Teams 是微軟新一代的工作平台服務，整合了訊息、檔案協作、視訊會議、Power BI 等 Office 365 內部服務，也可加掛其他第三方外部，讓使用者可以在同一個視窗界面裡，完成所有的通訊及工作。
透過 Office 365 非營利版捐贈計畫，非營利組織（NPO）可以免費使用這個服務，並強化各部門、內外各個團體之間的聯絡。本場活動邀請微軟專家 Reborn 和大家分享，Teams 的精彩功能，以及在導入的過程中，有哪些值得留意的眉角。
簡報 from 開拓文教基金會＠slaredhare
1. App 太多，讓我們把工作相關訊息通通集中在一起吧！
根據統計資料，在 2016 或 2017 年左右，社群軟體和手機的使用已經超過 Email 和桌機了。每個使用者平均會有 4 個以上的裝置（工作用及家用電腦、平板、手機等等），過去大家只在桌機上工作，現在則是隨時都有訊息在傳遞，或在各地移動，並且平均有 2 個以上的團隊量，同時兼顧著不同的專案。
這意味著工作的干擾更多、時間更破碎，隨時隨地都在工作。相信大家也會遭遇到，手機裡同時有 Messenger、Line、Whatsapp 或微信等通訊軟體，App 太多，要兼顧每個聯絡對象或主管會使用的 App。同時，每個 App 的設計都不相同，導致資料無法保存，時間久了有些找不到、或根本忘記存放在哪一個 App 裡面。資料協作時，也可能遇到軟體版本不一致導致檔案打不開的狀況，甚至有機敏資料外流的資安風險，而在有風險的狀況下，組織的 IT 卻無法監控員工使用的軟體，一旦有機敏資料資料外流，無法從源頭快速阻絕。
2. Teams 主要功能
2017 年 Teams 誕生，經過二年的產品成熟期，加上開發的團隊在台灣，目前這個服務已成為 O365 重要的訊息與 App 整合工作平台。簡單介紹主要功能如下：
訊息：和 Line 一樣，可以拉群組，也就是所謂的團隊，每個團隊底下還可以開設不同的頻道，協助訊息分流。
檔案協同分享：在訊息裡分享過的檔案，會集中在檔案頁籤中，即便有人中途加入團隊，也可以授權給他看過去的資訊，快速拿到歷史紀錄。
召開視訊會議：視訊會議有分享螢幕畫面、主持人統一靜音等主控權，並且可以即時線上錄製，透過強大的雲端資源，不用擔心會議時間太長、檔案太大，因為錄製的影片會直接儲存在 Stream 上（O365 裡面類似 Yotube 的內部影片串流服務）。線上會議室裡，也可以直接做會議記錄（預設只有組織裡的帳號可以編輯，避免權限混亂）。
客製化的延伸服務：Teams 除了讓組織可以自訂工作區外，也開放開發團隊可以自己做應用程式（使用 App Studio），甚至不用程式語言，直接拖拉、設定，容易上手，也可串接開發人員經常使用的服務，包括 Github、Jira 等等。
資安的全方位防護：對許多組織來說，稽核很重要，而 O365 可以兼顧組織稽核的需求（可參考：在安全性 & 規範中心搜尋稽核記錄）。同時，O365 也符合歐洲 GDPR 的要求，組織若有需要可以開啟相關設定來使用。
外部來賓存取功能：組織通常需要和服務對象及支持者進行聯繫，而任何人都可以免費使用自己的 Email 來註冊 Teams 帳號。
3. 建議使用情境
對組織來說，導入系統往往有陣痛期。要如何讓組織內的夥伴們，慢慢轉移到新的訊息平台呢？
簡單說，要找出共通性，開設 Teams 的新團隊時，可以是：同一群人、同一個部門、同一個專案，或有相同目的的討論與追蹤進度。組織也可以把組織內的所有人都拉成一個團隊，也就是組織內的最大團隊，把這個團隊內的訊息當成公告欄，擺放工作手冊、組織大家的行事曆或會議室借用的行事曆等等。
使用 Teams 時，O365 的管理員有最大權限，而每個團隊的建立者也是主要的管理者，能控管子頻道的成員及檔案授權。當然，也可以把管理員的權限授權給其他人管理。
Teams 可以因應組織團隊的需要，有各種應用情境：
新知頻道：定期搜尋特定主題，推送所設定的新聞或新知。Teams 裡有提供 RSS 的 App 功能可使用。
定期報告繳交、共同編輯：會議裡要用的文件、報告，與會者可以先更新自己負責的報表，甚至透過整合 Power BI，進行視覺化的處理，可以加速會議的效率、節省資料準備的時間。
教育訓練的考試：內嵌 Forms 表單，並可透過函數設定，自動閱卷評分
依專業分配實習生人力：
