台北場的活動之後，5/13 我們南下高雄。本場次一樣有微軟專家，分享 O365 的最新發展與功能；並有高雄在地的喜憨兒社會福利基金會和高雄市社區大學促進會，分享組織導入的應用和撇步經驗談；最後，合昕帶來協助不同組織導入 O365 及其他資訊系統建置的過程中，組織可預做規劃及概念上的準備。本場活動共有 49 個組織、61 位夥伴參加。
一、林鑫佑：從無到有、從有到更豐富-雲端運用案例分享
簡報 from 開拓文教基金會＠slideshare
鑫佑是服務於高雄社大的資訊專員，社大有不同的服務據點，他分享了社大為何導入的原因？以及導入後如何逐步進化、改善的經驗。
1. 從無到有的資訊安全——資料安全、備份、權限管理
首先，想像一下，組織的辦公室可以承受何種「災難」？小至個人電腦故障，或者組織的伺服器壞掉，大至地震、火災等等，那麼組織重要的數位資料，要如何保存才最安心？
最早，社大的辦公室只有一台檔案主機，透過網路芳鄰分享會內的文件檔案，並且每週備份到另一顆硬碟，但這樣做的狀態下，是沒有權限管理和異地備份的，容易因為病毒感染造成主機的檔案全部掛掉。
為了預防這樣的狀態，添購了 NAS（Nwtwork Area Storage，網路儲存空間），NAS 可以支援帳號登入、檔案版本的控制紀錄、同步備份到檔案主機，並且外部也可連回辦公室存取檔案。然而 NAS 畢竟是放在辦公室內的硬體，因此不容易做到真正的異地備份，時常存取也會造成硬體的耗損和資料救援的困難，對外網路也有頻寬不足的問題。
於是開始導入 Office 365，讓組織內的員工使用 OneDrive 的雲端硬碟。每個人可以有 1TB 的雲端容量，既不怕檔案毀損遺失，又可不限裝置、地點，隨時存取並編輯文件。在這個階段裡，公用資料放在 NAS，個人檔案則存在 OneDrive，減輕 NAS 讀取的負擔，並且試著把 NAS 的資料也同步到 OneDrive 和伺服器上，進行多份的異地備份。
2. 不在同一個辦公室——導入 SharePoint、檔案協作、共筆
會內的長青團隊遷出原本的辦公室之後，無法使用網路芳鄰共享資料，NAS 的 Web 界面也不方便使用，無法解決共同編輯及存取資料的需求，同時連外網路一樣遭遇頻寬的限制。
這時，組織依照上述的需求，開設給各個團隊使用的「小組網站」，也就是 O365 裡面的 SharePoint 功能，不只可作權限的控管，也可透過網頁即時編輯和瀏覽文件，減少檔案版本的衝突。
3. 邁向全雲端化辦公室
社大後來開辦鎮港園社區大學，服務橫跨前鎮、小港和林園三大區，沒有共同的辦公室，因此過去分享共用文件的基本條件——空間、主機、網路——通通沒有。於是全面導入了 SharePoint，開設各區的專屬資料夾，透過 OneDrive 和 SharePoint 進行個人和團隊資料的全雲端儲存，這樣做的優點效益有：
- 節省購買檔案主機的開銷
- 省掉維護檔案主機營運成本（網路、用電）
- 檔案可能比設置地端主機安全
- 檔案隨時隨地可存取編輯
- 同時支援電腦及手機裝置
- 會內亦可隨時調閱團隊資料
組織在導入的過程裡，可以看到依照不同階段的需求，慢慢開始使用 O365 不同的服務來滿足不同的需求（如下圖）。
而組織內的同仁們願意開使用新系統，也需要一些關鍵點，一件大家需要一起做的事，一起來練習和討論。譬如社大找出和組織員工最相關、最常使用、最多人使用及互動關聯性大的幾個關鍵點，讓大家慢慢熟悉操作（如下圖）。
最後，資料都上雲端也有需要注意的地方，譬如沒有網路的時候無法使用，因此必要的定期備份仍是安心王道。
二、喜憨兒基金會：Office 365 進階功能-導入應用分享
