[活動紀錄] 3/3 Office 365 非營利組織夥伴分享會

去年分享過 Office 365 的功能介紹與導入案例之後，後續開拓和微軟也想瞭解 NPO 夥伴們的導入情況，其中是否遇到什麼樣的困難和阻礙？也期待大家的經驗分享可以相互支持、互通有無。


活動議程

時間	流程	講師
13:30-13:50	報到
13:50-13:55	開場	開拓 / 微軟
13:55-14:50	Office 365 答客問 - 回答已提出的問題   並歡迎大家現場提問	王麗絲 Alice Wang （台灣微軟客戶體驗中心 技術經理 大型企業業務暨經銷事業群）
14:50-15:10	咖啡時間
15:10-15:50	Office 365 新應用服務—電子簽核	董大偉 David Dong （Office 365 MVP 專家 光岩資訊-技術長）
15:50-16:30	【加映】 Visio 給你好用的家系圖工具 - 為什麼要用Visio畫家系圖？和目前NPO所使用有何不同？ - Demo 示範 - Visio還可以做哪些事情?	王仲麒 Ares Wang （Visio MVP 專家）
16:30-17:00	綜合 Q&A	全體

活動紀錄

1. 王麗斯（Alice）：Office 365 答客問

王麗絲：Office 365 答客問

Alice 提醒 NPO 夥伴，申請 Office 365 非營利組織方案要注意未來無法切換方案，所以挑選時要注意人數的規模大小，建議大家直接申請 E3 無使用者上限的版本。

簡報裡也提到 O365 的可用資源：

• Office 365 線上學院：透過由淺到深、各個步驟的教學影片，設定者可以快速上手，為組織設定好 O365。
  
  
• 上網尋求協助：微軟提供良好的客服，透過這個服務，可以直接網上開啟案件，解決您的問題。
  
  
• 客服電話：0800-666-802（9:00-17:30 中文服務時間）

客服人員也可提供安全的遠端操作，可直接連線您的 Office 365，解決問題。

詢問問題時，若您能蒐集造成錯誤的步驟訊息，可以讓客服人員更容易瞭解。簡報的第 7 頁提到：

• Windows 提供的 step recorder：在 Windows 中搜尋「步驟」或”recorder”，就可以叫出步驟收錄程式（如上圖）。可參考：如何使用問題步驟收錄程式？
  
  
• PrintScreen 按鈕
  
  
• 剪取工具
  

目前 O365 也在陸續釋出新功能（如上圖的功能表列），譬如 Sway，可以輕易製作動態簡報和各種裝置都可閱讀的網頁；以及組織內部專屬、類似臉書的社群 Yammer 等等。

Office 365 目前沒有單一的手機 App，但各個功能都已開發免費的 App，可直接在 Android 或 iOS 的市集下載。
Q&A

1. 請問 Office 365 是否可以設定中文網域？

因為英文網域全世界通行，建議使用國際通用的，也可以請中華電信等ISP 廠商，幫忙將英文網域轉成中文的版本。

2. AD（Active Directory）在O365 的主機上，可以共用嗎?

O365 可以有混搭（hybrid）的用法，讓內網和桌機混用，不讓所有資料都上雲端的方式。

3. 如果每個人使用的 Office 桌機版本不同，有時直接開啟 O365 的檔案，版型會跑掉？

Office 建議還是升級至 2013 以後的版本，比較沒問題。如果版面不太複雜，可以直接使用線上編輯的功能（如下圖）。在 O365 的平台上，所有 Office 文件皆可線上開啟、編輯，也可以選擇以桌機版本打開，檔案編輯完後，儲存時會自動上傳回雲端。

4. 目前個人免費的 OneDrive 無法和 O365 提供的商務用 OneDrive，進行整合。

5. O365 要求定期更換密碼，但密碼得設定成複雜的字串，造成使用者的困擾？

目前在管理者的後台，可以設定使用者定期更換密碼的頻率。但更新密碼對資訊安全很重要，還是慎重處理較好。可參考：12 個讓您安全使用網際網路的秘訣。

另外，目前也有一些不錯的密碼管理服務，組織可以善用，例如：好用安全的 LastPass 雲端帳號密碼管理工具教學 。

6. 免費的個人 Skype 和商務用 Skype 可以互通嗎？

商務用 Skype 可以搜尋外部使用者加入，但無法直接把原有的個人 Skype 聯絡人匯入。

7. 基督門徒訓練中心的夥伴分享：

已經導入 O365 服務 2-3 年，目前檔案在雲端很安全；客服也很有耐心，認真回答很多問題。因為不用再自管 Server 和進行維護，減輕很多 IT 人員的工作負擔。

8. 需要有 IT 專業人員稍微幫忙一開始的網域設定，不然就得花時間找客服解決問題。每個組織還是必須有一個窗口，來負責 O365 的設定和問題詢問。

9. 雙連視障關懷基金會的分享：

執行長分享，作為沒有 IT 專業的人，她認真研究前面提到的教學網站和文章，在第二週就設定完畢。同事們會有適應的過程，第三週大家開始使用，到第四週就用得蠻順利的。

也因為 O365 的關係，注意到組織內大家的 Windows 和 Office 版本不同，目前努力全部升級成一樣的。也覺得 Office 儲存後，就自動上傳回雲端的功能很棒。

客服服務很好，透過打電話和閱讀文件，解決了所有問題。

希望關於 SharePoint Online 的設定，未來有相關教學，可以把工作流程設定得更好。

2. Office 365新應用服務—電子簽核

在 O365 的系統裡，可以像手機的 App 一樣，加裝外掛服務，達到使用者想透過 O365 雲端平台，做到的其他功能。譬如光岩所開發的電子簽核服務，使用者可以透過 O365 的 Email 寄發各種基本格式的假單，外掛服務可以將之整合成為報表、或再與其他系統介接。這一類的外掛服務，也可以透過開發商進一步客製化，符合組織的特定需求。

3. Visio 給你好用的家系圖工具

（Visio 的繪製版面）

家系圖是許多一線服務的社工，工作中會頻繁使用到的工具。過去，曾在舊版的 Word，有人開發出符號模版來使用，但隨著程式的升級，加上 Word 本身在繪圖方面的限制，開拓也不斷收到希望能有更好解決方案的詢問。

這次，邀請到 Visio 專家王老師，來開發可加裝於 Visio 的模版（stencil）。

（使用 Visio 繪製的室內座位圖）

Visio 是一套可將資料視覺化的繪圖工具，一般比較常用於流程圖、配置圖或組織架構圖等等，但其實 Visio 可以客製化出不同的圖形元件模版，讓有特殊意義的圖形與架構，輕鬆呈現，最新的 2016 版本也內建多組常用標準規格的模版。同時，每個圖形背後可以輸入資料、從 Excel 匯入資料，或與 Excel、Sharepoint 資料庫的資料同步，讓圖形不單是圖形，更具有資料連動的價值與意義。

王老師預計在 3 月底完成家系圖的模版開發，會再開放試用、廣徵意見。

若您對Visio有興趣，可先到官網免費試用，或到科技濃湯申請。

小結

這場活動有許多夥伴踴躍發表導入 O365 時，所遭遇的困難和正面效益，透過經驗分享，希望讓大家瞭解，不同規模的組織導入 O365 時，會遇到的不同狀況；製圖工具 Visio，也讓大家看到家系圖與專案管理系統進一步延伸的可能。