作者：Richard Cooper（Charity Technology Trust）
發表日期 2013/4/19
若要移動到雲端服務去，什麼是你的組織需要評估的？這篇文章討論了一開始您所需要考慮的關鍵問題。
功能是什麼？對我們有什麼好處？成本到底是多少？保護資料的安全性有多高？缺點是什麼？雖然這些都是老生常談，但是當組織考慮採用新技術時，這些問題還是很重要，如何選用雲端運算服務當然也不例外。
科技人一談到新技術就會亢奮，就和看到新車一樣。他們會眼睛直盯著嶄新的引擎、雙手觸摸閃亮的烤漆、鼻子猛嗅全新內裝的氣味，然後上車按下所有按鈕。雲端運算技術創造了多采多姿的閃亮新服務，讓科技人High到不行。可是對於世界各地的非政府組織領導人而言，這些服務的行銷花招總是讓人丈二金剛，摸不著腦袋。
在科技濃湯2012年全球雲端技術調查（中文版摘要及下載連結）中，只有24%的非政府組織說他們用過雲端網路會議功能，但是55%的受訪者指出他們用過WebEx、Citrix GoToMeeting、ReadyTalk或Skype，這些公司的服務全都屬於以雲端技術開發的網路會議。這種回答比例上的落差，可能表示許多非營利機構並不了解「以雲端技術開發的網路會議」到底是什麼。這也解釋了同一份問卷有六成受訪者表示，沒有採用雲端運算技術的主因是缺乏相關知識。
所以非營利組織到底該如何評估雲端技術呢？你可以利用下列五個問題分析雲端運算服務。回答這些問題之後，你就可以瞭解這些服務能為貴組織提供哪些價值，讓你決定要採用哪些服務？以及如何去進行。
功能是什麼？
雲端服務最基本的定義，就是只需要網路瀏覽器，就能透過網際網路傳送到個人電腦或平板電腦的服務。換句話說，登入帳號之後，你就能開始使用服務了。雖然有許多服務已能滿足你個人目前的需，但是如果要符合整體組織的諸多需求，或許有其他效果更好的服務可用。
還好大部分的雲端服務都可以免費試用，有的會限制部分功能，有的會限制試用時間。所以在付費使用前，建議你徹底調查不同廠牌的服務，確實了解它們的技術與功能，是否符合需要。建議你可以下載功能列表並詳讀個案研究。此外，你也可以嘗試下列作法：
- 試用各種服務，尤其要詳讀「服務是如何運作」的介紹。舉例來說，Dropbox有一種「本地同步」（local sync）的功能，可以加快區域網路內不同電腦間的檔案傳送速度。
- 在不同時段試用，因為雲端服務的效能可能因為特定地區正值使用尖峰期而降低。
- 廠商提供的技術支援服務有哪幾種？如果你在下班時間或其他地區處理公務，這一點更加重要。
簡單來說，在決定採用特定的雲端服務以前，請務必瞭解各項服務的優缺點。
對我們有什麼好處？
為了瞭解這些雲端服務的能耐，最好的方法就是親自實驗，但是不要看到什麼服務就馬上強迫所有人開始投入。
請先研究一遍，列出各種技術有哪些功能是自己真正需要的。你喜歡哪些功能，討厭哪些地方。
接著根據自己的需求進行正式評估。別忘了要和組織內必須使用、以及負責管理雲端技術的人員合作。
逐一檢討每種服務的功能清單，並且捫心自問：「我們用得上這項功能嗎？」很多功能也許根本派不上用場，但有時這些問題會讓你靈光乍現，想出提供服務或管理募款活動的其他方法。
最後，想想自己需要多複雜的技術架構。科技人就愛加入新功能，但有時簡單就是美。
成本到底是多少？
雲端服務廠商的價格透明得多，幾乎全都依據每月的使用人數計價，所以你在挑選服務之後，馬上就能知道成本是多少。我們再也不必計算伺服器處理能力、主機代管成本、養資訊部門的費用，設備也不必分三~五年攤提，這些都已經提供給我們了。
不過所有的技術都有適應期。同事仍然要學會怎麼使用新服務，你必須把這套技術整合到組織內，並且制訂使用流程。系統管理工作仍然少不了，而且服務架構越複雜，所需的時間和訓練也越多。
