展示價值：追蹤並傳達所屬組織的成功

掌握你的非營利組織資料，並有效傳遞它們的價值

作者：展示價值（Demonstrating Value），2012/4/2。 
（原文網址：Demonstrating Value: Tracking and Expressing Your Organization's Success。根據創用 CC 授權翻譯）

編按：Demonstrating Value 是從社區中發展出來的，旨在協助社區工作者、社會企業、非營利組織、公共專案和社區投資者，可以追蹤並展現他們的成功之處。現在，這套工具、資源與研究，希望能和任何有志於社會改變和創新者，產生連結。

這篇文章摘錄了《展示價值工作手冊》（Demonstrating Value Workbook）的五個步驟，協助大家透過這樣的流程，運用資料來傳達組織的價值和績效。這套方法有助於更有效地蒐集、瞭解和將資料視覺化，以呈現你的工作、社區及組織理念的價值。

下文將說明《展示價值工作手冊》的五個步驟

介紹

《展示價值工作手冊》（英文）可以協助你決定什麼樣的資料是你需要的、怎麼拿到這些資料，以及如何設計一張「績效快照」（"Performance Snapshot"），讓組織的成果與價值成為吸引人的介紹。

《展示價值工作手冊》以及相關的工具的共通前提是：在組織裡，你所蒐集的資訊，必須與你的決策直接相關，並且可以讓其他人對你的價值，印象深刻。

要決定什麼樣的資訊最有用，永遠要在心中問自己這個簡單的問題：「什麼是我們想知道和展示的？」

一言以蔽之，想想看你要說的故事，以及資料支持的決策是那些？

底下的二個表格可以幫助讓答案更聚焦，也是目前這篇文章練習的要點：

1. 上方的表格：「什麼樣的資訊是重要的？」
2. 下方的表格：「這些資訊會如何被使用？」

 什麼是我們想知道的？並想展示的？ 

• 從組織「永續經營」的觀點：什麼樣的資訊可以幫助你瞭解，組織是否已開發、維持足夠的資源，以滿足長期目標？ 
• 從「使命」的觀點：什麼樣的資訊可以告訴你，組織的能力是否足以達成組織使命中所設定的社會、文化和環境目標？ 
• 從「業務表現」的觀點：什麼樣的資訊可以讓你從財務或業務的角度，檢視組織的成效？

從以下三種不同「使用者」的觀點，慎重考量資訊將如何被使用，也會很有幫助：

• 營運的觀點：哪些資訊，足以讓組織的管理和工作人員每天正常運轉？例如：怎樣可以協助組織在實踐使命的過程中，維持優質的成本、品質和服務控管？
• 策略的觀點：什麼樣的資訊，可用來支持策略性的決策（通常由管理階層，如理監事會負責）？這樣的資訊必須用來教育他們，讓他們掌握正在發生的關鍵趨勢與事件。
• 責信的觀點：什麼樣的資訊，可用來吸引和增長對組織的支持？包括來自投資者、社區成員、員工和服務受益者的支持。這些人可能對「你是誰」以及「你努力要完成的事」所知有限，所以你的故事必須簡單俐落。

步驟一：定義你的受眾以及他們的需要

你的組織對諸多不同群體的人有著不同的重要連結。這些人是你的「利益相關人」（stakeholders），而瞭解這些人是誰？他們在意什麼？對於發展有效的監督和報告的能力，至關緊要。

在這個步驟裡，你將命名這些關心組織的人和團體（你的利益相關人），他們所需要的資訊，以及你所想要改善的。

「利益相關人」包括：

• 員工
• 義工
• 管理者
• 一個管理的群體（例如：理監事會）
• 母會（例如：與某較大 NGO 或資金贊助者有關的某個社會企業）
• 支持者團體（你正為他們工作的一群人）
• 顧客
• 投資者、贊助者和捐贈者
• 同儕與夥伴
• 廣義的社群

