9/5 開拓嘗試了和 NPO 夥伴們透過商務用 Skype、以線上會議的方式，聊聊組織導入 Office 365 之後，運作協力上的好處，與過程中遭遇的挑戰。
這次活動明顯感受到夥伴們對線上會議的使用越來越純熟，整場會議的對話和音質都頗順利。感謝這些作為先鋒部隊、來自十一個組織的夥伴們，一起來嘗試。
以下是活動紀錄，分別就 Office 365 環境中：檔案的共享與協作（SharePoint 和 OneDrive）、工作流程的自動觸發（Flow 和 Power App），以及帳號單一登入（Azure AD）進行討論。
自我介紹
請大家先自我介紹，並講一下今天的活動想要獲得或想解決、想說的一句話。例如：我是科技濃湯的立宜，今天活動想多了解大家使用 Office 365 的狀況，以及 Azure 有一個可以整合 ID 身份的運用，很感興趣，謝謝。
心路：使用 O365 時，Flow 有一些是現成的模板，但要套用在組織員工的使用上有困難，想知道其他團體的使用經驗，謝謝。
伯大尼：我們最近NAS壞掉了，想趁這個機會上雲端，也想看看大家這部份的經驗。（問：是想做 O365 跟 NAS 的整合嗎?）希望可以直接淘汰掉NAS，直接全部資料上雲端。
高雄社大：使用 O365用有一、二年的時間，Azure AD 的部份也有做研究，想用在組織的系統或網頁上，就不用自己再做一個登入系統，想知道其他人的使用狀況。
華科：O365 剛開始時，用過 OneDrive 功能，但同步不易，想了解目前的狀況。
合昕（失親兒）：很開心趁這個機會跟大家一起學習。
吳組長（喜憨兒）：參加這次的活動，有機會分享基金會三年來的使用經驗，也請大家多多指教。
（有些夥伴陸續加入或有麥克風的問題，所以不在自介中。）
問題討論
剛有提到一些問題，我們先就這些問題進行討論，之後可以再提其他想法或問題。
問題 1：使用 OneDrive 遇到什麼問題?
問：大約三、四年前，我在電腦做好的檔案、存檔關閉，但雲端找不到，或無法同步成功。不過那是幾年前，現在不清楚有沒有比較好？
答：O365一開始使用時，的確沒有很好用，例如同步會發生問題，這兩年同步的功能已經非常順暢，而且可以選擇要同步哪些資料夾，不用統統都拉到本機上。
問：其他人的經驗如何？
答：如果 OneDrive 多人共同使用的狀態，有可能因為大家開啟同一個檔案、而有被鎖定的問題。所以針對多人使用，我們都用 SharePoint 的空間，共同協作比較好用，而且可以設定權限讓人下載。例如：我們基金會的統一的文件，就放在 SharePoint 上，沒再出過問題。
問：是指放在 SharePoint 的雲端上，要用時再下載嗎？
問：SharePoint 和 OneDrive 是可以同步的，但 OneDrive 有些電腦規格上的限制，譬如我們有一些財會系統還是 Windows XP，是否就不能使用?
答：吳組長補充說明文件〈OneDrive for Business 和 SharePoint Online —— 同步處理檔案和資料夾的限制〉。
佳音：請問組織的目標有要推動 OneDrive 嗎？如果有，就需要組織的意志力，訂個時間邀請大家一起進來用，有困難就協助他。
吳組長：以 3 年前導入 O365 的經驗，至今我們仍是持續在推動的狀態。我們的策略是先推對使用者進入門檻較低的部分，跟 Google Drive、Gmail 使用上差不了太多、大家常用的基本功能，所以導入的第一個月不太有問題。
使用 OneDrive 時，建議把電腦中想備份的檔案先上傳，逐步放上去，才不會一次上傳（佔網路）流量太大，至少檔案有問題時，雲端還有一份可以備用。
問：長官誘因不足的話，怎麼辦？
答：先找幾個人一起用，形成小團體，再慢慢往外推。也找適當機會建議長官去了解。例如科技濃湯舉辦的其他活動，可以特別告訴我們，給我們一些暗示，我們也來邀請他們參加。
答：我們組織在施工時，震壞了一台 NAS，硬體不便宜。我們統計了一下，如果用 O365 的話，支出減少很多，頂多就是網速需要提升一下，能省下蠻多經費。我們主管聽到後，樂於讓我們有一些嘗試。
合昕也分享過，因為用了 O365 而節省了將近一百多萬的支出（O365 部份組織使用了相當 86 萬的額度，Azure 則有 15 萬，共 101 萬。也可參考以前的活動紀錄：2016「非營利組織資訊科技運用」座談會）。
問：伯大尼的NAS是直接登入？還是用網路芳鄰?
