ZAZA 眨眨眼是新創的非營利組織，主要透過攝影教育，在柬埔寨的偏鄉，讓孩子有完整的賦權（empower）經驗。
作為人數極少、還沒有全職正職的組織來說，所有人的每一分心力，都希望能被最有效率的運用，把資源花在刀口上，讓服務更好。所以盡可能地善用所有數位工具，減輕行政負擔，來更專注在服務上。
為此，眨眨眼開發了一些工具，把重複的事情交給機器處理，省下大量的行政時間。
本場活動想與大家分享眨眨眼的經驗與目前的成果，也希望這樣的模板與工具可以幫助到其他需要的組織。
畢竟，「科技始終來自於人性」(Nokia)！
本文內容包括：
〇、自我介紹
一、為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化？
二、如何開始擁抱數位化？
三、實戰經驗：數位化之後哪些事情變容易了？
- 結合 netiCRM 的自動化公開徵信
- 結合 Google 表單以及試算表，打造組織的全自動報帳及會計系統
四、進階挑戰：撰寫簡易的 RPA 機器人，來銜接捐款系統與會計系統。隨時知道「現在組織還有多少錢？花了多少錢？」
五、QA
〇、自我介紹…我會想來聽，是因為：
- 很多人核銷時都會壓單
- 因為當了媽媽又工作，需要知道更多省時省力的方法
- 行政和財會有沒有更省時省力的方法來做例行性工作，特別是小組織
- 我們是做流浪犬結紮的服務，為了公部門核銷需要有大量的照片，而且公部門也時常更換系統，所以希望有更簡單的方法來處理
- 機器人如果也能是一個人力，是很好的
- 工程師都對自動化很期待 XD
一、為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化？
因為疫情，全球 88% 的組織都在遠端工作，加上臺灣非營利組織普遍存在過勞的現象。所以應該很需要提升效率，不要成為過勞的一份子。
先介紹一下我的組織眨眨眼，我們希望用攝影的方式，讓孩子看見外面的世界；透過攝影，打開偏鄉孩子對世界和職業的想像，這也是一個培力的過程，不只是學會攝影，還有自己做攝影展。
我們是一個跨國、跨地域的組織，所以遠端本來就對我們很重要。我們會帶攝影展、工作坊，也會帶年輕人去柬埔寨。組織之前沒有正職，第一個正職是在柬埔寨當老師的夥伴，而行政、科技類都是由我負責。
我的正職是資料科學家，也是業餘才能做 NPO 的事，所以想讓行政工作更輕鬆一點。我的興趣廣泛，但又是懶人，所以想簡單化流程。我對各種科技軟體持續保持興趣，也是關鍵，讓自己在嘗試新工具時，比較不會害怕。
目前商業公司已經在用人工智慧簡化行政流程了，譬如玉山銀行只要 10 分鐘就能核發新卡，背後都是用機器學習來執行，也很希望 NPO 能跟上這個趨勢
二、如何開始擁抱數位化？我們做了什麼？
1. 消費性產品（個人用工作）
Google 的產品因為組織內大家比較常用，其中 Google Photos 的人臉歸檔功能，能很快完成分類，包括影片都可以辨識出來。
以下分享導入這個服務時，過去的經驗顯示：
(1) 以開放的心態，擁抱並接受新事物。譬如 Google Photos 很多人會擔心隱私問題，其實連網就有風險，所以組織要自行評估。目前 Google 還沒有嚴重的照片資料外洩的問題。（也提醒您，Google 相簿停止高畫質影像免費無上限儲存，今年 6/1 起生效，如果組織還沒申請 Google 非營利版並開啟共用雲端硬碟，可參考這篇說明）。
(2) 可以切分測試環境，來嘗試各種新功能。團隊要使用新的產品或系統時，最好先小規模測試。
(3) 以組織成員最習慣的工具為優先，人>工具。應該要讓工具去遷就人，避免切換使用習慣的困難。
(4) 教學，需要帶領大家一步步操作。最好有工作坊，並有足夠的時間讓大家問問題。
(5) 公私分開，組織跟個人的帳號、權限切分乾淨。如果組織人員流動或交接會比較容易，最好事先都先設計好，不然資料容易流失。
(6) 權限控管從嚴管理，避免資訊輕易外流。也避免法律上可能衍生的問題。