步驟二：製作出「績效快照」的電腦圖表

（翻譯自 http://www.demonstratingvalue.org/node/69）

「績效快照」是一種溝通工具，可用來對董事會、投資者或贊助者、員工，呈現組織的績效和價值。它會根據你的需求和所想連結的受眾，有所不同。

這個「快照」可以是一份被列印出來的文件，或是一個數位化的「儀表板」，讓你可以主動地嵌入相關資訊。這個工具將為你帶來組織清晰的樣貌，幫助你計畫和管理每天的工作、展示價值給其他人，並且保證你的組織獲得長期的支持。你可以在我們的圖集裡，瀏覽「績效快照」的範例和範本（英文）。

製作快照的好處有：

• 節省找尋資料、並把它們整合在一起的寶貴時間。
• 從資料中發現關鍵趨勢，以及它們之間的關係。讓你從蒐集的資料中，獲得最豐富的資訊。
• 有效整合不同類型的資訊，讓你的受眾們感興趣。

快照確切的內容和形式，取決於你想連結的受眾，以及相關的重要議題。設計的流程包括：

• 想一想你的受眾是誰？
• 他們需要做出什麼樣的決策？
• 你想傳達的訊息？
• 可用來說故事的資訊（包括數字、敘事、圖片、引用和影片等等）。

這些都取決於你的需求和所面對的受眾。例如，一個雙月份、用來展示給董事會的簡介版型和內容，會和設計給公開網站、用來招募志工和捐贈者的快照，十分不同。

步驟三：列出你的資訊需求地圖（Information map）

在這個步驟裡，你將做出「資訊地圖」，用來展示從組織的使命和目標看，什麼樣的資訊和資料是值得被蒐集的。

「資訊地圖」是一張最能有效協助你管理、計畫和溝通組織價值的資訊圖片。開始繪製時，要從宏觀的角度看，先問：「為什麼你的組織會存在？以及你們正在工作的目標為何？」

接著，你會畫出：為了達成這些目標，你正在做的工作，以及想要創造的影響力。最後階段則是：決定那些資料（現在正在追蹤、以及未來要追蹤的資料）是可用來評估和展現這些目標的成效。

「資訊地圖」是發展出「績效快照」內容的關鍵工具。以組織所追求目標為基礎，找出你需要知道和展現的資訊。透過底下三個步驟來畫「資訊地圖」：

1. 寫下組織的首要目標，來自於：
   a. 根據組織策略佈局、業務規劃、贊助計畫的申請，以及行銷和其他溝通材料…裡的資訊。
   b. 成果範例。
2. 描述你正用來達成這些目標的活動，以及你希望達成的影響。
3. 決定什麼樣的資訊是你應該蒐集來展示成效的。從這個問題的腦力激盪開始：「你想知道關於這個目標的什麼部份？你要怎麼呈現它？」接著寫下來你想包含在快照裡的具體指標，足以表達出你想知道及要展示的東西。不要受限於現在手邊找到的資料或其他資訊，而是去描述什麼是你理想中想要的樣子。

步驟四：設計你的快照

在前面一個步驟中，根據組織的目標，你找出想在快照裡蒐集和可能展示的資訊。現在，你要根據目前所能蒐集到的資料，設計快照。

你也許想直接在手邊可用的應用程式中（微軟 Word 或 Excel，或像 SAP Crystal Dashboard Design 這一類的商務智慧分析軟體），直接設計，或只是先描繪出內容摘要。記住，必須從現在可以獲得、或可輕易分析出的指標中，來做設計。如果你現在沒有相關的資料，請先做個註記，晚一點再來調整它。

針對每一個區塊，仔細地想你要傳達的是什麼？不要只是為了展示數據而展示，記得要做統合或有相關資訊，使這些數據有意義。這代表你得考慮：

• 看這張快照的受眾們，可能需要下的決定
• 用來傳達理念的明確訊息

重新審視你的資訊地圖，有助於提醒自己：這些指標如何和活動、目標及影響力，有所關連。

你可以使用圖表、數字、文字、故事，甚至是影片和照片等多媒體，來傳達你的訊息，讓使用者對組織有更深刻的理解。例如，資料和圖表、加上適當的文字說明，可以為你的受眾提供更好地理解。

步驟五：規劃進一步的資料開發

現在你所發展的快照，可以隨著組織成長而增修。在這個步驟中，根據快照的資訊地圖，規劃出其他有待開發的指標。此外，你也可以決定多久一次，增加你想要的資料、以及重新評估組織的價值。

延伸閱讀

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