答：剛開始是網路芳鄰，用檔案管理員登入，但使用上不是很順暢。如果說服他們到O365 的話，會需要另外開網頁。
問：把每個員工的電腦都存一份 SharePoint 的檔案？
答： SharePoint 可以設定權限，能同步到每個人的電腦上。
問：如果不小心二個人同時開啟同一個檔案的話？
答：如果是同時間開或編輯，系統會依照存檔時間，另外儲存一個衝突版本的檔案。
問：把 OneDrive 當NAS，大家都如何備份？每個組織狀況不同，如果有定期、計畫在備份的，可否分享一下儲存這些檔案的策略或規劃？程序如何進行？
答：失親兒基金會是請同仁直接使用 SharePoint 上面的文件，不是使用同步下載在個人電腦的那份。我們並沒有同步回電腦上，因為大家是使用雲端那份。之後再備份到NAS上。
因為每個辦公室的頻寬足夠，可以直接存取雲端、不用同步回來，因為同步回來，有的是用電腦那份、有的是用雲端那份，可能無法隨時取得最新最正確的版本，會亂掉，所以後來請大家統一使用雲端的檔案。除非像公關部門，需要做檔案很大的報告，才會先下載到本機使用。
使用方法：先打開 Word，2013 之後的版可以先登入使用者的微軟帳號。在選單的「檔案」裡，直接開啟、編輯儲存在雲端 SharePoint 或 OneDrvie 的檔案。
勵馨：目前是將 NAS 開啟同步功能到 OneDrive，但多版本的備份還是靠 NAS 本身的硬碟空間。
合昕補充：OneDrive 和 SharePoint 本身可以紀錄 50 個版本的歷程。
問：在行動裝置上，如手機、PAD 等，開 OneDrive 的 Word 等檔案不是很順利。請問大家的經驗？
答：目前使用 iOS 的裝置，OneDrive 的 App 設計是將不同的微軟帳號整合在一起，所以個人和公用的 O365 帳號，存取起來都蠻方便的。另外，一般行動裝置用瀏覽的比較方便，編輯的話只能做簡單的處理。
補充：NAS 和 Azure 的整合使用，可參考 [活動紀錄] 6/23 微軟 Azure 服務大解密及應用案例分享。
問題 2：Flow 的設定
問：Flow 在 O365 上有自動觸發的工作流程，微軟已經預設了一些模版可以使用，如果要客製化使用的話，怎麼規劃比較好？
吳組長：之後資料上雲端的話，希望簽呈也可以電子化處理，Flow 也有主管審核的模組，但只能上傳給一個人，後來我們有自己改了一下，先上到組長，再上到主任，其實蠻簡單的。
勵馨：Flow 的開發是搭配 SharePoint 的，蠻方便的，目前主要的問題是：SharePoint 的開發，在 Flow 上的核淮比較嚴格，沒有現成的模組可以套用；Flow 的開發我看國外的資料是可以的，只是要有很多程式碼在上面，需要比較多的工程去處理。
合昕補充： SharePoint Designer 後來獨立拉出來成為Flow，是因為 SharePoint 的效能較差，觸發大約要 12-15 秒，Flow 則可以馬上觸發。程式碼方面，Power App 的整合，要查閱一些國外的文件，的確比較複雜，而且發生錯誤時無法除錯，會蠻花時間的。
問題 3：Azure AD的功能，在 O365 上可以做什麼應用？
合昕：Azure AD 是指「統一登入的機制」，我們有兩種用法。Azure AD 是帳號、密碼集中驗證的地方，他是不是組織的人，權限、群組，都可以設定，一般申請 O365 時就內建了 Azure AD。如果組織內部使用伺服器 ，有 Local AD，也可以同步，不管是雲端或辦公室使用的帳號，都可以是同一組。
另外，如果組織的網頁系統有 SSL 驗證，可以在 Azure AD 裏申請權杖，加在 O365的功能裏，進行整合（可參考：Office 365 和 Azure AD 使用者的憑證更新）。
Azure 裡也有組群、權限，如果在管理群組裏，O365 的登入也可以整合。
勵馨：組織有使用 Windows Server 和 AD，會同步，讓所有使用者使用同一組帳密，就可以用 Gmail（也可以同步回到 Outlook），組織裡的同仁習慣一打開瀏覽器就是 SharePoint，這是我們的內部入口。
問：Azure AD 的設定是自己閱讀文件，照著做嗎?
