2019年6月20日 星期四

[活動紀錄] 非營利組織的雲端佈署策略 — 以 Office 365 及非營利版雲端產品捐贈為例(5/13 高雄場)



台北場的活動之後,5/13 我們南下高雄。本場次一樣有微軟專家,分享 O365 的最新發展與功能;並有高雄在地的喜憨兒社會福利基金會高雄市社區大學促進會,分享組織導入的應用和撇步經驗談;最後,合昕帶來協助不同組織導入 O365 及其他資訊系統建置的過程中,組織可預做規劃及概念上的準備。本場活動共有 49 個組織、61 位夥伴參加。


一、林鑫佑:從無到有、從有到更豐富-雲端運用案例分享



鑫佑是服務於高雄社大的資訊專員,社大有不同的服務據點,他分享了社大為何導入的原因?以及導入後如何逐步進化、改善的經驗。

1. 從無到有的資訊安全——資料安全、備份、權限管理

首先,想像一下,組織的辦公室可以承受何種「災難」?小至個人電腦故障,或者組織的伺服器壞掉,大至地震、火災等等,那麼組織重要的數位資料,要如何保存才最安心?


最早,社大的辦公室只有一台檔案主機,透過網路芳鄰分享會內的文件檔案,並且每週備份到另一顆硬碟,但這樣做的狀態下,是沒有權限管理和異地備份的,容易因為病毒感染造成主機的檔案全部掛掉。

為了預防這樣的狀態,添購了 NAS(Nwtwork Area Storage,網路儲存空間),NAS 可以支援帳號登入、檔案版本的控制紀錄、同步備份到檔案主機,並且外部也可連回辦公室存取檔案。然而 NAS 畢竟是放在辦公室內的硬體,因此不容易做到真正的異地備份,時常存取也會造成硬體的耗損和資料救援的困難,對外網路也有頻寬不足的問題。


於是開始導入 Office 365,讓組織內的員工使用 OneDrive 的雲端硬碟。每個人可以有 1TB 的雲端容量,既不怕檔案毀損遺失,又可不限裝置、地點,隨時存取並編輯文件。在這個階段裡,公用資料放在 NAS,個人檔案則存在 OneDrive,減輕 NAS 讀取的負擔,並且試著把 NAS 的資料也同步到 OneDrive 和伺服器上,進行多份的異地備份。

2. 不在同一個辦公室——導入 SharePoint、檔案協作、共筆

會內的長青團隊遷出原本的辦公室之後,無法使用網路芳鄰共享資料,NAS 的 Web 界面也不方便使用,無法解決共同編輯及存取資料的需求,同時連外網路一樣遭遇頻寬的限制。

這時,組織依照上述的需求,開設給各個團隊使用的「小組網站」,也就是 O365 裡面的 SharePoint 功能,不只可作權限的控管,也可透過網頁即時編輯和瀏覽文件,減少檔案版本的衝突。

3. 邁向全雲端化辦公室

社大後來開辦鎮港園社區大學,服務橫跨前鎮、小港和林園三大區,沒有共同的辦公室,因此過去分享共用文件的基本條件——空間、主機、網路——通通沒有。於是全面導入了 SharePoint,開設各區的專屬資料夾,透過 OneDrive 和 SharePoint 進行個人和團隊資料的全雲端儲存,這樣做的優點效益有:

  • 節省購買檔案主機的開銷
  • 省掉維護檔案主機營運成本(網路、用電)
  • 檔案可能比設置地端主機安全
  • 檔案隨時隨地可存取編輯
  • 同時支援電腦及手機裝置
  • 會內亦可隨時調閱團隊資料
4. 資訊改造心得

組織在導入的過程裡,可以看到依照不同階段的需求,慢慢開始使用 O365 不同的服務來滿足不同的需求(如下圖)。

而組織內的同仁們願意開使用新系統,也需要一些關鍵點,一件大家需要一起做的事,一起來練習和討論。譬如社大找出和組織員工最相關、最常使用、最多人使用及互動關聯性大的幾個關鍵點,讓大家慢慢熟悉操作(如下圖)。

