在COVID-19疫情和三級警戒所帶來的各種挑戰中，組織能如何因應、在災難之中保有韌性（resilience）？我們相信穩定、有彈性的資訊系統，是所有組織（包括非營利組織）永續發展的基礎。
微軟 2013 年開放了「Microsoft 365 非營利版」的捐贈，七年多來功能不斷推陳出新。我們聽到導入 M365 的非營利組織，在辦公室內外管理運作與團隊協力的彈性和效能都增強許多；於是我們安排了這場分活動，希望可以把這些經驗，分享給更多的 NPO 伙伴們，並一起探索在數位轉型過程中，可以帶來的改變。
本場活動有73個組織的116位夥伴，一起參與，主要邀請尚未導入「M365 非營利版」的夥伴，一起來了解，M365 可以為組織帶來什麼好處？導入時需要做什麼準備？包括電腦硬體、網路環境、檔案管理和工作流程等等的整體規劃和思考。同時也帶來進階的應用方式，讓大家在使用上可以多一點想像！
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本次系列活動的相關紀錄文章有：
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開拓文教基金會的執行長蔡淑芳，在開場時提到：世界已經不一樣了。NPO 有各種領域，大家的工作也會變得不一樣，會需要不同的思維和工具。目前學校停課不停學，可以看到很多老師在線上工具的使用上，分享的內容非常豐富。因此，NPO 也應該要互相分享和學習，特別在臺灣會不時遭遇各種重大災難的情境下，互相協力，一起來工作。
一、林合昕（失親兒福利基金會資訊組長）的分享
合昕先簡介了失親兒福利基金會使用的簡史。2013年，微軟剛開始捐贈 M365 的時候，因為基金會的 Email 主機有問題，所以當時就導入使用。2017年，開始協助不同的 NPO 單位導入，至今已經累積陪伴十多個組織的使用經驗。
過程中也遇到不少人的協助，譬如在 Build School 學習。原本的學費是不便宜的，認識了董老師，他們願意開放給 NPO 的名額，可享有折扣或免費。這裡的課程很紮實，對於有意往工程師領域進修深造的夥伴們，是個可以參考的資源。
以下分為四大點，來介紹如何導入 M365？
什麼是 M365？包括：
- 訂閱制的雲端資訊服務
- 包含視訊會議、雲端硬碟、辦公室自動化…等等
- 有中央權限控管
所以就安全性來說，具有高度的安全性和可用性，兼顧了：
1. 隱私：
- 不廣告：不利用客戶資料發展廣告相關事業。
- 不做資料開採：不瀏覽客戶的電子郵件或文件去做分析資料或資料開採。一般使用者會被推播廣告，是因為廠商有我們的資料，來執行讓我們更便利的事。微軟不會做資料開採，因為非營織組織內部服務與捐款等資料是機敏性高的，還是很關注這一點。
- 不合併資產：企業資料和客戶資料分別存放
- 資料可攜帶：客戶擁有資料，且可以在任何時候移除他們選擇的文件
2. 承諾：符合ISO 27001 和歐盟 GDPR 等多項國際規範。
3. 安全性：24 小時進行監控的資料中心，並有內部與外部資料中心的區隔，存放與傳遞的加密。使用者必須透過身分認證才能取得伺服器權限，並有資料遺失的預防，和防毒與防濫發訊息。
4. 永續：服務的持續性，有99.9% 正常運行的時間（每年最多8.7小時的中斷）。
5. 捐贈：捐贈給 NPO 的額度，包括：Office 365 的 300 個 E1 帳號，市價約台幣 86 萬元/年，加上 Azure 捐贈及 AzureAD，市值約台幣 15 萬元/年，總計每年可為組織節省 101 萬元的成本（還不包其他的軟體捐贈）
目前許多臺灣知名的企業（包括台積電），也都是使用 M365 的雲端解決方案。
透過 M365，可以做到「辦公室自動化」和「團隊協同作業」，也就是「雲端、自動、團隊」的整合。
至於失親兒基金會為何沒有選擇 Google Workspace？幾個抉擇的因素如下：
- 歷史文件：比較多是微軟的檔案，特別失親兒已經有 40 多年的歷史，很多檔案要轉換有困難，如果使用 Google 編輯的話，版面也容易跑掉。
- 同仁們也比較適應使用 Office 來做文書處理。
- 捐贈的範圍：
- 伺服器軟體捐贈：雲端版本都有捐贈相對應的產品
