2021年4月23日 星期五

[網二紀錄] NPO 的行政、財會讓人不斷消耗?讓新科技 — 機器人來幫你省時省力


ZAZA 眨眨眼是新創的非營利組織,主要透過攝影教育,在柬埔寨的偏鄉,讓孩子有完整的賦權(empower)經驗。

作為人數極少、還沒有全職正職的組織來說,所有人的每一分心力,都希望能被最有效率的運用,把資源花在刀口上,讓服務更好。所以盡可能地善用所有數位工具,減輕行政負擔,來更專注在服務上。

為此,眨眨眼開發了一些工具,把重複的事情交給機器處理,省下大量的行政時間。

本場活動想與大家分享眨眨眼的經驗與目前的成果,也希望這樣的模板與工具可以幫助到其他需要的組織。

畢竟,「科技始終來自於人性」(Nokia)!

本文內容包括:

〇、自我介紹

一、為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化?

二、如何開始擁抱數位化?

三、實戰經驗:數位化之後哪些事情變容易了?

  1. 結合 netiCRM 的自動化公開徵信
  2. 結合 Google 表單以及試算表,打造組織的全自動報帳及會計系統

四、進階挑戰:撰寫簡易的 RPA 機器人,來銜接捐款系統與會計系統。隨時知道「現在組織還有多少錢?花了多少錢?」

五、QA

〇、自我介紹…我會想來聽,是因為:

  1. 很多人核銷時都會壓單
  2. 因為當了媽媽又工作,需要知道更多省時省力的方法
  3. 行政和財會有沒有更省時省力的方法來做例行性工作,特別是小組織
  4. 我們是做流浪犬結紮的服務,為了公部門核銷需要有大量的照片,而且公部門也時常更換系統,所以希望有更簡單的方法來處理
  5. 機器人如果也能是一個人力,是很好的
  6. 工程師都對自動化很期待 XD


一、為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化?

因為疫情,全球 88% 的組織都在遠端工作,加上臺灣非營利組織普遍存在過勞的現象。所以應該很需要提升效率,不要成為過勞的一份子。

先介紹一下我的組織眨眨眼,我們希望用攝影的方式,讓孩子看見外面的世界;透過攝影,打開偏鄉孩子對世界和職業的想像,這也是一個培力的過程,不只是學會攝影,還有自己做攝影展。

我們是一個跨國、跨地域的組織,所以遠端本來就對我們很重要。我們會帶攝影展、工作坊,也會帶年輕人去柬埔寨。組織之前沒有正職,第一個正職是在柬埔寨當老師的夥伴,而行政、科技類都是由我負責。

我的正職是資料科學家,也是業餘才能做 NPO 的事,所以想讓行政工作更輕鬆一點。我的興趣廣泛,但又是懶人,所以想簡單化流程。我對各種科技軟體持續保持興趣,也是關鍵,讓自己在嘗試新工具時,比較不會害怕。

目前商業公司已經在用人工智慧簡化行政流程了,譬如玉山銀行只要 10 分鐘就能核發新卡,背後都是用機器學習來執行,也很希望 NPO 能跟上這個趨勢


二、如何開始擁抱數位化?我們做了什麼?


1. 消費性產品(個人用工作)

Google 的產品因為組織內大家比較常用,其中 Google Photos 的人臉歸檔功能,能很快完成分類,包括影片都可以辨識出來。

以下分享導入這個服務時,過去的經驗顯示:

(1) 以開放的心態,擁抱並接受新事物。譬如 Google Photos 很多人會擔心隱私問題,其實連網就有風險,所以組織要自行評估。目前 Google 還沒有嚴重的照片資料外洩的問題。(也提醒您,Google 相簿停止高畫質影像免費無上限儲存,今年 6/1 起生效,如果組織還沒申請 Google 非營利版並開啟共用雲端硬碟,可參考這篇說明)。

(2) 可以切分測試環境,來嘗試各種新功能。團隊要使用新的產品或系統時,最好先小規模測試。

(3) 以組織成員最習慣的工具為優先,人>工具。應該要讓工具去遷就人,避免切換使用習慣的困難。

(4) 教學,需要帶領大家一步步操作。最好有工作坊,並有足夠的時間讓大家問問題。

(5) 公私分開,組織跟個人的帳號、權限切分乾淨。如果組織人員流動或交接會比較容易,最好事先都先設計好,不然資料容易流失。

(6) 權限控管從嚴管理,避免資訊輕易外流。也避免法律上可能衍生的問題。


2. 消費性產品進階:組合多個產品,完成新的需求。

透過結合 Google 表單及試算表,打造組織的全自動報帳及會計系統(資料庫)。說明文件可參考:http://lihi1.me/orcBF。在表單連結的部份,填寫時,O 是可以選擇,X 是指不要更動的,另外也有可以提供手機拍發票上傳照片的功能。