透過結合 Google 表單及試算表，打造組織的全自動報帳及會計系統（資料庫）。說明文件可參考：http://lihi1.me/orcBF。在表單連結的部份，填寫時，O 是可以選擇，X 是指不要更動的，另外也有可以提供手機拍發票上傳照片的功能。
這部份我的經驗是：
(1) 一次只解決一個問題，慢慢改善。未來想結合 Google Data Studio 讓資料視覺化。
(2) 使用者經驗設計。手機就可以記帳，符合當下記帳的需求。
(3) 使用新數位工具時建議用英文搜尋。遇到問題用英文找，可以找到更多資料。
(4) 完整看完產品說明文件。我把試算表的函數從頭看到尾，發現原來可以透過更簡單的方式就做好的功能。
可以下載 Tableau 公開版測試，不能存資料，但該有的功能都有。把 Excel 視覺化，能讓你更容易知道這份 Excel 表裡有什麼洞見（insight）。所以我利用 Tableau 完成捐款分佈的分析，可以看出捐款似乎和貼文發布有點關係。（科技濃湯也有提供 Tableau 專業版 2 年份的訂閱，可參考這個頁面）
另外我也利用 Azure 雲端平台，建設網站和機器人。（Azure 的非營利版捐贈提供組織每年 3,500 元美金的額度，免費使用，可參考這篇說明）
這部份的經驗分享是：
(2) 一次熟悉一個新的工具。太多支線容易崩潰。
(3) 有機會就嘗試用新工具。切換時需要時間去適應，才能慢慢迭代到新的工具或容器上。
4. 專業客製工具
我做了 RPA 自動化流程機器人。之所以會設計的情境是：
(1) 隨時都有捐款進來，如何匯入會計系統？
(2) 捐款會從金流系統轉帳到帳戶中，如何確認轉了多少錢？
(3) 金流系統每個月有抽成，如何確認抽了多少手續費？
有了機器人就會登入後台，自動將資料謄寫到表單上。可參考這支機器人的原始碼開放：http://lihi1.com/4OiSY。
這個過程的經驗是：
(1) 要有明確的問題框架與清楚的需求。
(2) 多熟悉 iPhone 捷徑、IFTTT 等工具，也可以完成一些自動化流程。
(3) 環境區分：分成開發環境、預備環境和生產環境。
(4) DRY: Don't Repeat Yourself. 因為要不斷做重複的工作，所以想做機器人；反過來說，要找出覺得重複性高、又厭煩的事
總結一下，「為什麼要現在開始擁抱數位化、自動化？」，因為：
- 懶惰是前進很重要的原動力
- 不只是組織，個人生活也多嘗試應用。這樣數位化的路會走得更順利。
- 優化的路無止盡，找到最適合自己的甜蜜點就好。
- g0v 零時政府也是個啟發創意、找資源的好地方。這個社會有很多工程師，可以解決 NPO 和公部門的問題。
QA
1. Tableau 有沒有推薦推坑的？
- 資料視覺化有分二種：呈現給一般使用者的 infographic（資訊圖表），也可以用 Google Data Studio。Tableau 更適合用作分析和結論的情境，也有 public gallery（公共圖庫） 可以下載來看。
- 初步去摸的時候，先用自己最有興趣的資料集來探索。譬如：時力在2020 年哪個城市得票率最高？先問一個自己喜歡的問題。
- 要看錯誤是什麼理由？有時是會計科目轉移錯誤，所以要和填寫者確認，會需要人工處理。
- 提問者做過類似的應用，發現出錯不容易發現、debug。有些就是小科目填寫錯誤，所以還是有個人為的審核點，讓會計直接修改表格是比較好的。
- Power BI 比 Google Data Studio 進階一點，比較相容於 Windows 系統。
（可參考過去科技濃湯的二場活動紀錄：[紀錄] 5/28 公益資料分析動手做，學了就用基本款和 9/15 NGO 資料實戰營） - 微軟 Power Automate，有IT人員就可以來處理。
（可參考過去科技濃湯的二場活動紀錄：[活動紀錄] 1/26 學習微軟新一代生產力平台 Power Platform — 優化組織內部工作流程，彈指間完成自動化程序 和 [活動紀錄] 2/3 微軟Power Platform 非營利組織成果分享會）
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