通/協作平台
目前辦公室已經全面改用 Teams，取代市話成為網路電話，也用來即時溝通、協作平台和進行簽核功能，等於是工作平台的中樞。透過 Teams 來接聽市話的功能，需要找廠商建置。所有的電話都會接到 Teams，也可以撥出，顯示就是公司的代表號；也有語音信箱可以留言，並且系統 AI 還會語音辨識摘要成為文字，顯示在畫面裡。轉接和代理人接聽的功能也都有。
費用的話，會是一次性的廠商建置費用，另外 M365 裡面也必須額外購買授權，一個帳號大約 2.5 歐元（因為無國界醫生是統一由歐洲總部進行授權的管控）。
另外，Teams也有內建的「核准」功能，可以做到簡單的簽核程序。
B. SharePoint - 文件庫/資料庫
M365 裡可以透過 SharePoint，直接使用「內部入口網站」，整合資訊上很方便。因為無國界醫生有很多不同的單位和辦公室，透過這個方式，可以快速找到該單位的資訊，包括：行事曆、組織架構圖…等等，並且也整合了「文件庫」，可以看到和組織相關的檔案。而檔案的備份機制很齊全，不管是誤刪或版本紀錄都有。
C. Power App - 內部應用程式開發
組織可以自行設計好內部使用的 App，部署好後，組織內有 M365 帳號的人都可以使用。App 有很多種使用的方式，例如有前端的界面可以查詢或輸入資料，無國界醫生則是製作了「WFH打卡紀錄」，很方便可以紀錄同仁們的上下班紀錄，因為組織的需求比較簡單，這裡沒有使用到排班的功能。
所有App 裡面的資料，可以選擇儲存、整合到 SharePoint 裡面（M365裡面的資料來源，可以有很多種不同資料庫的選擇或串接）。
D. Power Automate - 內部流程自動化
以「電腦報修 IT HelpDesk」為例，使用者可以透過 Power App 先輸入資料，資料會進入SharePoint，於是Power BI 就可以進行即時、互動的報表分析，接著透過 Power Automate 的自動化流程，表單會被送到到 Teams 進行簽核。
這麼做的好處是容易追蹤，欄位裡有設定 log 歷程紀錄，容易了解每件案單處理的過程，或者在哪裡被卡住了？
E. Power BI - 互動式報表
無國界醫生的總部有建制 Security Alert，透過Power BI 的應用，可以即時看到全世界辦公室遭受到的網路攻擊、分類和分佈，以及登入地點在別的國家的可疑事件，也方便自己做管理。
F. Adobe Sign - 數位簽章
在 M365 裡面，可以把文件轉成 PDF 檔，直接寄出來進行簽核。所以組織內的財務幾乎全部電子化。作法是：做一個 Excel 的共用表單，填寫的人可以直接轉成 PDF 檔使用；同時有 Adobe Pro 權限的人，可以直接簽章。
M365 的帳號可以和 Adobe 雲端帳號整合在一起，來做單一登入（single sign-on），但這部份 Adobe 的功能需要另外購買授權。同時可以整合在 Teams 裡面，就連寄信都不用，直接和 Power Automate 整合，文件就會直接成為提醒簽核的 Teams 即時通訊息。
其他範例
授權的採購管理：總部開發了一個 App，各分區辦公室可以直接選擇需要的授權，並會直接進行簽核和分配。同時總部還設計了一個市集（marketplace）的功能，讓各分區辦公室可以把用不到的授權放上去，給其他辦公室來使用。
結論
最後，Jennifer 總結了一下目前使用M365之後，她觀察到的好處和特色：
- 整合性佳，功能全面，可以充分利用
- 與第三方服務的擴充性佳
- 仍然有進入門檻
- 功能強大但管理稍微複雜
QA
1. 為什麼要強迫員工使用 Teams？ 對機構有什麼效益？
系統需要員工大家一起用，才會發揮最大效能，否則溝通協調會變得很複雜。不同人得到不同地方查資料、要另發通知...等，就失去了導入系統的價值。
2. 剛剛有說到Teams的網路電話，請問設定的系統商為何？
是由中華電信的次包商協助導入的。不過網路電話和傳統的電話系統，還是有些設定與架構的不同，挑選時需要再仔細討論。例如：有5個人來電，1個人通話中的話，其他人應該是等候中，傳統的電話可以讓其他同仁協助接聽，但Teams的電話系統卻做不到這件事。
