本次活動邀請了微軟亞太區公共事務最高主管 Clair Deevy，為大家介紹亞太地區 NGO 資訊應用的趨勢，以及 Office 365（以下簡稱 O365）對組織工作的幫助，微軟 O365 資深產品經理 Joey、公共事務部趙副總，也在現場為大家解答。另外，網絡行動科技的 Jimmy，講解 CRM 的概念、對組織經營的重要性，及應該準備好的前置工作。
建議您可以參考稍早的活動紀錄：2014年「非營利組織資訊科技運用」座談會。
開拓也利用這一次機會，透過科技濃湯的介紹，希望組織的 CEO 們可以更加支持組織員工在資訊科技應用軟實力的提升。特別是以下三方面：
- 捐贈軟體的使用回饋：組織們大多知道科技濃湯的軟體捐贈，但其實捐贈軟體的廠商們，也需要大家使用產品後的回饋，以及未來對產品的需求是什麼？譬如：使用威力導演剪接好影片，歡迎組織把影片的 YouTube 連結，分享給我們；或者使用微軟 Office，做出好的成果等等。如果組織需要特定的軟體或需求，也歡迎反映給科技濃湯爭取。
- 每個月的網路星期二：每個月開拓和網絡行動科技，會在台北市舉辦免費的網路星期二講座，邀請業界或 NGO 裡有豐富經驗的夥伴，來和大家分享資訊應用的各種主題。我們希望能有更多 NGO 夥伴們來現場參與，同時除了被動地等待主題的安排外，可以有更多的參與和回應。
- 數位影像工作坊：連續二年，開拓都舉辦了長達 4-6 週的數位影像工作坊（活動連結），內容包括數位影像從無到有的攝影／剪接技巧學習、使用心智圖整理腳本、製作影片成品、YouTube 和 FB 的網路整合行銷等等。希望透過不同團體的互動、分享， 增加學習效果；同時 NGO 的合作，能互相幫忙擴大在網路的能見度。
但是，有時會聽到組織說，太花時間了，沒有人力，可以選擇性去上課就好嗎？但根據我們的經驗：只上課，學習較抽象、有限；實際操作，學習才紮實。而沒有成果的方案，也很難獲得相關資源的支持。
Q1. O365 的優點，和其它工具或平台的比較：機構會用 Skype 開會、打網路電話、用 Line 作群組溝通、用 Google 的 Gmail，或用 YouTube 分享影片，這些都是免費的，為什麼要轉而使用 O365？
- 這些免費資源，跟 O365 最重要的差異是：微軟提供的是企業等級的安全性環境。相信 Line 的帳號被詐騙集團盜用是大家常聽到的問題，其它軟體／服務或許是方便、免費，但每個軟體／服務都是獨立運行, 無法整合使用產生最大的效益，例如，會遇到管理及維護資訊安全的困難。微軟 O365 提供高整合度的服務，例如 Outlook 可以同步與 OneNote 編輯，OneDrive 可以在線上直接預覽、編輯Office 文件等等，這些都是幫助組織提升管理及效率的重要環節。
- Email 可以自訂網域，所以一般組織的 Gmail 就是 xxx@gmail.com，但使用 O365 就可以是 xxx@[組織網域]
- 微軟不會掃描使用者的 Email 內容，但其他的服務，如 Google，會掃描使用者的郵件內容，來瞭解你的偏好、所關心的議題，投放相關廣告。這個部分，組織必須考慮資料安全和隱私問題，來做取捨。
O365 必須在 Windows 7 以上的作業系統，才能使用，建議得先將軟／硬體設備升級。另外，O365 的使用流暢度取決於網路頻寬。
Q3. 哪裡可以獲得 O365 或 Dynamic CRM 的相關資訊？
O365 請參考：
- 你準備好使用微軟 Office 365 的非營利組織方案了嗎？
- 比較 Office 365 非營利方案 （申請頁面）
- Office 365 非營利組織方案，開放申請囉！（2014/7/14更新）（申請說明）
- Office 365 部署指南
- 微軟 TechNet：從 Gmail 移轉至 Office 365 的 7 步驟
- 微軟也會不定期舉辦相關技術研討會，請見 http://www.microsoft.com/taiwan/office365/
Q4. 很多非營利組織都沒有 IT 人員的編制，開拓是否可以提供 IT 人員的介紹或媒合服務？
其實 NPO 的組織規模差異很大、市場的信任度差異也很大，是否提供這樣的服務取決於：是否真的有這樣的市場需求？才能繼續走下一步的媒合：也牽涉到如何收費，才能維持這類型有點像兼差或接案式 IT 人員的基本生活？譬如開拓的軟體捐贈收取 4% 的行政處理費，維持自給自足。
另外，開拓在 2009 年做過一次 NGO 資訊需求的問卷調查，希望 2014 下半年能再做一次，瞭解 NGO 真正的資訊需求。
Q5. 機構的服務地區大多在國外，也有很多國際連結的部分，使用 O365 是否會有限制？
只要有網路，沒有任何限制。
Q6. 目前在中國北京的微軟，正在開發一個可辨識手語、並有語音輸出功能的軟體，請問台灣的微軟是否也可以協助類似活動，協助打造更友善的聽障環境？
目前這套軟體微軟研究院還在開發中，是以中文和英文為首要開發對象，台灣微軟會持續關注、追蹤。
Q7-1. 微軟的工具都是最先進，對 NGO 有幫助的，現場的 NGO 每年都要接受政府評鑑，怎麼將那麼多的資訊，在管理、紀錄、追蹤上面，有效、系統地管理？特別有許多比較沒有經驗的組織，怎樣的工具可以協助小規模的組織，產出一套符合政府指標的需求？
利用 SharePoint 或 O365 的工具，可以幫助有較多分支機構、或有同樣任務的夥伴、或特定方案的人員，運用表單或範本，完成政府評鑑所需要的指標需求，甚至做為日後知識管理的基礎。
Q7-2. 但政府除了法規之外，沒有一個統一表單可以分享，讓 NGO 準備評鑑資料？
建議與衛福部社工司長建議，這問題不能只從開立設備規格的方式來處理，更應該開立雲端管理、共享的觀念規格，才能將如此大範圍的問題，逐步分階段解決。
Q8. 組織有大有小，各個單位的資料存取量，有多有少，譬如可能用了幾十年的 Gmail，如果改為使用 O365，有沒有無痛接軌的方式?
資料移轉並不困難，但要先釐清移轉的資料類型（格式）與範圍。目前微軟的技術已經可以把 Gmail 直接轉移至 O365，也有可以協助導入的夥伴廠商可以推薦。所以重點是前置需求的釐清，並找到了解組織需求、可協助系統導入的廠商。
Q9. 不同 NGO 擁有不同的物資，透過 O365，是否可能透過這樣的機制、平台，互通有無彼此的物資，例如租借？
這個問題分兩個層面：一種是單純組織內部的資源分享，另一種是多個組織之間、資源不在同一地區的分享。若是第一種，以微軟內部為例，「會議室」就是一個公司同仁必須共享的資源，我們是透過 Outlook 的行事曆來進行安排的，有需要的人可以隨時查詢會議室的借用狀況；若是第二種情形，就需要第三方來統籌建置，比較可能實行。
Q10. O365在使用上，對外、對內是否有可以設定權限？
微軟提供給 NGO 免費申請的O365，是等同企業規格安全等級的服務，例如 Email 的使用，就有許多不同層級的安全性設定，包括限制轉發、列印，甚至郵件在幾日內會自動銷毀等等，都可以做到。
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