2018年1月29日 星期一

NPO可運用的雲端科技工具 & 司改會的數位政策@2017教育基金會年會

(可先參考:2017教育基金會年會——擁抱AI.教育共好

本文包括:

  • 邵立宜:NPO可運用的雲端科技工具
  • 陳梅慧:司改會的數位政策——以 CRM 為例
邵立宜:NPO可運用的雲端科技工具



1. 科技濃湯

科技濃湯是一個全球性非營利組織的捐贈中介專案,總部在美國舊金山。從 2008 年開始,在台灣與開拓文教基金會合作。作為一個合作平台,科技濃湯試著結合軟╱硬體等跨領域資源,讓非營利組織能將資訊科技應用在組織的管理、倡議、服務等等,有助於社會公益的創新與進步。至2017年底為止,平台上共有微軟、Google、趨勢科技等15家捐贈廠商,超過一千多個NPO會員組織。

目前平台上提供133種產品與服務,包括:

  • 桌機軟體:作業系統、Office、伺服器、防毒軟體、影片剪輯等捐贈產品
  • 雲端產品:Office 365、Azure、Google 非營利版、Mayo 人資系統等服務
  • 捐介平台:Benevity
捐贈廠商透過科技濃湯平台,NPO 只需支付低於市價一成以上的費用,就能取得正版軟體,同時也維持科技濃湯的運作,並提供講座、工作坊等資訊培力活動。

所有會員及產品申請,完全都採線上作業。



2. 雲端辦公室—概念和產品



目前科技濃湯平台上面,提供給NPO的雲端服務,大多是免費、沒有帳號數量的限制。過去,要佈署組織內部或提供雲端功能的辦公網絡,需要很高的硬體和維護成本,現在有了 Office 365 及 Google 非營利版等產品,組織只需準備好一位主要的工作人員來做窗口、負責協助導入,就可以開始這項工作。

雲端辦公室的好處如上圖:

  • 跨裝置:不受限於電腦或行動裝置,有網路的地方就可以辦公。
  • 機器成本下降、技術支援無須擔憂:組織不用再負擔伺服器或檔案備份等硬體成本,技術門檻也降低許多
  • 共享協作:透過檔案與文件的分享和權限管理,有助於組織內工作人員的共同合作。
  • 瀏覽器=入口。任何電腦只要符合一定的軟硬體規格,有可上網的瀏覽器,就可以直接進入雲端辦公室的界面,可以在不安裝軟體的狀態下,直接工作。
  • 安全隱私:雲端服務有軟體公司幫忙進行安全狀態的偵測,只要使用者有良好的帳號和密碼的管理習慣,檔案的安全與隱私狀態的保護,幾乎和一般企業一樣。
  • 混合雲:組織仍可佈署內部網絡、不與外網共享,採取部份檔案對外、部份檔案對內的混合雲形式。
  • 同步、多點備份:檔案可以透過雲端服務進行多點備份,不用擔心硬碟壞軌後,檔案消失的風險。
目前 NPO 可使用的雲端服務,包括:

  • 微軟 Office 365:Office 文件線上功能、每個帳號 1 TB 的雲端硬碟容量及 50G 的郵件信箱、可進行視訊會議的商務版 Skype 等功能。 
  • Azure:每年 5,000 美金的額度,供組織免費使用。可在上面架設網站、存放系統、檔案備份等功能。
  • Google 非營利版:包含 G Suite 文件功能,及每月1萬美金的關鍵字廣告額度。
更詳盡的介紹請見:雲端產品@科技濃湯

3. 科技濃湯希望建立一個互動、互助系統



除了前述的產品捐贈之外,科技濃湯更希望 NPO 和跨領域的夥伴們,可以形成自助、互助的社群,所以也(不)定期舉辦活動:

  • 網路星期二:每個月的某個週二晚上,會邀請來自(非)營利組織或資訊相關社群的夥伴,進行分享,希望產生更多交流的火花(活動紀錄)。
  • D4SG 資料力做公益:開拓和 DSP 智庫驅動合作,希望強化 NPO 在資料科學的素養及實作能力,更多可參考過往活動紀錄
  • 每月電子報:每個月定期發送產品、NPO 資訊科技應用相關的訊息及趨勢等內容。
  • 資訊座談會:每年科技濃湯都會在台北、高雄等城市,舉辦一年一度的座談會,希望能把最新趨勢及有助於組織的新知,透過面對面的方式,進行交流(活動紀錄)。
最後,也歡迎大家訂閱部落格粉絲頁,隨時掌握最新動態!

陳梅慧:司改會的數位政策——以 CRM 為例



財團法人民間司法改革基金會(簡稱司改會)的執行秘書梅慧,和 NPO 夥伴分享組織導入CRM(支持者關係管理系統)的甘苦談。

司改會是關注立法研究、監督評鑑和法治教育等議題的倡議團體,主要成員背景來自法律、社會和人文領域。講者在組織內的角色,主責出版編輯和網站前端的 HTML、CSS。

1. 司改會如何看待數位工具?

在科技工具不斷推陳出新的時代,組織最重要的是先「了解自己」——盤點組織已經有的工具,再進一步思考有哪些功能或系統,是需要補足或加強的。

今天要分享的是能幫助組織經營支持者的工具——CRM 系統。司改會的支持者,參與度由淺到深,包括:對外活動的參與者、志工、實習生、捐款者和參與開會的志工律師。以前使用 Excel 整理聯絡資料,活動報名則透過 Google 表單蒐集,電子報是由自架主機的郵件伺服器發送的。



從工作旅程來看(如上圖),舉辦座談活動、募款和開會的宣傳活動及名單蒐集,各自被切開,其中有不少支持者或工作人員需要再做確認的步驟,人力成本高。

2. 檢視問題:發現問題是解決問題的第一步

如果仔細思考上述的工作流程,就會發現一些問題:
  • 秘書各自管理支持者 → 名單難以整併、資訊四散
  • 活動報名資料難累積
  • 小額捐款的行政成本高
3. 工具轉換:以降低同事工作量出發

其實 CRM 系統剛導入時,在組織裡閒置了一年。後來決定設置一個固定窗口,把大家的 Excel 資料匯總起來、統一匯入,同時協助開設所有組織的活動頁。因為講者同時也是官網管理者,所有活動頁面的發佈都由她經手,可以間接管控活動頁面和報名系統的設置,避免只是臉書活動頁,或者又透過 Google 表單來蒐集活動名單。

當所有資料都匯進 CRM 之後,就可以把資料維持在最新狀態,方便查找。



再回過頭來看原本的工作流程,省時省力許多。名單統一集中管理之外,財務金流更是節省不少行政成本,有益於推出小額及定期定額捐款。加上 CRM 系統是以「人」為中心的,可以根據支持者履歷、瞭解他的參與歷程,讓分層經營變得可能。

結語:工具爆炸的時代

雖然工具不斷推陳出新,但對 NGO 來說,目標不變——要找適合組織的、而不是追求最新的工具。司改會的經驗也顯示:友善的導入是成功的一半,要找到同仁們可以接受、減輕大家工作量的導入方式。

系統導入後,全面無紙化,改為電子通路後,更有助於倡議的推行。同時,各個工具之間的串接整合也更加密切,加上 Google 分析等工具的輔助,都能幫助組織更瞭解支持者——最終,工具不只是工具,仍得回到「人」的需求。

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