最後,資料都上雲端也有需要注意的地方,譬如沒有網路的時候無法使用,因此必要的定期備份仍是安心王道。

二、喜憨兒基金會:Office 365 進階功能-導入應用分享



去年喜憨兒基金會的資訊組吳組長,曾分享過基金會導入 O365 的規劃(去年 5/7 的活動紀錄)。作為一個擁有多個服務據點和社會事業的大型組織,在去年的架構規劃底下,一起來看看今年基金會搭配 O365 更多推陳出新的功能,又有什麼精彩應用?

開頭簡單提了一下,組織導入 O365 的動機,為了更好地滿足使用者的需求,同時在組織有限的 IT 人員配置下,使用好工具,聰明地發揮最大效能。要解決二者共同的問題,就是改善郵件、檔案、協作和設備四大問題


導入 O365 之後,硬體部份需要先提昇,因為 Windows 10 和 Office 2016 的搭配,可以讓 O365 發揮最好的功能狀態,也減少使用者遭遇硬體問題的各種可能。導入的過程除了充分測試進階功能的模擬應用之外,面對組織眾多的工作人員和志工,教育訓練是很重要的,所以喜憨兒基金會拍攝了情境模擬影片,並進行課程內容的規劃。

目前基金會已經啟用了 O365 裡面多達 10 種功能 App,包含:
  • 協作平台:OneDrive 同步備份、SharePoint 公用雲、Teams 群組協作與交談
  • 知識平台:Video 歷史影音平台
  • 訓練平台:Forms 課程活動問卷、SharePoint 職能課程平台、Stream 課程影音平台
  • 管理平台:Planner 專案管理、Power App 建立商務應用程式
  • 分析平台:Power BI 大數據分析
以下簡介幾個重要的應用服務:

1. Teams 團隊協作,無所不能

相信許多人都會透過 Line 或 Messenger 來進行工作的聯繫,特別 NGO 的工作更是需要和服務對象及其關係人、志工、支持者等等組織內外的人聯絡。然而,免費、眾多的的即時訊息服務往往不利於資料的追蹤和存取,對組織來說,文件檔案無法進行權限控管和追蹤,也帶來許多資安疑慮。為了解決這樣的問題, Teams 服務應運而生。

Teams 可以針對組織內不同的團隊組合,開設「團隊」群組,每個團隊裡又可區分「頻道」,方便不同事務的分類分頻;同時每個團隊裡整合了訊息、檔案、線上會議等功能於一身,只需要打開一個界面,就可完成通訊和工作,並可串接 O365 內部或其他第三方服務,非常方便。當然,也提供桌面、網頁和手機 App 等跨裝置服務,讓使用者隨時隨地都可工作。

同時 Teams 也開放免費帳號給非組織裡的人使用,透過任何 Email 即可進行註冊,並可免費下載相關軟體。



2. Planner 簡易型專案工作追蹤管理

Planner 是類似 Trello 的服務,可以透過「卡片」和「列表」拆解專案的工作任務,並進行指派,團隊可以了解並掌握大家工作的進度。

3. Outlook 雲端預訂會議室

有些組織會有多個會議室空間可使用,透過 Outlook 的日曆功能,可以設定會議室清單,當同仁進行借用時,可以輕鬆查看是否有時段衝突的問題。簡報裡有詳細的步驟畫面可以參考。

4. PowerApp 建立課程報名 App

運用 PowerApp 和 SharePoint,設計出教育訓練課程的發布、報名與 QRCode 掃描報到的 App。



從以上的分享,可以看到組織導入 O365 的漸進過程,而 O365 透過雲端平台不斷發展出的新服務,也可以符合不同規模組織、基本或進階的需求和應用。

如果您是非營利組織的工作人員,並對導入這套雲端系統有興趣的夥伴,歡迎參考科技濃湯「雲端產品」的說明頁面,以上所簡介的功能,只要是符合微軟捐贈資格條件的組織,都可免費使用!

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