- 雲端 Azure 捐贈：可以放電腦主機，做到機房能夠做到的所有事情。
B. 導入準備
首先在軟硬體的部份，要注意的事項如下：
- 作業系統要提升到 Win 10、Office 2013 以上。因為 win 7 已經沒有官方更新，會有很大的資安疑慮，而且Win 10 同步的功能比較穩定。
- 電腦 6G 記憶體，256G SSD 硬碟以上。固態硬碟（SSD）的讀取速度會比較快。
- 穩定的網路（無線、有線）。如果要部署無死角、穩定的全無線網路，比較困難。
- 外部頻寬每人約 2M/0.5M（下載/上傳），等於30人的話，約是60M/15M。
軟硬體的部份準備好之後，接著是組織整體克服困難的準備：
- 溝通的預備：硬體和技術通常都不是最難的，而是願景和起心動念。所以需要多方評估，進行願景推動與改變的起心動念。
- 適應的預備（預備種子成員）：改變需要時間、漸進式的適應新功能
- 需要各方支持。包括：高層支持、同仁支持，和技術支持（IT部門、外部廠商）。
- 有些 IT 同仁（外部廠商）有既定的作業方式，會需要跟著改變。
- 內部的 IT 可以擔任組織內部同仁和技術介接的角色，會比單純維護設備有更大的效益。
- 有些服務本是外部廠商在做的，可能會導致他們沒有工作的張力。可以把他們轉換到更高階的開發。
- 系統盡可能整合：AD同步、善用Azure。
- 如果原本有 CRM、人資和打卡系統，個案系統等等，系統太多不易單一登入。所以要評估系統是否太多，盡量整合，這部份可以透過 Azure AD 來做。
- 保持彈性因應各樣問題：
- 通常在系統轉換的隔天，我都會保留一整天，專心處理移轉後的問題。
- Email 聯絡人案例：從 Gmail 轉到微軟，都有一定的工具。後來發現 Gmail 的標籤移轉到微軟系統上的問題之後，就請使用者安裝 Outlook，同時接受二個帳號的資料，比較好同時運用。
- Teams 線上會議案例：在初引進時，要給彈性。例如，我們當時要召開線上董事會，因為董事還不會用Teams開會，快速處理方式是先買了 Zoom 來因應。重點是解決問題，然後給大家時間來學習。
C. 導入的過程
階段一：網域、使用者、電腦同步、轉信。
- 導入 Email（50G，比 google 個人帳號總共30G 還大）、個人使用的OneDrive（1TB）和Teams（可以遠端桌面共享、線上立即開會）。
- 統一管理平台：可以對所有使用者進行權限控管，包括郵件的追蹤、狀態的監控等等。
- 檔案可以同步個人或組織的空間。
階段二：檔案共用，Teams 整合（檔案庫）。
- 目標：實現任何地方都能上班。
- Teams 裡面的檔案架構是和 SharePoint 整合在一起的，要注意這是組織公用的雲端儲存空間，所以容量會是：1TB+使用者總數*10GB。SharePoint 的好處是：共用的檔案讀取和下載速度，會優於個人使用的 OneDrive。
另外，也可以透過 Planner 來做工作分配，和 SharePoint List 來做器材的管理。
階段三： Teams x Power Platform流程自動化
這部份比較是進階的使用，希望達成工作上盡可能的自動化，功能上會使用到 Power App和 Power Automation的功能。合昕示範了幾個組織內做好的功能，譬如：用 Power App做物資管理，羅慧夫顱顏基金會則做了志工簽到和服務紀錄；以及出勤管理、線上打卡和排班功能（M365內建就有這個功能）。
最後，所有統整起來的資料，可以透過 Power BI 來做報表系統，並嵌入 Teams 的頻道中使用。
D. 補充
因為全國疫情三級警戒，改變工作的樣貌，需要行動辦公室，或像微軟一樣，往空間中大家可自由選擇坐位的方向發展。遠端工作時，可透過 Azure VPN 將辦公室的裝置連結到雲端，就可以比較安全地善用辦公室的設備。
最後，可以看一下好鄰居超人學校這個案例。他們是推廣兒童權利的單位，透過 Azure的捐贈（可見科技濃湯官網），把網站架設在上面，做一個包含了會員註冊、和有動畫遊戲的互動式平台。當然，視覺上還是需要有人幫忙開發，不過就可以節省放置網站的費用。
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