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Teams 是微軟新一代的工作平台服務,整合了訊息、檔案協作、視訊會議、Power BI 等 Office 365 內部服務,也可加掛其他第三方外部,讓使用者可以在同一個視窗界面裡,完成所有的通訊及工作。
透過 Office 365 非營利版捐贈計畫,非營利組織(NPO)可以免費使用這個服務,並強化各部門、內外各個團體之間的聯絡。本場活動邀請微軟專家 Reborn 和大家分享,Teams 的精彩功能,以及在導入的過程中,有哪些值得留意的眉角。
簡報 from 開拓文教基金會@slaredhare
1. App 太多,讓我們把工作相關訊息通通集中在一起吧!
根據統計資料,在 2016 或 2017 年左右,社群軟體和手機的使用已經超過 Email 和桌機了。每個使用者平均會有 4 個以上的裝置(工作用及家用電腦、平板、手機等等),過去大家只在桌機上工作,現在則是隨時都有訊息在傳遞,或在各地移動,並且平均有 2 個以上的團隊量,同時兼顧著不同的專案。
這意味著工作的干擾更多、時間更破碎,隨時隨地都在工作。相信大家也會遭遇到,手機裡同時有 Messenger、Line、Whatsapp 或微信等通訊軟體,App 太多,要兼顧每個聯絡對象或主管會使用的 App。同時,每個 App 的設計都不相同,導致資料無法保存,時間久了有些找不到、或根本忘記存放在哪一個 App 裡面。資料協作時,也可能遇到軟體版本不一致導致檔案打不開的狀況,甚至有機敏資料外流的資安風險,而在有風險的狀況下,組織的 IT 卻無法監控員工使用的軟體,一旦有機敏資料資料外流,無法從源頭快速阻絕。
2. Teams 主要功能
2017 年 Teams 誕生,經過二年的產品成熟期,加上開發的團隊在台灣,目前這個服務已成為 O365 重要的訊息與 App 整合工作平台。簡單介紹主要功能如下:
訊息:和 Line 一樣,可以拉群組,也就是所謂的團隊,每個團隊底下還可以開設不同的頻道,協助訊息分流。
檔案協同分享:在訊息裡分享過的檔案,會集中在檔案頁籤中,即便有人中途加入團隊,也可以授權給他看過去的資訊,快速拿到歷史紀錄。
召開視訊會議:視訊會議有分享螢幕畫面、主持人統一靜音等主控權,並且可以即時線上錄製,透過強大的雲端資源,不用擔心會議時間太長、檔案太大,因為錄製的影片會直接儲存在 Stream 上(O365 裡面類似 Yotube 的內部影片串流服務)。線上會議室裡,也可以直接做會議記錄(預設只有組織裡的帳號可以編輯,避免權限混亂)。
客製化的延伸服務:Teams 除了讓組織可以自訂工作區外,也開放開發團隊可以自己做應用程式(使用 App Studio),甚至不用程式語言,直接拖拉、設定,容易上手,也可串接開發人員經常使用的服務,包括 Github、Jira 等等。
資安的全方位防護:對許多組織來說,稽核很重要,而 O365 可以兼顧組織稽核的需求(可參考:在安全性 & 規範中心搜尋稽核記錄)。同時,O365 也符合歐洲 GDPR 的要求,組織若有需要可以開啟相關設定來使用。
外部來賓存取功能:組織通常需要和服務對象及支持者進行聯繫,而任何人都可以免費使用自己的 Email 來註冊 Teams 帳號。
3. 建議使用情境
對組織來說,導入系統往往有陣痛期。要如何讓組織內的夥伴們,慢慢轉移到新的訊息平台呢?
