2013年「非營利組織資訊科技運用」座談會-活動紀實

2013年的「非營利組織資訊科技運用」座談會，圓滿完成。從3/27到6/3，依次巡迴高雄、台中、台東和台北，除了四場針對一般工作者的 NPO Day 之外，還包括二場 CEO Day 交流會，共計 351 個組織、543名非營利組織的夥伴們參與。

今年的巡迴座談，我們的規畫方向是：面對快速變動的資訊科技，如何把 NPO 切身相關、最該注意的重點，呈現給大家。協助組織的管理者與工作人員，如何在面對組織資訊運用的轉變上，能有更多共同的方向與一致的步伐。

因此，3/27 在台北舉辦的第一場 CEO 交流研討會，我們把主題放在「從行動辦公室到雲端辦公室」（簡報）和「個資管理＆資訊安全」（簡報），讓組織管理者瞭解，雲端技術與行動裝置正在改變辦公室的型態，未來不用每個工作人員都有一個固定的座位，透過行動裝置、筆記型電腦與網路，任何地方皆可辦公，線上（多人）視訊會議也因為雲端服務變得更容易。特別是許多NPO工作人員，需要訪視或四處奔波，那麼行動裝置就可以在零碎的時間空隙中，充分發揮行動工作的好處。

針對 2012 年10 月上路的個資法，講師周旺墩也整理了目前法律規定的概要，由於目前國內還沒有可供參考的法律實例，因此把重點擺在如何執行的原則，譬如：「最小化資料收集原則」。由於蒐集而來的個人資料，依照敏感度的高低，有不同等級的資料保護安全措施，因此為了降低保護的成本與潛在風險，組織應該斟酌資料蒐集的目的，避免蒐集太多不必要的資料，並且注意個資當事人所能請求的五大權力。

個資法對許多NPO影響很大，舉凡舉辦活動、募款、會員管理等等，都需要新的告知與善盡職責的保護措施，除了管理者必須注意之外，也會影響一線的工作流程。所以在北、中、南的 NPO Day，我們也都安排了一致的課程，希望能對 NPO 的工作人員，在個資觀念上有所助益。

說到「從行動辦公室到雲端辦公室」，由聯勸與台灣數位文化協會的胖卡合作，實際進入台灣各地NPO，進行社會工作與資訊跨領域的相輔相成（簡報-胖卡：聰明使用數位工具，讓專業更有力）。胖卡分享了大多數組織會遇到的困難，以及進行資訊團督的經驗。其實每個人都面對著數位落差，然而最困難的並不是找不到工具解決問題，而是組織所有的工作人員，是否願意一起進行數位學習，並利用數位工具來改善工作效率與流程，而不只是把問題丟給「電腦比較好的人」。同時，大多數人使用數位工具時，容易有「什麼都可以解決」的盲點，卻忽略數位工具的特點與邏輯。因此，胖卡分享了使用數位工具應該留意的特性，以及如何在組織裡實地進行測試與應用。

Windows 8 與 Office 2013 已經可以在科技濃湯申請得到，但我們觀察到，大多數組織面對新的軟體工具，總是有許多疑慮，特別是 Windows 8 增加了方塊磚（Metro UI）介面，「找不到開始鍵」讓許多人怯步。這一次座談會，邀請了講課深入淺出的蕭涵憶老師，生動有趣的講解了基本操作概念，課程中，大家不時發出「原來如此」的驚呼。例如實用口訣「觸控四邊、滑鼠四角、右鍵無敵」，讓「找不到開始鍵」不再是問題；以及在方塊磚介面，其實可以「隨打即找」，馬上找到自己需要的應用程式 / 軟體。蕭老師並且講解了許多Windows 8內建軟體的好用功能，例如小畫家也可以直接當作掃描軟體。（簡報-蕭涵憶：如何讓 NPO 伙伴工作更輕鬆（一））

Office 2013，Excel 圖表視覺化與運算能力都更加強大，甚至可以替代 Access 資料庫。Word也可以搭配 Windows App使用，並且一鍵嵌入線上影音、網路搜尋結果等等。最新一代Office其實在介面邏輯上與Office 2010差異不大，但所產生的文件視覺更美麗、功能更方便也更聰明，可以增進辦公室的工作效率。（簡報-蕭涵憶：如何讓 NPO 伙伴工作更輕鬆（二））

東部場應當地 NPO 夥伴的需求，安排如何經營 Facebook 社群的分享。講師林志穎分享了社群媒體為何重要，以及如何經營臉書粉絲頁的教戰守則。要經營一個互動性高、成功的粉絲頁，需要注意發布貼文的策略，並且必須花時間、精力進行維護。在志穎的簡報中，有詳細的說明。