答：是看相關文件一步步操作的，花很多時間，很多挫折。
勵馨也是，都是 IT 辛苦爬文做出來的。
問：如果我要做到 Google 跟 O365 使用同一套帳密，要怎麼做？
吳組長：微軟文件可以 AD 建到 Azure 上，但實際做法還沒測試過。
合昕：Azure AD 是在組織內的伺服器上，和雲端同步。我幫忙的另一個單位是直接使用雲端的 AD，因為他們沒有NAS，什麼都沒有，都在雲端上，所以一開始就直接登入在雲端上。每個組織的需求和原本的條件不同。（可參考：為不在 Azure Active Directory 應用程式庫中的應用程式設定單一登入）
勵馨：我們也是內部 AD 同步到Azure AD。這樣組織內的電腦登入時，速度快很多，若再連線跟 Azure AD 驗證，效能差很多。
吳組長：如果組識人不多，可以不用建地端的 AD，直接上 Azure AD 就好。
問題 4：目前使用 O365 有沒有很好的經驗，或比較大的挑戰?
勵馨：想問其他單位是否有在 SharePoint 整合 OneNote 的經驗？因為 OneNote 的同步衝突很嚴重。 SharePoint 2013 以前的舊版，有一個可以線上開會的協同文件，但 O365 現在沒有，要整合 OneNote。
多人編輯時會出現衝突頁面，例如：3 個人同步編輯就會出現 3 個人同步衝突的錯誤版本，無法知道哪一份是最新的。無論是地端或雲端版本都有這個問題。
答：我們組織是在會議前，透過表單將大家要報告的事項，先進行彙整，會議時可顯示給大家看。
勵馨：可否詢問微軟會議是否有替代方案？例如預約會議室，大家都怎麼使用？舊版有預約的功能，但現在也被拿掉了，變成行事曆的方式，但對於大組織有很多空間來說，並不好用。 SharePoint 2013 以後這些功能就被取消了，我看國外的討論也有問過微軟，答案就是取消了。行事曆的預約跟現在 Google 一樣，小組識還可以，但大組織就沒辦法。
合昕：使用預約的方式，是開會時會發會議通知，裏面會有資源項目，可以在上面列出借哪個房間。不過它沒有預覽功能，只會在你真地去點、去借時，才會顯示出同一個時間、同一個房間已經有人借用。
心路：在 OneDrive 上共同編輯 Word 時，是否出現格式編排過，但下一個人看格式跑掉的狀況？不管是網頁版還是電腦版，都有這樣的狀況。
答：大部分的組織沒有遇過這樣的狀況。
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合昕：之前測試 Azure SQL 時，發現 Azure Table（表格儲存體） 蠻神奇的，是類似資料庫的檔案，處理資料時可以不用全部欄位都抓出來，例如只抓姓名，就不會拉地址、電話等其他資料出來，這樣在傳輸資料時就有差。
Azure Blob（Blob 儲存體 | Microsoft Azure）可以當一般的檔案系統，若有新同仁要進來，可以放一張他的照片在 Blob 上，也顯示在我們系統裏。
最後是 Azure Queue（佇列儲存體 | Microsoft Azure）。當把一個檔案放上去，譬如照片的像素很大時，這個功能可以壓縮儲存。
另外，Azure 可以把網站放上去，動態調整它的效能，假設這個時段使用效能達 80%，我就再加二顆 CPU 或 RAM，若低於 20% 就可以縮減，動態調整虛擬機的功能。另外，Flow 跟 Power App，我都是上 Youtube 有個工程師每周五都會發表一些東西，可參考 https://www.youtube.com/channel/UCspdrsKTBXJTGuco6U3KF0Q
問：開虛擬機是給員工用嗎？
答：不是的，目前只開一台是放組織的 AD。如果會內地端的 AD 全部掛掉，至少還有一台在雲端。我們若開一台 4G 雙核心 SSD，一年要 8 萬塊，開在雲端省下不少費用。
虛擬機可以同步 AD，進行備份，也可以透過 Site-to-Site VPN 來加強安全性。
問：Azure 大家會拿來做什麼?
社大：架組織的官網，譬如 Wordpress，另外選課系統也是 NAS 之外，備份到雲端上。選課系統是全新開發的，放在 Azure 上，不用自己管一台 Web Server。
吳組長：組織是把伺服器放上去，不過我們用量比較大，目前得付費了。
另外目前也透過 Power BI 和 ERP 系統的連結，可以設定資料自動排程的更新和分析。
還有整合 Power App 和 SharePoint，成為內部教育訓練的平台，可以做到選課、報名、Email 上有報到 QRCode 等功能。
小結
活動討論的過程頗熱烈，有些夥伴回饋線上的方式可以節省交通時間、比較便利，討論的效果和品質也不錯。雖然組織導入 O365 會有各自的挑戰，也得花時間自行實做，但能互通有無彼此的經驗，看看大家怎麼應用並思考、解決類似的問題，可以帶來一些啟發。未來，開拓也會再舉辦類似活動，也歡迎 NPO 夥伴們持續的參與和反饋。
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