[網二] 組織工作的魔術師─CRM這樣用就對了！（綠色公民行動聯盟的案例分享）

7月份的網二邀請到任職於綠色公民行動聯盟的曾虹文，跟大家分享 NGO 可以怎麼使用 CRM（支持者管理系統。更多介紹請見下方「延伸閱讀」），讓組織舉辦的各種活動與募款工作，可以相互累積、同時減少行政成本。 

簡報：組織工作的魔術師─CRM這樣用就對了!

現場錄影影片

活動名單整合與好用的工具 

NGO 就是要跟群眾建立關係，所以會舉辦各種活動，也會累積各種資料，包括：宣傳活動、參與志工、捐款、意見回饋等等。所以「動員、募款」會和「累積各種名單」、「使用何種工具彙整」有關。 

舉辦活動、調查問卷或連署時，大家一般會用 Google 表單或活動通等工具，匯出成 Excel 來整理名單，但使用 Excel 整理，有其功能上的侷限。 
組織的捐款方式，來源如下： 

• 劃撥
• 轉帳
• 現金
• 信用卡捐款授權書：請使用者下載、列印、填寫、傳真／郵寄／Email，這麼繁瑣的過程，如何簡化？

所以使用 CRM 的初衷，要解決以下二個問題：

• 如何解決紙本捐款單的麻煩？
• 上萬份連署名單怎麼辦？

活動名單包括影展、講座和志工招募，要如何彙整在一起？

CRM 是聯絡人關係的管理系統，能做到：

• 方便搜尋資料及修改
• 分組便於經營管理：可依管理者界定的「群組」或「活動」同時進行各種分類（如下圖）
  
  • 分群組寄送電子報：
    1. 用作志工聯繫：不需要另外用 Excel 把各群組標示出來
    2. 經營認養人：針對認養人會舉辦特別的活動，譬如送票看電影或到田野探訪
    3. 經營據點：因為寄賣與展示反核旗，目前與 500 多家支持反核店家的聯繫
• 便於關係的經營管理

[紀錄] Visio 教育訓練：基本操作及家系圖繪製

在「2016 非營利組織資訊科技運用座談會」（活動紀錄）中，我們邀請到微軟專家王仲麒老師，介紹了結合圖表和資料的強大工具 Visio，及王老師所開發的家系圖樣板，座談會中獲得夥伴們熱烈回應。

為讓想進一步了解和使用 Visio 的朋友們學習操作，在台灣微軟的積極支持下，8/3 和 8/11 分別在高雄、台北的恆逸教育訓練中心辦理「Visio 教育訓練：基本操作及家系圖繪製」，讓 NPO 夥伴可以在電腦教室中實際上機練習。共有 36 個組織，56 位夥伴一起參與。

王老師從用 Visio 繪製流程圖、組織圖的操作，讓大家了解 Visio 的操作邏輯和技巧，然後帶入家系圖模組的介紹和運用，並讓大家透過練習熟悉怎麼操作。短短的幾小時，讓與會者體驗 Visio 的好用之處，希望讓大家帶著信心、回去就開始使用。

（活動相片集） 

繪製流程圖、組織圖的好幫手，容易排版

Visio 內建許多智慧圖表樣板（摘自王仲麒老師的 Visio 教育訓練講義） 

Visio 圖表可與Excel資料結合，甚至直接匯入、自動畫好圖表 （摘自 Visio 教育訓練講義） 

Visio 是好上手、功能強大的工具，如果你習慣使用 Office 2010 以上的版本，操作介面可以快速熟悉。 

作為專業的圖表繪製工具，Visio 內建許多類型的智慧圖表，可以快速畫出基本、跨部門或稽核用流程圖，也可以繪製各種專業的建築物、管線、場地的空間配置圖，因此有不少夥伴反應，對於需要繪製跨部門或工作流程圖的主管，或舉辦大型活動需要安排場地配置的工作人員來說，Visio 可以根據實際需求，快速繪製、測量距離，甚至可以將圖形與資料結合，透過資料的數字快速變換座位圖，或在圖形資料上快速輸入相關資訊，並可自由選擇所要呈現的圖示樣貌。

以上二張圖片，顯示流程圖從手繪→電腦化→視覺化的過程 （摘自 Visio 教育訓練講義）

Visio 可以繪製設備管理或SWOT圖表（摘自 Visio 教育訓練講義）  

家系圖工具：超級比一比 

一直以來，我們聽到不少一線社工討論家系圖的工具軟體。許多人仍在使用幾年前，周瑞德先生（高雄市政府社會處社會救助科）所開發的 Word 家系圖增益集，透過簡單的點選，可以直接在 Word 中繪製。但因為 Word 是文件工具、而非繪圖排版工具，調整圖形往往需要耗費不少時間；並且只有單純的圖形，無法內嵌資料；該增益集也無法隨著 Word 版本的演進，持續維護，導致不少社工將 Word 維持在 2007 的版本，不敢升級。 

另外，也有不少夥伴使用 GenoPro，這是一套國外的族譜工具，也可用來繪製家系圖，操作上頗方便。但因為是自由軟體（Freeware），使用者如果繪製的圖內人數較多，需要另外收費。（需要試用的夥伴，可參考 GenoPro 安裝步驟，感謝中華育幼機構兒童關懷協會的分享） 

因此，這次邀請王老師開發 Visio 家系圖樣板，希望能改善大家繪製的效率，並且能在家系圖裡內嵌、修改資料，甚至使用者也可以自行調整需要的資料欄位。二場活動下來，許多夥伴反應，平常多用手繪或 Word 來製作家系圖，使用 Visio 後，速度增快很多，並且可以直接維護個案資料，操作上很方便。

Visio 家系圖樣板，包括：成員、子女與收養、關係連接線、婚姻關係與連接器、關係與生活圈等五種類型。 

另外，Visio 所製作的家系圖及其他圖表，可以內嵌在 Word 或 PPT 等檔案文件中，也可匯出為圖片或 PDF 檔，方便大家做其他整合性的使用。 

延伸閱讀：微軟 Visio 家系圖樣板與教學手冊，最終版開放下載！