這部份我的經驗是:

(1) 一次只解決一個問題,慢慢改善。未來想結合 Google Data Studio 讓資料視覺化。

(2) 使用者經驗設計。手機就可以記帳,符合當下記帳的需求。

(3) 使用新數位工具時建議用英文搜尋。遇到問題用英文找,可以找到更多資料。

(4) 完整看完產品說明文件。我把試算表的函數從頭看到尾,發現原來可以透過更簡單的方式就做好的功能。


3. 商業性產品(公司用工具)

可以下載 Tableau 公開版測試,不能存資料,但該有的功能都有。把 Excel 視覺化,能讓你更容易知道這份 Excel 表裡有什麼洞見(insight)。所以我利用 Tableau 完成捐款分佈的分析,可以看出捐款似乎和貼文發布有點關係。(科技濃湯也有提供 Tableau 專業版 2 年份的訂閱,可參考這個頁面

另外我也利用 Azure 雲端平台,建設網站和機器人。(Azure 的非營利版捐贈提供組織每年 3,500 元美金的額度,免費使用,可參考這篇說明

這部份的經驗分享是:

(1) 善用科技濃湯的資源,包含:產品目錄電子報

(2) 一次熟悉一個新的工具。太多支線容易崩潰。

(3) 有機會就嘗試用新工具。切換時需要時間去適應,才能慢慢迭代到新的工具或容器上。


4. 專業客製工具

我做了 RPA 自動化流程機器人。之所以會設計的情境是:

(1) 隨時都有捐款進來,如何匯入會計系統?

(2) 捐款會從金流系統轉帳到帳戶中,如何確認轉了多少錢?

(3) 金流系統每個月有抽成,如何確認抽了多少手續費?

有了機器人就會登入後台,自動將資料謄寫到表單上。可參考這支機器人的原始碼開放:http://lihi1.com/4OiSY。 

這個過程的經驗是:

(1) 要有明確的問題框架與清楚的需求。

(2) 多熟悉 iPhone 捷徑IFTTT 等工具,也可以完成一些自動化流程。

(3) 環境區分:分成開發環境、預備環境和生產環境。

(4) DRY: Don't Repeat Yourself. 因為要不斷做重複的工作,所以想做機器人;反過來說,要找出覺得重複性高、又厭煩的事

總結一下,「為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化?」,因為:

  1. 懶惰是前進很重要的原動力
  2. 不只是組織,個人生活也多嘗試應用。這樣數位化的路會走得更順利。
  3. 優化的路無止盡,找到最適合自己的甜蜜點就好。
  4. g0v 零時政府也是個啟發創意、找資源的好地方。這個社會有很多工程師,可以解決 NPO 和公部門的問題。



QA

1. Tableau 有沒有推薦推坑的?

  • 資料視覺化有分二種:呈現給一般使用者的 infographic(資訊圖表),也可以用 Google Data Studio。Tableau 更適合用作分析和結論的情境,也有 public gallery(公共圖庫) 可以下載來看。
  • 初步去摸的時候,先用自己最有興趣的資料集來探索。譬如:時力在2020 年哪個城市得票率最高?先問一個自己喜歡的問題。
2. 用 Google 表單輸入時,如果有錯誤的話怎麼處理?
  • 要看錯誤是什麼理由?有時是會計科目轉移錯誤,所以要和填寫者確認,會需要人工處理。
  • 提問者做過類似的應用,發現出錯不容易發現、debug。有些就是小科目填寫錯誤,所以還是有個人為的審核點,讓會計直接修改表格是比較好的。
3. Google 表單的工具能做主管簽核嗎?

可以,Google 表單有個誰填了就通知誰的功能(開啟試算表通知功能),在設定裡面。可以設計成再透過 Google Filter 來設定轉信的規則。
4. 本場活動分享的系統比較貼合講者的組織。因為有些網站會檔機器人,所以轉而使用 Email(藍星系統)。

5. 再分享二個工具:
6. Google 的產品通常有很多 add-on(外掛程式),可以多加利用。

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