[活動紀錄] 非營利組織的雲端佈署策略 — 以 Office 365 及非營利版雲端產品捐贈為例（5/6 台北場） （下）

（本場活動的上篇請參考這裡）

三、伯大尼兒少家園：Office 365 導入分享

簡報 from 開拓文教基金會@SlideShare

過去組織內的檔案分享和備份，多使用 NAS，但硬體的投資和維護成本頗高。現在透過 O365 半取代 NAS，檔案的備份和分享同仁們會需要一點時間適應，但好處很多，加上 OneDrive 有自動的照片備份功能，照相時也能根據物件有不同模式，對需要留存紀錄的組織來說，很方便。

除了照片，影片部份也能透過 Stream 來做組織內部的分享和留存，非營利版本就可免費使用。


組織剛導入的時候，也遇到電腦老舊、規格不符的問題。組織如果要導入，建議最好的使用者體驗會是 Windows 10。因為 O365 不支援 Windows XP，而使用 Win 7，會沒有檔案隨選的功能——所有儲存在雲端的檔案皆可在本機檢視目錄，但只有使用者存取時，才會下載下來，可以節省更多硬碟空間。

伯大尼和心路的經驗類似，透過 SharePoint 可以解決大部分內部作業的問題，並且使用 Flow 來做簡單的簽核應用。



四、林合昕：雲端運用案例分享—從協助單位導入O365角度

簡報 from 開拓文教基金會@SlideShare

合昕陪伴過許多 NPO 進行 O365 和其他資訊系統的導入，針對組織的資訊化，提供了一些觀察和建議。整體來說，從電腦硬體、網路狀況、RWD官網和系統蒐集到的數據資料的分析等等，都屬於組織資訊化的不同環節。

當要導入 O365 時，會有這樣的流程：

1. 介紹運用分享
2. 需求分析評估
3. 導入說明會與使用教學
4. 正式轉換與問題排除：導入後的幾天會在組織裡幫忙回答問題

此外，如前面幾位講者提到，O365 的導入需要搭配軟、硬體的升級（如下圖的規格需求），譬如：RWD 網站 & SEO、大數據分析、伺服器建置 & AD 環境、WiFi 100人（無死角）、電腦升級；電話、網路佈線、電話總機等等。



而在組織資訊化的過程中，會有一些挑戰，包括一些不容易被看見的工作、軟硬體的限制，以及系統開發成本往往比想像中高。針對這些挑戰，合昕拋磚引玉提出了一些想法。

首先，要爭取主管的支持，並協助同仁適應。主管可以給予時間上的支持，或願意投入資源尋找外包外援。至於對電腦硬體的要求，可以使用「電腦租賃」，省去硬體維護的煩惱，並讓硬體保持在比較好的狀態。同時，靈活運用敏捷開發的想法，盡可能從現有資源中去組合需要的系統（或輔助系統開發），並搭配驗證 AD、OAuth 的開發，盡可能整合資料庫。


敏捷開發的示意圖：先做出需要的核心功能，即便簡單，之後可以慢慢修正。譬如打造一台汽車，不要直開從汽車的零件開始做，而是先做腳踏車、機車、再進化到汽車。



系統開發上，可以參考已經成功開發的企業運用模式，譬如專案管理、CRM、ERP、知識管理等等，再試著發展出 NPO 的範本或模組。而一般系統開發的流程如上圖，包括：需求分析、架構設計、程式開發、系統測試，和部屬與教育訓練。仔細檢視這個流程，只有「程式開發」需要工程師，其他環節如果組織有專任或兼任人員來進行專案管理的協調和聯絡，其實可以節省很多成本。同時，善用 O365 裡面的功能進行系統 DIY 的輔助，以敏捷開發的理念先調整出需要的核心功能，再進行確認和修正，往往組織不需要疊床架屋出太多龐大的系統，就能滿足所需。

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以上分享的 O365 功能，非營利組織可透過科技濃湯，申請微軟捐贈的 O365 非營利版，免費版本即包含大多數的線上功能應用；也可依照組織的需求，針對不同的工作人員級別，指派不同的進階方案授權，譬如 Power BI Pro 等等，讓組織的工作可更事半功倍（比較 Office 365 非營利組織版方案）。

延伸閱讀：歷年「非營利組織資訊運用座談會」活動紀錄