Office 365 案例分享：失親兒福利基金會（含影片）

Office 365 非營利組織方案在 2013 年 10 月份加入科技濃湯捐贈後，我們不時會接到組織的詢問電話。由於對雲端服務的不瞭解，大多數詢問的組織誤以為 Office 365 只有 Office 功能，但其實 Office 365 可作為組織內部工作與外部溝通的雲端平台，讓組織內的協同工作及檔案留存分享，達到事半功倍的效果，也特別適合多點辦公室，及需要時常機動性移動的工作。

以下是失親兒福利基金會的案例分享，一起來看看 Office 365 可以為組織解決哪些困難。

如果您的組織有興趣，也歡迎直接到 Office 365 非營利組織方案申請試用，並可參考 Microsoft Office 365 雲端辦公室：Office 365 線上學院，自學導入，過程中遇到任何問題，微軟也提供完善即時的客戶服務，歡迎大家多多利用！

相關參考資料：

• Office 365 非營利組織方案：功能與優點介紹
• 你準備好使用微軟 Office 365 的非營利組織方案了嗎？

記得我怕黑—關懷失親兒童

（以下文章獲得「台灣微軟企業公民」使用授權）

Office 365 協助失親兒福利基金會，以 IT 強化專業關懷



自 2004 在台北市開始第一線失親個案家庭服務以來，台北市失親兒福利基金會目前在全國已設有 10 個服務處，並連結超過 40 位社工的專業，共同守護關懷 6,000 位失親兒的教育與成長。基金會採用了 Office 365 非營利組織方案的雲端服務後，不僅解決長久以來的 IT 問題、提升工作效率，也讓關懷更無遠弗屆。台北市失親兒福利基金會執行長馮玉玲表示：「使用者的需求其實很簡單，就是系統要穩定，排除各種使用困擾如電子郵件遺失。我們希望資訊系統能提升工作效率，降低成本，並協助社工們提供更好的服務，Office 365 實現了我們的期盼。」

接連資訊災難 耗損社工心力



基金會提供的失親兒成長關懷計畫服務涵蓋獎助學金、心理諮商、課業輔導、慰問關懷和體驗教育等，例如：每年舉辦春之旅、夏令營、全國育幼院運動會等活動，期望陪伴孩子走出失親陰霾，健康喜樂的長大。每位熱血志工都希望能發揮最大的力量，然而卻常常受限於電腦與網路軟硬體設備，往往必須花費加倍的時間與心力。

最初，基金會的電腦設備多是受贈的二手電腦或拼裝牌電腦，常發生龜速、當機、檔案無法存取或離奇消失等問題，造成社工龐大的負擔。而在 2013 年，基金會先是面臨伺服器硬碟和備份機器同時故障，影響自創立以來的所有資料，緊接著又因為電腦中毒發送垃圾信，導致基金會網域被列入黑名單，造成信件無法順利寄送，之後在越南的伺服器機房遭遇大水淹沒，造成個案系統故障停擺，花費了近兩個月才使系統完全恢復。

啟動雲端服務 跨點合作更方便



接連的震撼教育，讓基金會希望能找到更可靠、更穩定、更安心的 IT 解決方案，於是透過開拓文教基金會的牽線，在 2014 年 1 月加入了台灣「科技濃湯」（TechSoup）軟硬體捐贈平台。

基金會資訊組長林合昕指出，過去他每天大概有近 20% 的工作時間都在解決像是共享檔案打不開、電子郵件不通等的問題。在導入 Office 365 後，Exchange Online 讓基金會徹底擺脫電子郵件黑名單的污名，高達 25MB 的附件檔案空間，使個案報告內夾帶的照片數量不再受限；此外大家也可共享統一的行事曆和通訊錄，並依工作項目建立不同的聯絡人群組。

OneDrive 的資料同步與整合行動裝置功能，也有助於 10 個服務處跨縣市的資料存取，有了 OneDrive 就不用擔心主機故障，即使有不慎蓋掉的檔案也還可以災難復原。馮玉玲說：「我們希望讓個案記錄趨向病歷化，也就是保存完整的歷程，即使社工離職，或是個案搬家而需轉介當地社工，都能以最快速度掌握個案的狀況與需求，儘可能減少交接的額外時間和心力。」

節省外包費用 提升工作效率



基金會計劃利用 Skype for Business 取代以往月租式的定點會議設備，估計每個月可節省 4 千元。尤其基金會的服務據點現已延伸至中國 8 個偏遠省份，服務數百名失親兒童，Skype for Business 是極少數可和當地同仁通訊，而不會被阻擋的工具。

SharePoint Online 則是用於建置內部和對外網站。尤其是對外網站，以往都是外包且常需來回修改，耗費不少時間和費用。今年的全國育幼院運動會網站就改以 SharePoint Online 架設，短短半天就設定完成，後續的資訊更新作業完全交由使用者負責，無需資訊人員介入。

林合昕表示：「個案的情況都是獨特的，但愈困難，就代表行政工作的負擔愈重。我希望自己能運用 IT 的力量來協助大家工作，也很感謝微軟的協助，讓我們能使用先進的雲端科技。」

善用資訊科技 NPO 質化服務提升



經過一年多的使用，社工們已充分享受到資訊科技帶來的便利與效率，工作穩定度與資料安全性的大幅提升，也讓他們安心踏實許多，免於承受不斷擔憂系統是否出狀況的壓力。馮玉玲與林合昕鼓勵有需求的 NPO 組織一起加入改變的行列，主動探索並善用社會與企業所提供的資源，有了穩定的軟硬體系統，社工們才能有更多的心力專注於個案工作上，提供更優質的服務與關懷，一起攜手打造更美好的世界！

如何申請 Office 365 非營利組織方案？（點此查看方案比較）

1. 直接點選您所需方案的「免費試用」，一個月的試用期結束後，您可選擇該方案的免費「捐贈」或付費方式。
2. 如果您的組織已是科技濃湯的合格會員、並可申請微軟捐贈的軟體，那麼您可以直接申請 Office 365 的非營利組織方案。
3. 如果您的組織還不是科技濃湯會員，請至科技濃湯審核組織的捐贈。