[活動紀錄] 非營利組織的雲端佈署策略 — 以 Office 365 及非營利版雲端產品捐贈為例（5/6 台北場） （上）

數位發展的趨勢，所有的軟體工具都在雲端上。而組織的員工同仁、服務對象、捐款人、志工、理（董）監事…等等內、外關係人，需要垂直╱水平、小團體╱大團體、跨團體的溝通和協作平台，更多時候，工作者小小的心願是：可否更公私分明一些？同時對組織來說，資料能做更好的控管與保存。

現在，這些都不是遙不可及的夢想，也都能在組織可負擔的成本和人力下做到。

雲端發展讓非營利組織有更多資源可使用、更輕易跨越時間和空間的限制，並整合不同的力量。科技濃湯平台上的雲端捐贈也越來越多，今年的非營利組織資訊應用座談會，就以微軟的「Office 365 雲端辦公室系統」為例，和大家分享最新趨勢與實案經驗。

本次活動有微軟專家，分享 O365 的最新發展與功能；並有心路基金會和伯大尼兒少家園分享組織導入的甘苦談；最後，合昕帶來協助不同組織導入 O365 及其他資訊系統建置的過程中，組織可預做規劃及概念上的準備。本場活動共有 35 個組織、50 位夥伴參加。

• 簡報@SlideShare
• 活動照片＠Flickr

一、Tiffany：NPO雲端佈署策略-Office 365 協作平台

簡報 from 開拓文教基金會@SlideShare

經過幾年的進化，微軟的 O365 已經成為組織管理與團隊協作的好幫手。一方面促進個人和團隊的生產力，發展出不同的軟體應用和彈性的協作平台；另一方面則協助組織的 IT 和主管可以簡化管理，隨時掌握系統裡所有工作人員的使用狀況，並強化資安防護與控管。透過網路與強大的雲端運算能力，微軟也將 AI 人工智慧用於 O365 的平台上，強化個人和資安防護的各個層面，更聰明地主動反應。

對個人來說，只要有網路和瀏覽器，就能連上 O365 的入口網站，使用郵件、文件編輯、擷取紀錄與雲端儲存等工具，同時也有跨平台的手機 App 或電腦軟體可安裝使用，譬如 Outlook、OneDrive、OneNote、Word、Excel 等等，讓使用者能在各種場景與狀態下工作。若再加上付費使用可安裝於桌機的 Office 應用程式，那麼 AI 就是強大的智能助理，譬如 PPT 簡報，可以輸入圖片和文字素材後，自動排版；也可以輕鬆將整份簡報中英互翻，或即時將語音翻譯成不同語言的字幕等等。

而對組織內的各種團隊，O365 推出的 Teams 服務，更是強大的溝通平台，整合即時訊息、線上會議、團隊雲端空間和多樣化的第三方服務介接。慣用的 Line 或 messenger 有公私不分、資料無法長久保存等問題，現在團隊可以透過 Teams 滿足所有溝通和文件協作的需求與保存，也可跨組織使用（詳見小組的來賓功能）。



資安部份透過 AI 輔助，若組織內帳號有異常行為，系統會主動推送通知給管理員；進階方案更可嚴格控管 Email 的存取和複製檔案的權限，讓機敏資料不外洩。而文件與檔案的分層權限控管，也有助於降低風險；文件的版本紀錄更可隨時還原或復原不同時間點的文件狀態，避免檔案遭受惡意軟體的綁架或威脅。

二、心路基金會：Office 365 導入經驗分享

簡報 from 開拓文教基金會@SlideShare

心路基金會的資訊組長林育德分享，目前使用 O365 的員工人數約 500 多人。由於人數較多、每位夥伴的工作情境也不一樣，因此是一步一步慢慢導入，譬如：透過系統發送公告的 Email 信件，讓每個員工逐漸養成使用 O365 收信的習慣。過去，大家多使用 G Suite，而系統的轉換的確需要時間適應（編按：目前手機版的 App，如 Outlook 或 OneDrive 等等，門檻比較低，設定也比較容易）。


阿德分享了幾個組織主要使用的功能：

1. Outlook

界面分成「焦點收件夾」和「其他」，有些人一開始沒察覺，以為信件不見了。這部份的欄位也可以設定成不要自動分類，可以多玩玩看設定。也提醒組織內的同仁，好好設計簽名檔，有助於組織社群媒體等資訊的傳播。信件還可以透過「@提及功能」，直接標註相關人員，很方便。

2. OneDrive

事先給予員工教育訓練，提醒大家要有「資料備份」的概念，亦即資料至少要有二份以上！也針對工作性質和情境不同的同仁，給予不同的作業方式，畢竟有些人可能沒有專屬電腦、是共用狀態（心路的工作人員工作類型很多，一線的服務工作者可能是多人共用一台電腦的）。

3. SharePoint 內部網站


透過 SharePoint 功能，可提供組織內部網站的功能，包括門戶頁面、團隊站點、文件庫、具備版本歷程紀錄的文件儲存空間等等，可以把部門、團隊或小組拉在一起，多人共用一個空間進行檔案的分享和協作，也可建立內部公告。上圖就是心路自訂的內部網站畫面，透過既有的區塊自訂功能就可製作完成，使用者完全不需要懂得任何程式語言。

內部網站導入的重點提示：

1. 不要急，不要想一次到位。
2. 要找到常態性資料提供單位（比如：行政，財務…）的負責人。
3. 不用盯，要提醒。
4. 重要訊息還是會發 Email 主動通知同仁。
5. 負責的同仁如果具備資料庫概念，設定環境時會事半功倍。

此外，心路也展示了透過 SharPoint，進行「場地租借」、「專案管理」和「資源運用」等不同場景的應用，且可當作組織的知識管理系統。

4. OneNote

搭配 AI 智能運算，OneNote 作為隨手紀錄的 App，提供方便的網頁與 Email 擷取功能，並能辨識圖片、直接 OCR 抓取出文字；也能依照不同情境執行照相功能，譬如拍攝簡報畫面時，會自動最佳化並調整大小，使用者不用再辛苦地一張一張調整格式。標註 PDF 時，也可匯入檔案後、展開所有頁面，直接在頁面上進行手動或打字註記。

OneNote 也能在 Teams 裡直接加入，成為團隊的共同筆記本。

延伸閱讀：

• 本場活動的下篇請參考這裡。
• 過往活動紀錄