組織需要先了解自己的需求為何，才能夠在一開始與廠商討論時，比較明確。因為一但設定就不容易變更。
3. 可以做到類似實體電話的內線轉接功能嗎？
可以，但無法做到代接，可以做到設定響了20秒就轉出給另外一位人員。
4. 請問SharePoint 文件庫的空間，是跟公用的OneDrive空間併用嗎？
這二個是不一樣的。SharePoint文件庫的組織容量是1TB+帳號總數*10GB，所以如果有100個帳號就會有2TB，資源效能是比較好的。OneDrive是每個帳號自己1TB。
如果組織歷年專案所產生的檔案（文件、影音等）數量龐大，可以考慮將資料進行冷、熱的區分處理。冷資料（不常使用的）可以使用Azure儲存，或進行檔案的封存，需要時再叫出來。常用的熱資料則可以放在地端的儲存空間。
無國界醫生的處理方式是：不再開啟的舊檔案是放在辦公室的NAS，因為安全考量，必需進辦公室使用電腦，才可以存取，外部使用者是無法使用的。整體來說，不同組織的需求不同、平台提供給NPO的功能也不同，未來組織會需要考慮花一點費用來購買存取空間。
5. 請教「隱私」中提到的「不合併資產」是什麼意思？
企業的資料和客戶的資料是分別存放的，也就是微軟不會去存放或使用組織在M365的檔案資料。
6. O365提供給NPO的授權中，有25個「非營利入口網站」，請問這個權限的內容是？
就是前面提到的 SharePoint 入口網站的功能。
7. 若是在M365中放入公用檔案，讓組織成員都可以存取，那麼在OneDrive中開設資料夾並設定共用權限，和使用「建立共用文件庫」，這二者有何不同？
SharePoint 和 OneDrive 的共用效能差很多，前者還是比較好的。另外，OneDrive 的檔案同步不能超過 5 個裝置，如果人比較多、需要同步的話，文件庫也比較好。
另外，就「資料所有權」來看，OneDrive 會儲存在個人的帳號上面，但SharePoint 就是公有的路徑，整理上比較清楚。
8. Teams 可以用遠端控制？還是只能進行桌面分享？
Teams 有二種溝通方式，個人溝通可使用語音或桌面分享，也可以單純分享桌面。（筆者按：Teams 有提供遠端桌面的功能，可參考：使用Teams桌面服務 - Microsoft Teams | Microsoft Docs）
9. 有些服務只能在內網使用，那麼是否只能透過遠端控制辦公室內的設備來做？
建議要有 VPN 和 TeamViewer 這類的產品，還是比較好（科技濃湯有提供 TeamViewer 的捐贈和折扣方案，可見申請產品）。
10. 辦公室主機如果不能開怎麼辦？VPN 對同仁來說似乎是比較複雜的操作方式？如果有 Chrome 的遠端桌面，可以嗎？
建議可以把機器放在 Azure 上面，然後透過 VPN 或 SSL 來做連線，就能做到比較好一點的資安管控。
11. 假如員工多數使用 Mac系統的電腦，導入 M365 時，會不會有比較多系統轉換或適應的問題？
目前遇到有狀況的是：Power BI 的桌機版本無法安裝在 Mac 系統裡。
12. 目前我們有自己的網域名稱，但是並沒有自己的郵件伺服器，而是使用遠傳電信的企業郵件來收發E-mail。請問若要將郵件伺服器移轉到 M365 的 Exchange Online 伺服器，是否可提供任何的文件來協助移轉？謝謝。
微軟有提供一些入門的影片，可以搜尋一下。
導入時，因為大家收發信不能中斷，所以要確保移轉很順利。有時候導入的需求比較複雜的話，也可以評估看看有沒有公司可以來做？
13. Microsoft 有提供 NPO 365 E3 的授權，這部份是不是已經轉成10 個免費的Microsoft 365 商務版授權捐贈？
E3 目前有NPO折扣價，但不是免費的。至於10 個免費的Microsoft 365 商務版授權捐贈，可見 https://www.techsoup-taiwan.org.tw/m365-donation-notice
0 意見:
張貼留言