簡報 from ＠slideshare
去年喜憨兒基金會的資訊組吳組長，曾分享過基金會導入 O365 的規劃（去年 5/7 的活動紀錄）。作為一個擁有多個服務據點和社會事業的大型組織，在去年的架構規劃底下，一起來看看今年基金會搭配 O365 更多推陳出新的功能，又有什麼精彩應用？
開頭簡單提了一下，組織導入 O365 的動機，為了更好地滿足使用者的需求，同時在組織有限的 IT 人員配置下，使用好工具，聰明地發揮最大效能。要解決二者共同的問題，就是改善郵件、檔案、協作和設備四大問題。
導入 O365 之後，硬體部份需要先提昇，因為 Windows 10 和 Office 2016 的搭配，可以讓 O365 發揮最好的功能狀態，也減少使用者遭遇硬體問題的各種可能。導入的過程除了充分測試進階功能的模擬應用之外，面對組織眾多的工作人員和志工，教育訓練是很重要的，所以喜憨兒基金會拍攝了情境模擬影片，並進行課程內容的規劃。
目前基金會已經啟用了 O365 裡面多達 10 種功能 App，包含：
- 協作平台：OneDrive 同步備份、SharePoint 公用雲、Teams 群組協作與交談
- 知識平台：Video 歷史影音平台
- 訓練平台：Forms 課程活動問卷、SharePoint 職能課程平台、Stream 課程影音平台
- 管理平台：Planner 專案管理、Power App 建立商務應用程式
- 分析平台：Power BI 大數據分析
1. Teams 團隊協作，無所不能
相信許多人都會透過 Line 或 Messenger 來進行工作的聯繫，特別 NGO 的工作更是需要和服務對象及其關係人、志工、支持者等等組織內外的人聯絡。然而，免費、眾多的的即時訊息服務往往不利於資料的追蹤和存取，對組織來說，文件檔案無法進行權限控管和追蹤，也帶來許多資安疑慮。為了解決這樣的問題， Teams 服務應運而生。
Teams 可以針對組織內不同的團隊組合，開設「團隊」群組，每個團隊裡又可區分「頻道」，方便不同事務的分類分頻；同時每個團隊裡整合了訊息、檔案、線上會議等功能於一身，只需要打開一個界面，就可完成通訊和工作，並可串接 O365 內部或其他第三方服務，非常方便。當然，也提供桌面、網頁和手機 App 等跨裝置服務，讓使用者隨時隨地都可工作。
同時 Teams 也開放免費帳號給非組織裡的人使用，透過任何 Email 即可進行註冊，並可免費下載相關軟體。
2. Planner 簡易型專案工作追蹤管理
Planner 是類似 Trello 的服務，可以透過「卡片」和「列表」拆解專案的工作任務，並進行指派，團隊可以了解並掌握大家工作的進度。
3. Outlook 雲端預訂會議室
有些組織會有多個會議室空間可使用，透過 Outlook 的日曆功能，可以設定會議室清單，當同仁進行借用時，可以輕鬆查看是否有時段衝突的問題。簡報裡有詳細的步驟畫面可以參考。
4. PowerApp 建立課程報名 App
運用 PowerApp 和 SharePoint，設計出教育訓練課程的發布、報名與 QRCode 掃描報到的 App。
從以上的分享，可以看到組織導入 O365 的漸進過程，而 O365 透過雲端平台不斷發展出的新服務，也可以符合不同規模組織、基本或進階的需求和應用。
如果您是非營利組織的工作人員，並對導入這套雲端系統有興趣的夥伴，歡迎參考科技濃湯「雲端產品」的說明頁面，以上所簡介的功能，只要是符合微軟捐贈資格條件的組織，都可免費使用！
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