- 透過 Forms 問卷，了解參與者的專長，有利於人力配置。
- 可以透過串接 Forms 和 Flow 的自動工作流程觸發，以及 Power BI 的資料視覺化，快速篩選出實習生的專長樣貌。
- 加入 Planner 指派工作：實習生可以透過 Teams 工作區的 Planner 功能，了解他們的工作內容。
- 如果要自動篩選，可以透過開發 AI 智慧引擎來進行協助。
Teams 是功能強大的產品，幾乎可以整合 O365 所有服務，除了 Email 之外。同時擴充整合的服務容易開發、使用，包括服務機器人（bot），也可加裝，可以回答使用者簡單的問題。同時，安全合規，組織不用擔心資安問題。
5. QA
1. 聊天也可以直接邀請外部人員嗎? 還是要先有團隊才能與外部人員聊天？
可以邀請外部人員，但對方還是需要註冊 Teams 帳號才可以。
如果是一對一的聊天，有些 O365 帳號如果有設定開放給組織外部人員搜尋的話，那麼透過 Teams 界面上方的搜尋列，可以直接搜尋對方的 Email、傳訊息給他。
2.「頻道」也可以選定成員嗎？目前只看到團隊可以選定成員。是否是版本問題？
新的版本才可以。
3.「會議」行事曆與 Office 365 行事曆間的關係？「會議」空閒時間會去撈「Office 365 行事曆」的資料嗎？
會和 Outlook 的行事曆整合在一起。
4. Teams 的安全控管可以做到那些？安全性追蹤？發訊記錄？
- 可以稽核使用者所發的訊息
- 沒辦法發出特定訊息就封鎖，因為這是不符合 GDPR 規範的
- 可以事後追蹤文字紀錄
- 如果是文字檔案就可以透過 SharePoint 進行篩選。E3 的付費 RMS 就可以做到。
Teams 可以是個人或 O365 的組織帳號，已經開放所有人都可免費使用了。但是免費和組織用的版本功能會不一樣（可參考比較 Teams 方案）。
6.「聊天」可以一次性發給多人嗎？類似 Line@，群發訊息出去，但他們回應時是一對一回應（不是建立一個「群組」喔！)
- 原生沒有，可能需要加工
- Teams 原本就是組織內用的，所以如果是一對多，這樣去思考功能是會有問題的
- 可以透過開發機器人來回應問題
- 目前中文的語言還不行
- 類似 O365 裡 PowerPoint 提供的功能，但目前執行會議錄製的 Streams 還沒加裝中文的外掛，只有英文、西班牙文等四種語言而已。
管理員可以設定只有某個人可以開群組，或者透過 Form 填單申請，核准後授權才可以開。
9. 在 Teams 群組交談時所傳的照片，會不會有個地方也統整存放照片？
可以在檔案頁籤裡面找到；或在 Onedrive / Sharepoint 裡面出現。
10. 如何知道現在對話的團隊是組織內或組織外建立的？
- 可以看 Teams 的帳號裡會呈現不同的 tenant（用戶狀態），可以看出群組是內部或外部開的群組。帳號切換到後面有「來賓」標示的，就會顯示外部開的群組。
- 手機 App 裡是可以直接切換組織的，更直覺
12. 我剛開了帳號，試著加入組織外的人成為成員，但填入 Email 後，不能按「新增」鍵，但組織內是可以的。
- 需要開設來賓邀請：系統管理員 → Teams 設定 → 開啟「來賓存取」（如下圖） 。
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如果是一對一的聊天，有些 O365 帳號如果有設定開放給組織外部人員搜尋的話，那麼透過 Teams 界面上方的搜尋列，可以直接搜尋對方的 Email、傳訊息給他。如果是團隊的話，還是需要邀請。
組織如果要開放外部存取（簡中說明），設定好後，系統需等待 30-60 分鐘。
13. 如果組織不慎有不雅或有風險的內容或檔案外流的話，如果檔案在 O365 的雲端上，就可以從源頭進行權限管控。
14. 資料安全的部份，目前存放在微軟雲端上的資料，政府不能強制要求拿取。
15. 在組織中要推廣 Teams 的話，依照經驗，找組織的 CEO 或會計部門主管，比較容易成功。或者組織的 IT 人員，也可以限定大家要透過 Teams 來與他聯絡，都可以增加大家使用 Teams 的機會。
（延伸閱讀：歷年非營利組織資訊運用座談會的活動紀錄）
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