如何用Google思維重建10倍速工作流程？

11/10 的網二邀請到電腦玩物 Esor，分享如何透過 Google 的免費工具，讓個人生活及工作可以節省更多時間、更有效率。

現場簡報 from Net Tuesday Taiwan

（歡迎訂閱網路星期二的影片頻道）

現在的工作型態，可以看到有些公司時常加班工作；但也有人認為，8 小時工作制是 1919 年所制訂的，如果科技增加了工作效率，為何不能縮減工時？

什麼是雲端？包含了：

1. 儲存 
2. 智能：被優化過的資料 
3. 工作流程：串連 Gmail、行事曆和雲端硬碟 

一、智慧型的工作未來：只要設定好，自動備份和提醒讓人無須操心

（一）Google 相簿：不用記得備份，智能自動分類



Google 相簿是今年 Google 推出的新服務，主要功能有：

• 手機App／電腦應用程式：自動上傳照片備份 
• 空間的選擇有二種：建議可選擇壓縮成為高畫質相片，就會提供無限容量的儲存空間（會壓縮為 1600 萬畫素、1080p 影片） 
• 自動照片特效（尚處於實驗改善的階段） 
• 使用者拍攝同一地點多張張照片的話，會自動串連成為全景圖片 
• 拍攝多張類似的團體照，會自動拼貼成為一張完美合照 
• 內建修圖功能，不用額外再使用修圖軟體 
• 自動產生微電影：包含照片、音樂、特效 
• 根據大數據分析照片的好壞、有人物的照片，自動挑選、串連 
• 自動產生故事書 
• 會把使用者連續一天或幾天的活動紀錄，譬如外出旅行，以「地圖+照片」的方式，系統會自動精選出十幾張照片，包含所有透過電腦（例如：單眼相機拍攝的）和手機上傳，以資料精準預測地點和時間來整合 
• 找出照片內容：人臉辨識越來越準確 

（二）Google Now 智慧型助理

• 在行動裝置上使用，可於 Google Play 與 App Store 搜尋：Google 
• 知道你將要做什麼？ 
• 自動學習你每天上下班／特定日期的行程地點，進行最佳交通換算與提醒
• 分析郵件內容：判斷交通、住宿、會議、黑貓宅急便送貨等行程與確認，甚至自動加入行事曆，或幫你追蹤物流進度。 
• 知道你喜歡做什麼？ 
• 透過定位服務，了解你的喜好之後，會自動推出新地點的相關推薦。 
• 自動從搜尋紀錄中學習 
• 自動行程表；譬如在國外旅行，抵達後，會自動彈出實用外語；提供給你當下地點的關鍵資訊 
• 郵件+行事曆的自動串連：郵件收到信後，自動出現在行事曆裡 
• Google 的未來趨勢：提出問題後，不需要找資料，就可直接獲得解答 

二、別當工作狂，每天聰明工作六小時


說到聰明工作，重點放在「把時間花在重要的工作」，畢竟「很快可以完成工作」和「用時間換取工作的完成」，都不容易。以下介紹工作流程中，可以相互搭配的工具。

（一）Google Inbox 清空你的工作跑道

一般我們都會把郵件當作工作任務。Google 新推出的 Inbox 服務，就是基於「郵件+工作清單」的想法來設計，所以可以：

將不重要的郵件自動收納起來，並可設定郵件出現的時間



將信件當成任務：每個郵件上都有「釘選」、「延遲出現」、「封存」等功能按鈕，方便快速安排郵件。目的是盡量將收件夾清空為當天的任務工作列表，其他不必要的可暫時封存，只要專注於眼前工作就好。

（二）Google 日曆：專案時間管理

可在行事曆中新增專案管理的日曆表，來畫簡單的甘特圖，作為進度控制。（可參考：我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享）

（三）Google 雲端硬碟

雲端硬碟提供了文件、簡報、試算表等線上文書處理的功能，只要打開瀏覽器、登入帳號，就可使用，沒有換電腦需要重新安裝軟體、重新架構的問題。還可以加裝不同外掛，符合特定功能的需求。

另外共同協作的好處是：減少溝通成本與不斷確認檔案版本的時間。因為每個人所看與所編輯的都是同一份檔案，並且可以即時透過頁面「註解」來討論、溝通想法。

這裡特別介紹 Google 表單的使用，除了作為活動報名表之外，我也設定作為記帳表單，因為項目設定可以有彈性、符合自己的需要，做好的表單填寫頁面可以適應各種裝置介面。表單填寫送出後，會自動彙整至試算表裡。試算表的「探索」功能：可以協助你將欄位的資料視覺化。如果工作上有需要多人將資料彙整成為同一張試算表欄位的需要，可用表單功能來加以應用。

如果用 PDCFA 來看工作流程的循環，包含「計畫、執行、檢核、回饋、行動」等 5 個步驟。我覺得雲端流程可以大幅改善「檢核」和「回饋」，節省很多溝通成本和時間。

Q&A

Q1 文件中是「匿名」的狀態？ 

如果沒有登入 Google，在文件上就會出現不同動物的匿名頭像。請確認登入狀態。

Q2 Google 相簿會比 Flickr 好嗎？是否可以做到拍攝某一個地點景物，自動辨識該地點的資訊？ 

今年 Flickr 也加入智慧辨識的功能，所以我覺得各自有優缺點。

拍照辨識地點資訊：目前只開放給常用 Google 地圖評分的使用者，主要是協助 Google 進行旅行地點的辨識優化，也許未來會有這樣的功能推出。

Q3 文件可否限時關閉？ 

Dropbox 付費的專業版可以做到。

Google 需要透過加裝外掛，才能增加定時關閉的功能。

Q4 使用 Google 的服務，是否有資料安全性問題？ 

建議開啟「二階段驗證」的功能，可以透過手機收發訊息，避免帳號遺失被盜用。

Q5 是否可以搜尋照片內的文字？ 

Google 雲端硬碟可以搜尋照片內的文字，但相簿還沒有這樣的功能。

根據國外的新聞，Google 即將推出多人共管相簿的功能。

Q6 Google Now 是否有 PC 版？ 

目前只有 chromebook 有。先前推出 PC 版因為反映不佳，所以暫停。

Q7 能否把大家丟過來的請假資料，丟到共用的行事曆上？ 

可以透過表單讓大家填寫，資料會在試算表上，但無法直接倒進行事曆裡。

也許可以用 zapier這類的服務做到（可參考：Zapier－讓自動化機器人來幫你完成工作）

Q8 如何可以把 Google Now 的資訊也共享給別人？ 

可能牽涉到隱私，目前沒辦法做到。

Q9 如果跟團旅行的話，沒有這些信件往返，Google Now 就不會適時給予提醒？ 

是的，因為必須郵件符合 Google 的語法，才會進行分析來應用。

Google 地圖：「探索」功能，會主動推薦附近的地點給使用者。所以不需要 Google Now 也可以做到。

共用文件如果很多份，可以用資料夾來共享，就不用一個一個文件來分享。

Q10 試算表的權限管理，是否可做到一份檔案裡，隱蔽部分欄位，不讓其他人看到？ 

隱蔽某個試算表的特定欄位，需要加裝外掛才可以做到。