2021年2月19日 星期五

[活動紀錄] 1/26 學習微軟新一代生產力平台 Power Platform — 優化組織內部工作流程,彈指間完成自動化程序

全球仍舊籠罩在COVID-19的挑戰之下,許多人仍在適應疫情所造成「新的日常」(new normal)。面對保持社交距離、人與人的接觸會受到限制,數位工具能為各種社會與公益服務或使命所帶來的幫助,也成為眾人關注的焦點,並催促各種組織在數位轉型上的腳步。

微軟長期捐贈非營利組織 Microsoft 365 非營利版方案,作為越來越強大的雲端辦公室平台,本次系列活動聚焦於:非營利組織如何更好地應用方案中免費提供的 Power Platform 功能,讓組織內部的工作流程與協作,獲得更多自動化(automation)效益,節省行政成本,輕鬆達到工作效率進一步的優化;也能讓人力釋出到組織更需要被關注與服務的地方。

本次二場活動「1/26 學習微軟新一代生產力平台 Power Platform — 優化組織內部工作流程,彈指間完成自動化程序」「2/3 微軟Power Platform 非營利組織成果分享會」,共有來自 21 個組織的 66 位夥伴,一起參與。

首先,1/26 透過一天的工作坊教學、實作,熟悉 Power Platform 的功能與操作,並發想應用在自己組織工作的可能性。再以半天(2/3)的參與式活動,邀請各組織帶著試做的成果 / 半成品前來。

詳細活動紀錄如下:


講師 Reborn。更多活動照片,請見 https://flic.kr/s/aHsmUaKTSJ

上午場由李昶翰(Reborn)分享「工作流程自動化 Microsoft Power Platform – 運用 Power BI + Power Automate + Power Apps + Power Virtual Agent」。Power Platform 主要是由這四個產品組成的,非營利組織只要申請了 M365 非營利版,使用者就可以免費使用 Power Automate 和 Power Apps。這幾個產品的功能如下:
  1. Power Automate:以不須透過開發程式的方式將強大的工作流程自動化,並連接到數百個常用應用和服務。 
  2. Power Apps:在幾個小時(而不是幾個月)內建構應用程式,輕鬆連接到資料,使用類似 Excel 的運算式添加邏輯,快速發布跨裝置 App,在 Web、iOS 和 Android 設備上運行。 
  3. Power BI:通過互動式即時儀表板了解您手上的數據,並獲得推動業務向前發展所需的見解。 
  4. Power Virtual Agent官網說明文件):可讓您建立功能強大的聊天機器人,解答您的支持者、其他員工或訪客在您的網站或服務所提出的問題。您不需要資料科學家或開發人員,即可建立聊天機器人。

透過 Microsoft 365 內建的 200 多種 Power Automate 範本,組織內的人員不需要撰寫程式碼,透過視覺化的操作介面,就能快速了解並開始工作流程的優化,做到「獲取通知、同步及複製檔案、蒐集資料和自動化核准」,進行統一管理。譬如:透過串接 Forms + Power Automate + Teams,可以把 Form 表單所蒐集的意見資料,自動發送到 Teams 的群組頻道或特定工作人員手上。




接著分享幾個應用實例,包括:工作指派、設備借用申請、組織戰情室等等。簡報第 25 頁開始,有步驟分解的情境案例,歡迎大家依照簡報操作,包括:

  1. 工作提醒:整合專案計畫工具 Planner 來自動發送 Email 給使用者。 
  2. 問卷調查及統計:透過訪客資料登記,自動完成問卷的調查與統計,對於因應疫情需要進行「訪客實名制登記」的組織來說,是頗為實用的情境。


***




下午場次由張楷翊(Oscar)分享「客製打造專屬工作 App – Power Apps / Automate」。針對這二個產品的概念,再進行了一些概念的補充。譬如: Power Automate 的流程通常包含三個元素:觸發、事件和邏輯。




Power Apps 包含了二種形式:畫布應用程式(Canva Apps)和模型導向應用程式( Model-driven Apps)。從簡報第 13 頁開始,透過實作讓大家更好地理解究竟 Power Apps 是什麼(請先下載教材資料夾)。




練習的第一個題目是「報修系統」,透過整理好的 Excel 資料表,自動生成畫布應用程式。接著練習第二個題目「派工系統」,從空白的畫布應用程式開始,試著把畫面上的視覺元素一個個做出來,譬如歡迎畫面的圖片和登入系統的按鈕等等,並且插入表單和下拉式選單。接著,加入 Power Automate 的流程來進行資料的連接,最後就是發布這個應用程式給組織內的使用者!使用者只要下載 Power Apps 的應用程式,登入自己的 M365 帳號,就能看到組織內部發布的應用程式了。

繼續閱讀:[活動紀錄] 2/3 微軟Power Platform 非營利組織成果分享會

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