為何安排 Teams 教育訓練？— 家扶基金會的分享

作者：林祐誠（家扶基金會高級專員）

這場「當我們 Teams 在一起」的 Teams 教育訓練能辦理完成，回想起來，確實有許多的機緣在當中。

由於身為家扶基金會辦理員工教育訓練的專員，每年，我總是會發想：接下來要規劃什麼訓練？每年若有一些不同的課程出來，不僅能帶給社工們新鮮感，自己也能在新的課程中有新的挑戰與學習。

「資訊應用」一直是我在思考如何安排到社工教育訓練中的方向。除了多少有點個人興趣之外，常透過閱讀收集資訊的我也在思考：當業界不斷因為不同的新科技進展、而不斷有新的發展與突破之際，NPO 有沒有可能也乘著科技進步的風，大步前行呢？早些年，我並不確定，因為 NPO（特別是社福團體）工作重點在人與人的互動，似乎應用新科技的機會相對較少。但這幾年，我漸漸覺得這是可能的！特別是看到微軟推出的 Office 365 之後。

活動現場照片（家扶基金會提供）

我一開始對 Office 365 的印象，就是把既有的桌面程式（如：Outlook, Word 等）有「線上版本」而已，並沒有很吸引我。但漸漸地，我發現 Office 365 的目標不只是把桌面程式線上化而已，也陸續推出許多線上才有（桌面 Office 程式沒有）的 App，而且這些 App 有整合的可能！因此，我開始在有空時，留意 Office 365 的標籤中，又推出什麼新功能可以玩。

Teams 也是一個讓我持續改觀而喜歡的產品。確實一開始還感覺不出 Teams 有什麼特別的，不就是一個「工作專屬的討論區」嗎？是可以取代 Email 或 Line，但也沒什麼特別的。隨著 Teams 的相關報導露出，我才漸漸發現：Teams 不只是個「討論區」，它也把 Office 365 的相關功能整合進來了！所以，Office 365 的各項 App，不再是各自獨立的產品，而可以在 Teams 上有整合應用的機會！

因此，我開始在去年，小規模地在會內邀請一些同工，就特定的非長期任務，在 Teams 上的團隊進行討論。既是公務討論，也是 Teams 功能摸索。由於家扶在國內有多個家扶中心及服務據點，甚至還有國外服務據點，我覺得 Teams 至少可以幫助家扶跨越空間上的障礙，讓相關業務的討論更加聚焦。因此，我便規劃在今年（2020 年）在會內安排一場「社工人員資訊應用專題訓練」，將 Teams 的學習與應用放進課程中。

活動現場照片（家扶基金會提供）

在課程籌備的過程中，非常謝謝開拓基金會淑芳姐及微軟 Iris 提供許多寶貴的調整建議，讓預期的學習效益比我原本想像的更好。這場訓練規劃有以下幾個安排：

1. 課程僅一天，分區安排 5 場次，以增加課程直接參加（直接受益）人數，也有助於參加學員將經驗帶回中心擴散應用。
   
2. 課程會在一開始有聚焦性的討論活動，讓同工們可以先預備好接下來的學習；課程最後也會回顧是否已回應了原先的期待與疑惑。
   
3. 課程中有刻意設計的情境演練時間，讓學員們不會只是一邊聽課、一邊嘗試 Teams 操作，而是能透過情境演練題，認識 Teams 確實可以在工作中有許多實際用得上，也確實有助於提昇工作效能的機會。
   
4. 除了主要講師，課程也安排熟悉 Teams 及 Office 365 的失親兒基金會資訊顧問合昕前來，在課程中分享相關應用經驗，讓大家進一步認識 Teams 可以應用的範圍，比想像中來得深且廣，值得更多地應用及探索。

截至撰稿的此時，五場訓練已經完成四場，尚有一場宜蘭場還沒辦理。整體來說，大家的反應都相當不錯，半數以上的學員在回饋問卷中，都表達「非常願意」回到單位後協助 Teams 的推廣及應用。特別是三月初第一場訓練要開始前，武漢肺炎的陰影已逐漸壟罩全球，視訊會議的需求陸續提高。我們辦理的其他訓練，有幾場也被迫「分散參加人數」，讓路程較遠者直接以視訊參加。當 Zoom 有資安疑慮，且訊號狀況不佳的情形下，Teams 的實用性，在此情境下更被突顯出來。

我深深期待：Teams 就是讓家扶可以「馭風而行」的資訊應用工具，讓各項的服務更加到位、有效能！

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