這就和所有的資訊技術一樣，周邊成本可能比服務本身的費用還高得多。
雲端運算把部分功能非常強大的新科技成本壓低，就算是規模最小的非營利組織都能負擔得起。不過，最強大的工具也通常需要最複雜的設定程序，才能滿足使用者的需求，這個成本還是可能非常驚人。評估成本時，要考量工作人員所花的時間、找出需要進行的工作，並且學習必要的技能，才能讓美夢成真。
你必須知道有哪些成本要計算在內，並以長遠的眼光評估這項技術的整體成本。別忘了，一旦你真的採用雲端技術，就必須付錢才能使用。一旦你不想續租，廠商就會直接把使用權限關掉，這跟電腦故障一樣可怕。
資料的安全性有多高？
一旦使用雲端技術，就必須把資料交給第三人。好的服務供應商都會提供備份還原服務，也會投入鉅資採用最好的資安技術，聘請最厲害的資安專家。
不過你要考慮的不只這些。就算是雲端技術，你還是得把危機處理做好。如果廠商破產呢？如果接管公司關掉這些伺服器，你的資料就會全部完蛋，以後要拿回來可能非常困難。
除了評估供應商是否有前景，你還必須知道是否能定期複製資料。你能定期備份成可重複使用的格式，以便儲存到別處嗎？
另一個問題是誰能有存取權限？這可不只是有多安全的問題。如果你有個人機密資料，就必須研究其他環節的問題，包括資料保存地點所在的司法管轄單位，以及誰能依法要求取得這些資料等等。
因此千萬別忘了一個重點：閱讀服務的使用條款！
科技濃湯的部落格文章如果雲端服務廠商歇業或刪除你的帳號怎麼辦？（“What if Cloud Vendors Go Out of Business or Delete Your Account?”)（英文）會詳細討論這個主題。
缺點是什麼？
業務員只會告訴你優點，例如不需要購買伺服器、能以低價使用企業級軟體、建置速度超快……等等。可是雲端服務雖然優點多多，還是有其他潛在的問題需要探討。
有的問題非常顯而易見，例如組織的網路頻寬能應付這種服務嗎？很多服務都已經針對頻寬做了最佳化調整，但是如果你的組織有50個人共用2MB的ADSL網路，還是把頻寬升級一下比較好。
工作人員或志工可能要求在自己的家用電腦使用雲端服務，這時你就要以所有主要的瀏覽器測試這項服務。另外也要看看工作人員的家裡是否有足夠的網路頻寬。
如果你所使用的服務有行動版應用程式，那還必須在多種行動裝置上測試才行。
採用雲端技術最常被人忽略的幾個主要問題包括：
- 轉移：必須把原有的資料從現有系統轉移到新系統。你必須確定整個轉移作業能符合成本效益。
- 整合：你可能會使用多個廠商提供的服務，也必須經常在不同服務之間取得資料。用什麼方法才能穩定又便宜地達到這個目的呢？
這些都和其他問題一樣，需要經過仔細的調查，最好還要完成測試，才能根據你使用的所有服務制訂組織策略。
結論
對於非營利組織來說，雲端服務的優點非常明顯。許多功能極強的服務成本不高，建置速度也非常快，為我們這類組織帶來前所未有的改善契機。話雖如此，你還是要根據組織的實際需求，進行徹底調查、評估各種雲端服務，這一點和其他資訊技術並無二致。
※更多雲端相關文章，請見學習中心「雲端運算」特輯。
這篇文章是由英國的 TechSoup 夥伴 Charity Technology Trust 所發表，並由 Symantec Corp 的資金所贊助。
作者 Richard Cooper 是 Charity Technology Trust 的開發經理。
原文網址 http://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/key-considerations-for-cloud-adoption-by-ngos
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