簡單說,要找出共通性,開設 Teams 的新團隊時,可以是:同一群人、同一個部門、同一個專案,或有相同目的的討論與追蹤進度。組織也可以把組織內的所有人都拉成一個團隊,也就是組織內的最大團隊,把這個團隊內的訊息當成公告欄,擺放工作手冊、組織大家的行事曆或會議室借用的行事曆等等。
使用 Teams 時,O365 的管理員有最大權限,而每個團隊的建立者也是主要的管理者,能控管子頻道的成員及檔案授權。當然,也可以把管理員的權限授權給其他人管理。
Teams 可以因應組織團隊的需要,有各種應用情境:
新知頻道:定期搜尋特定主題,推送所設定的新聞或新知。Teams 裡有提供 RSS 的 App 功能可使用。
定期報告繳交、共同編輯:會議裡要用的文件、報告,與會者可以先更新自己負責的報表,甚至透過整合 Power BI,進行視覺化的處理,可以加速會議的效率、節省資料準備的時間。
教育訓練的考試:內嵌 Forms 表單,並可透過函數設定,自動閱卷評分
依專業分配實習生人力:
- 透過 Forms 問卷,了解參與者的專長,有利於人力配置。
- 可以透過串接 Forms 和 Flow 的自動工作流程觸發,以及 Power BI 的資料視覺化,快速篩選出實習生的專長樣貌。
- 加入 Planner 指派工作:實習生可以透過 Teams 工作區的 Planner 功能,了解他們的工作內容。
- 如果要自動篩選,可以透過開發 AI 智慧引擎來進行協助。
Teams 是功能強大的產品,幾乎可以整合 O365 所有服務,除了 Email 之外。同時擴充整合的服務容易開發、使用,包括服務機器人(bot),也可加裝,可以回答使用者簡單的問題。同時,安全合規,組織不用擔心資安問題。
5. QA
1. 聊天也可以直接邀請外部人員嗎? 還是要先有團隊才能與外部人員聊天?
可以邀請外部人員,但對方還是需要註冊 Teams 帳號才可以。
如果是一對一的聊天,有些 O365 帳號如果有設定開放給組織外部人員搜尋的話,那麼透過 Teams 界面上方的搜尋列,可以直接搜尋對方的 Email、傳訊息給他。
2.「頻道」也可以選定成員嗎?目前只看到團隊可以選定成員。是否是版本問題?
新的版本才可以。
3.「會議」行事曆與 Office 365 行事曆間的關係?「會議」空閒時間會去撈「Office 365 行事曆」的資料嗎?
會和 Outlook 的行事曆整合在一起。
4. Teams 的安全控管可以做到那些?安全性追蹤?發訊記錄?
- 可以稽核使用者所發的訊息
- 沒辦法發出特定訊息就封鎖,因為這是不符合 GDPR 規範的
- 可以事後追蹤文字紀錄
- 如果是文字檔案就可以透過 SharePoint 進行篩選。E3 的付費 RMS 就可以做到。
Teams 可以是個人或 O365 的組織帳號,已經開放所有人都可免費使用了。但是免費和組織用的版本功能會不一樣(可參考比較 Teams 方案)。
6.「聊天」可以一次性發給多人嗎?類似 Line@,群發訊息出去,但他們回應時是一對一回應(不是建立一個「群組」喔!)
- 原生沒有,可能需要加工
- Teams 原本就是組織內用的,所以如果是一對多,這樣去思考功能是會有問題的
- 可以透過開發機器人來回應問題
- 目前中文的語言還不行
- 類似 O365 裡 PowerPoint 提供的功能,但目前執行會議錄製的 Streams 還沒加裝中文的外掛,只有英文、西班牙文等四種語言而已。
管理員可以設定只有某個人可以開群組,或者透過 Form 填單申請,核准後授權才可以開。
9. 在 Teams 群組交談時所傳的照片,會不會有個地方也統整存放照片?
可以在檔案頁籤裡面找到;或在 Onedrive / Sharepoint 裡面出現。
10. 如何知道現在對話的團隊是組織內或組織外建立的?
- 可以看 Teams 的帳號裡會呈現不同的 tenant(用戶狀態),可以看出群組是內部或外部開的群組。帳號切換到後面有「來賓」標示的,就會顯示外部開的群組。
- 手機 App 裡是可以直接切換組織的,更直覺
12. 我剛開了帳號,試著加入組織外的人成為成員,但填入 Email 後,不能按「新增」鍵,但組織內是可以的。
- 需要開設來賓邀請:系統管理員 → Teams 設定 → 開啟「來賓存取」(如下圖) 。
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如果是一對一的聊天,有些 O365 帳號如果有設定開放給組織外部人員搜尋的話,那麼透過 Teams 界面上方的搜尋列,可以直接搜尋對方的 Email、傳訊息給他。如果是團隊的話,還是需要邀請。
組織如果要開放外部存取(簡中說明),設定好後,系統需等待 30-60 分鐘。
13. 如果組織不慎有不雅或有風險的內容或檔案外流的話,如果檔案在 O365 的雲端上,就可以從源頭進行權限管控。
14. 資料安全的部份,目前存放在微軟雲端上的資料,政府不能強制要求拿取。
15. 在組織中要推廣 Teams 的話,依照經驗,找組織的 CEO 或會計部門主管,比較容易成功。或者組織的 IT 人員,也可以限定大家要透過 Teams 來與他聯絡,都可以增加大家使用 Teams 的機會。
(延伸閱讀:歷年非營利組織資訊運用座談會的活動紀錄)
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